船舶設計過程中的變更管理

(大連船舶重工集團有限公司 船舶設計研究所，遼寧 大連 116005)

近年來我國船舶建造總量不斷增加，船舶設計周期越來越短，而船舶設計是一個較復雜的系統工程，存在許多不確定因素，因此加強船舶設計過程中的管理及其變更管理已成為必然的要求和趨勢。

1 船舶設計組織模式

1.1 典型的船舶設計矩陣式組織結構

隨著項目管理理論被越來越多的領域所認同并付諸實踐，近年來船舶設計部門的組織模式均有不同程度的調整。目前國內各大設計院所及船廠的設計部門均采用典型的矩陣式組織結構，見圖1。

圖1 船舶設計典型矩陣式組織結

1.2 船舶設計矩陣式組織特點

各個專業的設計人員在必要時可以為某船的設計兼職工作一段時間，專業人員通常同時在兩個或更多的船舶設計項目中工作。

船舶設計采取矩陣型組織使項目目標顯而易見，項目責任明確——項目經理負全責。客戶直接與項目經理溝通，對客戶反映迅速，使得縮短設計周期成為可能；矩陣式組織使參與設計項目的人員有了專業技術支持的組織依托；職能部門的技術專家能通過不同的項目積累技術訣竅，并通過已掌握的技術技能對年輕的項目成員進行指導；在完成項目的同時也實現了員工培訓，使設計人員整體的素質在項目完成后會有一定的提高，為進一步承接更多的技術難度大的項目做好準備；矩陣型組織在進行項目工作的過程中能有效地得到職能部門經理的支持，進而更好地協調工作；在設計部門承擔多項目的情況下，職能組織可最大限度地實現資源共享，從而降低成本；避免了傳統的職能型組織中職能經理不關心具體項目的弊端，有利于確保項目目標的實現[1]。

2 變更管理

雖然船舶設計項目組的成員是經過挑選的、具有專業基礎的人員，但每一類型的船舶都有區別其它類型船舶的特點，加上不可預料事件的影響，船舶設計項目管理計劃在實施過程中需要不斷地變更[2]。變更管理包括：對引起變更的各種因素施加影響，以保證這些變更是經過許可的；確定變更是否發生，當變更發生時，對實際變更進行管理。

2.1 船舶設計范圍變更管理

船舶的建造合同簽訂后，各專業科室在項目技術經理的領導下根據船舶建造說明書及相應的文件和與船東商定的相關條款，并根據以往的設計經驗和慣例及各職能部門間的分工列出將來要出圖的圖紙目錄、需要進行技術談判的項目列表。這實際上就確定了設計工作的范圍。

為提高工作效率減少變更，項目技術經理要特別注意各專業之間的分工邊界的確認。以免遺漏或重復。

在設計過程中，由于某些約束條件及假定條件的變化，如規范、規則的變更、其它專業的修改、設備更新換代等，應對工作范圍進行合理的變更，并及時列舉出相關圖紙改變清單，項目技術經理和計劃管理室的主管人員依此為基礎，依據質量管理文件中的作業指導書進行范圍驗證和核實，以確保對追加的項目進行有效的管理。并根據實際情況制定出比較合理的調整后的項目范圍基準。船舶設計范圍及其變更管理的主要內容見圖2。

圖2 船舶設計范圍及其變更管理流程

2.2 船舶設計時間變更管理

計劃室對各設計圖紙的出圖時間進行排序，并繪制項目計劃網絡圖。

因很少有項目能精確地按照預定計劃進行，計劃管理室的項目負責人和項目主管應定期對計劃完成情況進行檢查，及時將項目進展情況與項目進度計劃相比較。當由于設備資料未到、船東意見未確定、活動歷時估算不準、車間的生產能力或生產單位不確定等因素的影響造成某些項目的進度計劃需要變更時，計劃管理室的項目組成員應及時核對項目計劃網絡圖，與相關職能科室的人員一起分析相應的項目進度變化和由此而產生的其它影響。

當某些進度的變化有可能導致關鍵路徑上的活動時要立即糾正；而非關鍵路徑上的活動則可通過實行規定的審批步驟，批準更新的計劃。因項目的范圍出現變化而導致項目中某些進度可能拖期時，也要依據規定的程序編制補充的進度計劃。船舶設計時間管理及其變更管理的主要內容見圖3。

圖3 船舶設計時間及其變更管理流程

2.3 船舶設計人力資源變更管理

船舶設計人力資源管理的主要內容見圖4。

在船舶設計過程中，由于設計范圍的變化和進度管理計劃的變化，角色和職責分配矩陣中的任務和人員也要隨之變化，人員管理計劃也應隨之變化。另外職能部門中人員調入和調出、項目組的某些人員承接新的項目和接受新的任務等均會對人員管理計劃產生變更的影響。這需要項目技術經理和各專業的職能領導進行溝通，共同商定合理的解決方案。

圖4 船舶設計人力資源管理流程

2.4 船舶設計溝通及其變更管理

在船舶設計過程中，及時準確地產生、收集、發布、儲存和處理相關信息可加強項目成員之間的聯系，為項目的如期進行提供必要的保證。因此在項目啟動后就要根據船東及相關專業的要求、設備生產廠家的信息要求、自身的信息要求等編制溝通管理計劃及各種溝通信息的管理辦法，如：船東、船檢往來信件管理辦法，設備資料催交及其退審管理辦法，圖紙發放和圖紙曬印等管理規定，與船東、船檢定期溝通討論的問題內容及其時間計劃等。因設計過程中的一些意外修改會影響相關專業的設計時，要在項目技術經理的協調下及時溝通信息，一般的設計部門均有專門的溝通信息的模板，并應在計劃管理室的監督下形成閉環，保證其信息得到接受和處理。

在項目開展的過程中還要根據實際情況對項目溝通管理計劃進行定期審查、及時修正以保證其適用性。對于原管理計劃中的一些規定，如何時采用書面、口頭、正式、非正式的、縱向和橫向的溝通方式等根據實際情況進行適時調整。對項目信息的記錄如信函、傳真、備忘錄等文檔要及時保存、定期歸檔。以備對項目溝通過程中的經驗教訓進行總結。

船舶設計溝通及其變更管理的主要內容見圖5。

圖5 船舶設計溝通及其變更管理流程

3 結束語

在以矩陣式組織開展船舶設計項目的過程中，項目管理各知識領域的部分均發揮其獨特的作用，關鍵是項目經理和項目組成員要齊心協力，按照作業指導書中相關文件規程開展工作，加強溝通和信息反饋，適應矩陣式組織模式的要求，實現縮短船舶設計周期的目標。

[1] 金英勛，楊 磊，王增東.如何準備PMP考試 [M].北京：機械工業出版社，2001(9)，1：35-37.

[2] 美國項目管理學會/北京現代卓越管理技術交流中心.項目管理知識體系指南[G].北京：北京現代卓越管理技術交流中心，2000：75-76.