扎實措施，認真做好歸檔范圍和保管期限編制工作

本刊評論員

編制、審批機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，是貫徹實施《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則（試行）》（以下簡稱《實施細則》）的重要一環，它是一項科學、細致的工作，來不得半點馬虎。只有在認真學習、深刻領會文件精神的基礎上，才能準確把握《實施細則》的基本內容。如果機關檔案部門的學習宣傳不到位，得不到領導應有的重視與支持，缺少各部門的積極參與，單槍匹馬，閉門造車，就做不好這項工作，也達不到科學、規范的目的。各級檔案部門要以多種形式、方式和途徑，組織好本地區、本系統、本單位學習、宣傳、貫徹《實施細則》的活動。特別是要注重對各級主管領導和各部門兼職檔案員的宣傳活動，調動方方面面的積極性。

要認真做好文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作，有兩個基本點是必須認真注意的：

第一個基本點，就是要嚴格執行《實施細則》，為未來留下一切需要查考利用的檔案材料。也就是說，要認真解決好歸檔文件齊全完整的問題。將反映本機關職能活動的、應當歸檔保存的文件材料全部納入歸檔范圍，并準確劃分保管期限，這是檔案部門的第一責任，也是編制工作的基本內容。要切實糾正只重視紅頭編號文件，輕視其他文件；只重視公務文本文件，忽視聲像等特殊載體材料；只重視紙質文件，忽視電子文件等種種現象。假如說我們解決不了歸檔文件材料的齊全完整問題，那就要使歷史記憶殘缺不全，留下黑洞。

第二個基本點，就是在確保歸檔文件齊全完整的同時，要高度關注歸檔文件的精煉問題。目前無論是機關檔案室，還是綜合檔案館，尤其改革開放以來，室藏、館藏增加得非常迅速。館、室藏急劇增加，是社會實踐日益豐富、管理工作不斷加強的必然結果，但同時也有確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限粗放不精的問題。檔案過于臃腫，玉石不分，增加了管理成本，影響重要檔案的保管與保護，影響檔案利用開發的質量和效率。所以在編制工作中，各機關要依據《實施細則》的規定，嚴把檔案進口關，對不應歸檔的文件，決不列入歸檔范圍；劃分檔案保管期限，該長則長，該短則短，做到準確、精細。

認真做好文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審批，是確保此項工作質量的重要措施。為此，以下工作必須做好：

建立審批機構，明確審批程序。此次規范機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限的工作，與過去相比有一個很大不同，那就是各個機關編制的歸檔范圍與檔案保管期限表，要經過同級檔案行政管理部門審查同意后方可執行。為做好審批工作，市檔案局成立了審查工作領導小組和辦公室，明確了審批程序。各區縣檔案局也要盡快設立類似的工作機構，明確程序，認真開展本地區的審批工作。

嚴格標準，把好審批關。市、區縣檔案局業務監督指導部門要認真貫徹執行國家檔案局8號令和我市的《實施細則》，切實履行好審批工作職責。要本著對現實與歷史高度負責的精神，盡心細致地審核各機關歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于法有據地提出并落實修改意見，嚴把質量關，使審核工作經得起歷史的考驗。

機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制和審核工作是一項嚴肅認真的工作，具有很強的強制性和政策性，在有限的時間內高質量地完成任務，需要檔案部門做大量繁重而細致的工作。讓我們本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的科學態度，腳踏實地做好編制和審核工作，為進一步豐富、優化室藏檔案結構，推動國家檔案資源建設作出新的更大的貢獻。