信息化在檔案資源整合中的作用

摘 要：20世紀末期以來，“信息化”是使用頻率非常高的概念之一，在社會信息化的宏觀背景下，檔案資源的社會信息化是網絡資源開發利用的一些新趨勢和新途徑。檔案資源是人們在各項社會活動中長期積累起來的、有價值的原始記錄。具有查考憑證作用、依據作用和參考作用，是我們取之不盡、用之不竭的一種豐富資源。

關鍵詞：信息化；檔案資源；整合；作用

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 02-0000-01

20世紀末期以來，“信息化”是使用頻率非常高的概念之一，在社會信息化的宏觀背景下，檔案資源的社會信息化是網絡資源開發利用的一些新趨勢和新途徑。在社會體系中，大力開發有關人們日常生活的信息內容，建立各種信息網絡，對信息資源進行整合和共享，能夠發揮其較大的經濟和社會效益，豐富人們的精神生活，也為我國社會信用體系建設奠定了物質基礎。積極引進現代信息技術實現檔案資源的合理配置，使檔案工作更好地為社會發展服務，不斷滿足社會對檔案信息的需求，實現檔案資源的社會共享，推進國家檔案事業的全面發展，是每個檔案管理者的歷史使命。

一、信息化的內在意蘊

信息化是基于現代通信、網絡、數據庫技術，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術。我國信息化應用逐步深入，經濟和社會效益明顯提高，為推動人類社會進步提供極大的技術支持，進而促使人類社會達到新的物質和精神文明的水平。信息化的概念起源首先是由日本學者梅棹忠夫提出來的，而后被譯成英文傳播到西方，70年代后期西方社會才開始普遍使用“信息社會”和“信息化”的概念。信息化生產力是迄今人類最先進的生產力，它要求要有先進的生產關系和上層建筑與之相適應，一切不適應該生產力的生產關系和上層建筑將隨之改變。檔案資源信息化管理的精髓是“信息集成”，其核心要素是數據平臺的建設和數據的深度挖掘，共享信息和資源，達到降低庫存、提高生產效能和質量、快速應變的目的[1]。

信息化建設的發展有愈演愈烈的趨勢，但也不難看出，政府對于企業信息化的普及程度也加大了助推力度，不僅在建設的措施、效果上對我國檔案資源體系建設也具有重要的推進作用，而且也引發了我們對檔案資源體系建設中深層問題的關注、探索和思考。信息化技術促使我國檔案事業的發展邁上了一個新臺階，既是時代賦予當代檔案事業的新任務，也是檔案部門不斷突破自我的一個新跨步。社會急需檔案資源的信息化，成為新世紀檔案事業發展的必然選擇。

二、信息化背景下檔案資源的整合與共享

檔案資源整合與共享的含義是指檔案資源優化組合的一種存在狀態，是根據系統論的原則，依據一定的需要，在兼顧信息資源現有配置與管理狀況的條件下，對分散異構信息資源系統進行融合、類聚和重組，重新結成為一個新的有機整體，實現無縫整合，真正實現“接地氣、連民心”的活動落在實處。檔案資料是人們提升自我的重要基地，要適應信息資源高速流轉的需要，就必須使“死”檔案變成“活”信息，形成一種信息流。檔案資源整合與共享逐漸“親民化”，極大地改善了國家檔案館與人民群眾的關系，真正解決老百姓查檔“門難進、臉難看、事難辦”的現象。信息化背景下檔案資源整合與共享的構建充分顯現出了“投少產多”的原則，檔案資源的構建拓展信息共享范圍，加強與其他部門的溝通交流，實現信息共享。檔案資源整合，既符合科學發展觀的要求和根本精神，又符合檔案管理自身發展規律。

檔案資源是人們在各項社會活動中長期積累起來的、有價值的原始記錄。具有查考憑證作用、依據作用和參考作用，是我們取之不盡、用之不竭的一種豐富資源。檔案有利于提升人民的綜合文化素質，因此，檔案的管理一定要實施信息化的管理模式，這樣就能夠使檔案的資源可以充分的在網絡上實現共享，從而為社會大眾所服務[2]。信息化的發展為社會公眾實現信息共享創造了條件，作為信息資源重要組成部分的檔案資源因其自身的獨特價值而備受社會關注，而對其共享的研究無疑成為社會信息化背景下檔案事業所亟待研究的重大課題之一。檔案資源社會信息化潮流實現了國家檔案事業，切實改變檔案資源利用率低、檔案資源開發滯后的局面。隨著我國社會主義精神文明建設的發展，檔案資源整合是檔案管理工作與時俱進的產物，我國對于檔案資源的共享也越來越重視，進而推進檔案事業可持續性發展。

三、檔案資源社會共享的思考

數字信息賴以生存的電腦與網絡空間卻充滿了不安全因素，計算機網絡分布的廣域性、通信信道的公用性等都為信息被竊取、盜用、非法增刪改及各種擾亂破壞帶來安全隱患。我國檔案資源社會共享必須克服重重的安全隱患，筆者認為首先得提高全民的思維意識，應該堅持“統一標準、聯合建設；統籌規劃、國家主導；互聯互通、資源共享”的全國信息化建設的方針，實現共建、共知和共享。從網絡基礎設施、檔案信息數字化、安全技術、檔案管理人才和資金等方面來看，檔案資源整合與共享是一個艱巨的任務和復雜的系統工程。盡管檔案自身蘊藏著極大的潛在價值，但是這種潛在的價值，必須要通過科學的管理模式和對檔案資料進行系統的整理和進一步的開發加工，才能使其具有現實的可利用價值。

檔案數字化、管理手段的現代化、信息傳播的網絡化等都需要各領域的高層次專業人才，比如系統管理與維護專家、信息管理專家、系統分析與設計專家、法律專家等，因為人才問題關系到檔案資源整合與共享的成敗[3]。但由于受到經濟利益的驅使，部門形成的檔案資料的移送，并沒有得到較好地執行，使得檔案資源不能及時地與社會公眾見面。面對檔案信息化建設過程中爆炸式增長的數字數據和日益嚴重的\"數據孤島\"現象，在檔案資源共享的要求下，沒有嚴格規范的數據標準，就不可能有標準化的數據，不可能實現高效的數據管理，更不可能成功實現檔案資源的共享。數據標準化的重要性和緊迫性已經日漸凸顯，我們不能再忽視數據標準化對檔案資源共享的影響。

參考文獻：

[1]王燕平.淺談市場經濟條件下的企業檔案管理[J].忻州師范學院學報，2008（04）.

[2]黃東華，闞秀芬，張君.淺談開發利用企業檔案信息資源的重要性[J].一重技術，2007（01）.

[3]楊清亮.關于改進檔案管理工作的思考[J].科技情報開發與經濟.2004（09）

[作者簡介]謝俊芝（1976.10-），女，云南昌寧人，就職于昌寧縣耈街彝族苗族鄉社會保障服務中心，大專，研究方向：檔案管理。