北京市檔案館檔案利用工作回顧

1996年，隨著北京市檔案館新館開館和第一批35萬卷檔案對社會開放，檔案館的大門向社會打開，廣大公眾走進檔案館，北京市檔案館實現了從封閉型檔案館向開放型檔案館的轉變，檔案利用工作也隨之發生了巨大的變化。

一、檔案開放，使利用工作實現質的飛躍

檔案開放，使利用服務由以黨政機關、社會團體為主要對象擴展到面向全社會提供檔案信息。這是一種質的飛躍，標志著北京市檔案館的檔案利用工作從封閉走向開放，從被動服務轉向積極主動服務。開放思想的確立，對檔案利用工作的發展具有深遠的影響。

隨后，北京市檔案館又先后三次開放檔案，使開放檔案數量達到65萬卷。開放檔案數量的不斷增加，內容的不斷豐富，吸引了更多的社會公眾走進檔案館，利用者的利用需求呈現多樣化，編史修志、工作查考、經濟建設、學術研究、個人取證……不同的利用需求，不同的利用特點使利用工作在工作思路、服務方式上與時俱進，不斷做出新的調整。

二、突破傳統利用模式，開辟利用服務新天地

“好酒不怕巷子深”的保守思想長期影響著檔案工作服務社會的深度、廣度。新成立的利用部門改“你來查，我接待”的被動服務為“你需要，我提供”的主動服務，走出檔案館，與社會緊密聯系，多層次、多渠道地宣傳檔案工作、開發檔案信息。

1、圍繞需求，主動服務

從1996年起，利用部門采取“因人而發、因事而發”的工作原則，及時捕捉社會熱點問題，分析社會需求，主動提供服務。一是在了解需求的基礎上，采取送檔上門的方式，主動為市委市政府等領導機關、全市百余家單位、各類學術機構以及奧運申辦籌備等重要工作提供檔案信息，為他們制定科學決策、開展各項工作、提高經濟效益、進行學術研究提供了有效的信息支持。二是對社會熱點問題和近期查檔動態，進行利用需求預測，早做準備。如針對頒布的勞模獎勵政策預測出勞模檔案將成為查閱熱點，提前摸底，制作機檢數據庫，將勞模檔案制成縮微片；針對查閱房地產檔案利用者增多的趨勢，將幾十萬卷房地產檔案整理編目，錄入數據庫；針對招工檔案查閱高潮，主動聯系市勞動局、人事局和區縣檔案館等單位，了解檔案保存情況……這一系列措施，節省了查閱時間，提高了利用效率，使利用者受惠其中。

2、廣泛宣傳，擴大影響

檔案宣傳力度不夠，社會檔案意識不高，是利用工作不景氣的原因之一，為此利用部門多年來始終加強對外宣傳。1999年1月，利用部門在市兩會期間，設計印制了利用檔案規定辦法、新年賀信、宣傳冊等一系列介紹館藏檔案的宣傳品1500余份，發送到兩會代表手中。當帶有濃郁歷史韻味，體現檔案館古樸風格及最新檔案信息的精美宣傳品擺放在兩會代表面前之時，代表們紛紛稱贊道“檔案館的工作搞得很活躍，很細致！”有的代表當場提出查閱要求。通過這一宣傳活動，使檔案館的知名度大大提高，會后不少代表紛紛來電話咨詢，有的親自來檔案館參觀、查檔。

多年來，利用部門多次利用各類媒體開展檔案宣傳，在各類媒體發表宣傳文章幾十篇，接受多家媒體采訪，上街發放宣傳材料。通過這些工作，提高了檔案館的知名度，普及了檔案利用知識，增強了社會檔案意識，取得了良好的效果。

3、開發檔案信息，參與文化合作

在主動提供檔案信息的同時，市檔案館利用服務部門還積極開發檔案信息資源，參與文化合作項目。13年來，市檔案館利用服務部門先后參與《中法大學勤工儉學運動展》、《孫中山創辦中國大學史料展》、《慶祝建黨80周年展覽》、《百年經緯看北京》等大型展覽，參與《稅務志》、《市政志》、《地壇史料匯編》、《北平和平解放五十周年》、《北京寺廟匯編》、《北京地方財政機構稱謂變化》等史料匯編的編輯工作，其中《北京城垣的保護與拆除》、《清代與民國時期北京地區審判活動檔案資料綜述》還入選“北京史與檔案”國際學術研討會。同時，還加強與新聞媒體的合作，為《開端》、《古都的黎明》、《世紀回眸》、《探索·發現》、《北京2008》、《首都經濟報道》等數十個節目提供檔案信息。

近年來，國外學術型利用者明顯增多，我們抓住時機，積極開展國際合作，為韓國、俄羅斯等國利用者開發提供檔案信息，同時還在編輯史料、舉辦展覽，極大地拓寬了檔案信息傳播的渠道，發揮了檔案信息資源的價值。

4、積極應變，開發新的用戶群

“十五”期間，隨著大范圍編史修志的結束，北京市檔案館的利用群體發生了很大變化，以編史修志為主的因公查檔利用者的數量逐漸減少，導致年總查檔人數呈下降趨勢。面對這種局面，我們沒有坐觀其變，而是結合館藏特色和北京市學術機構眾多，文化氛圍濃厚的特點，認真分析調研，將開發新用戶群的目光投到教育和文化機構身上。主動上門向20余所大學、中學和文化機構發放宣傳材料的方式收到了滿意的效果，學者們了解了檔案館，了解了檔案，他們從到圖書館利用二次文獻，轉為走進檔案館，徜徉在珍貴的原始資料的海洋中。來檔案館利用者的數量持續增加，結構也發生了變化，來自中外的學術型利用者的人數從2001年占查檔總人數的7%持續上升至現在的30%，調閱、復制檔案的數量和查閱范圍也排在首位。現在，檔案館已經成為很多學者“最愛翻閱的工具書”，一位大學生說過“現在在我們學校，來檔案館查檔案已經是一件很時髦的事情了”。

5、強化服務職能，提高服務水平

檔案工作的根本屬性是服務性，市檔案館利用處是體現服務性的窗口部門。北京市檔案館利用部門始終堅持打好服務牌，以“三優一創”、爭創“青年文明號”和“保持共產黨員先進性教育”等活動為契機，以服務中心、服務大局、服務百姓為原則，提高服務意識，更新服務觀念，豐富服務形式，完善服務設施。

13年來，市檔案館利用處不斷推出新的服務舉措，從提出“不讓利用者帶著遺憾離開檔案館”口號到實行崗位責任制，從推行接待服務公約到開展無假日服務，從簡化查檔手續到開展高層次定題服務，從開通檔案查詢向導熱線到開展網上查檔服務……為利用者服務的腳步始終沒有停歇。

為了給利用者提供舒適的查檔環境，市檔案館對檔案利用大廳進行了兩次布局規劃，設置了接待登記區、手工檢索區、數字化查閱區、原件閱覽區、縮微品閱覽區和寬敞明亮的休息廳，各區域的布局即符合查檔工作流程，又體現出以人為本的服務理念。大廳內配備電子顯示屏、觸摸屏、計算機等現代化設備和飲水機、存包柜等服務設施。完備的設施和工作人員熱情的接待，讓利用者有賓至如歸的感覺。一位美國學者感言“在中國，這是我所到過的最好的檔案館，閱讀環境，服務設施以及服務態度均堪稱上乘，可與世界一流的圖書館及檔案館媲美，每一位工作人員都很專業，服務熱情，對我幫助很大，回去我要向我的同學和老師宣傳，讓他們都來看檔案。我因北京檔案館而喜歡北京，我還會再來” 。

6、加快利用服務現代化步伐

在信息化快速融入檔案工作的同時，檔案利用服務的方式和方法也發生了徹底的改變。

多年來，市檔案館加強了辦公自動化和查檔服務數字化、網絡化的建設， 2臺386計算機被30余臺新型計算機取代；手工登記、調檔、統計被計算機登記、調卷、統計取代；手工目錄檢索被400多萬條、20余個專題的數據檢索取代；電話、信函咨詢查檔被網上咨詢和預約調卷取代；單一的原文閱覽被數字化利用平臺上數字化檔案閱覽取代；利用者必須到館查檔被現在79萬條檢索數據和152萬頁數字化檔案網上查閱取代，廣大公眾甚至遠在國外的利用者足不出戶就可以閱覽珍貴檔案……利用服務自動化、數字化、網絡化建設成為數字檔案館建設的先鋒。

7、轉變觀念，服務民生

根據落實科學發展觀和服務民生的要求，市檔案館利用服務工作逐步轉變了工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念，把解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題作為利用服務的出發點和落腳點，注重個人和廣大人民群眾對檔案的利用。針對近年來查閱房地產、勞模、招工、學歷、公證、家史等檔案利用者日益增加的趨勢，為本館編目、整理部門提供信息，加強檔案整理，制作專題目錄，購買政策匯編，簡化查檔手續，完善服務設施，同時強調換位思考，加強對接待人員的思想教育和接待技巧的培訓，形成了一套行之有效的接待方式方法。利用者成為最大的受益者，當一位利用者查到自己所需的歷史檔案時激動地說“真是太感謝你們了，這些珍貴的資料圓了我們一家三代人的心愿” 。

三、拓展工作職能，開展政府信息查閱服務

隨著政府信息公開工作的開展，檔案館的工作職能得到拓展，在提供檔案信息服務的同時，還承擔起向社會提供政府信息查閱服務的工作。

2006年1月1日，北京市檔案館成為北京市已公開行政規范性文件的查閱場所。2008年5月1日，隨著《中華人民共和國政府信息公開條例》正式施行，北京市檔案館政府信息公開查閱中心也正式掛牌并向社會提供查閱服務。

為了貫徹執行《中華人民共和國政府信息公開條例》，進一步做好政府信息查閱接待服務，北京市檔案局（館）領導高度重視，多次研究，開辟了400余平方米的查閱場所，煥然一新的政府信息公開查閱大廳配備了先進的查閱設備，制作了詳細的目錄索引，為利用者提供了優雅舒適的查閱環境和方便快捷的查閱服務。為了擴大提供信息的范圍，根據社會需求熱點，從市勞動局、人事局、房管局等單位購買了大量政策法規匯編，還收集了《中華人民共和國國務院公報》和《北京市人民政府公報》以備查閱。

新的工作職能給檔案利用服務工作提出新的挑戰，也帶來新的機遇，我們將抓住機遇，迎接挑戰，吹響新的進軍號角，為檔案事業的發展再立新功。