新西蘭網(wǎng)上采購系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

[摘要] 最近，新西蘭奧塔哥大學(xué)開發(fā)了一種全新的財務(wù)管理系統(tǒng)，MarketSite網(wǎng)上采購系統(tǒng)，并于2007年投入使用。該系統(tǒng)以其安全快捷的功能設(shè)計，經(jīng)濟透明的采購模式給筆者留下了深刻印象。這一系統(tǒng)的供應(yīng)商邀請功能、自動發(fā)票處理程序等創(chuàng)新性的設(shè)計理念和高效的采購管理方式，相信對提高我國的財務(wù)管理水平，有很好的指導(dǎo)與借鑒意義。

[關(guān)鍵詞] 新西蘭 網(wǎng)上采購

新西蘭的大學(xué)因其嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的辦學(xué)理念、廉潔高效的辦學(xué)模式，在全世界贏得了廣泛好評。它的一些設(shè)計理念和思路相信對提高我國企事業(yè)單位的財務(wù)管理水平，有很好的借鑒意義。

一、網(wǎng)上采購系統(tǒng)的優(yōu)勢

1.可以降低35%的采購成本。據(jù)奧塔哥大學(xué)財務(wù)部估算，與常規(guī)采購模式相比，實行網(wǎng)上采購系統(tǒng)可以使該大學(xué)每年的日常采購成本下降約250萬紐幣(約1250萬人民幣)，大型設(shè)備采購成本下降約12%，綜合采購成本下降約35%，網(wǎng)上采購的成本優(yōu)勢十分明顯。

2.大幅度提高采購效率。眾所周知，我國現(xiàn)在實行的采購方式從產(chǎn)生購買需求到收到商品實物中間要經(jīng)過，諸如：市場調(diào)研、選擇購買、商討價格、貸物運輸、商品驗收、領(lǐng)導(dǎo)簽字、財務(wù)付款等環(huán)節(jié)，不但過程繁瑣，而且效率低下。新西蘭的大學(xué)同樣也經(jīng)歷過這樣的時期，但是隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，特別是網(wǎng)上采購的成功運行，使采購不再是令人頭痛的事情。MarketSite系統(tǒng)通過對市場信息高度綜合化使市場采購的環(huán)節(jié)大大壓縮，采購效率也實現(xiàn)了大幅度的提升，實現(xiàn)了從“用腿采購”到“用鼠標(biāo)采購”的轉(zhuǎn)變。奧塔哥大學(xué)財務(wù)部負(fù)責(zé)人布朗·伯明漢姆則將網(wǎng)上采購形象稱之為“鼠標(biāo)比腿跑的更快”。

3.增加采購?fù)该鞫?，預(yù)防腐敗行為。MarkestSite系統(tǒng)是一個半開放的系統(tǒng)，各學(xué)院、實驗室、財務(wù)部、審計部、各委員會有關(guān)人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查閱采購信息，其中采購單位和人員，商品名稱、數(shù)量、價格、供貨商等內(nèi)容一目了然，方便管理部門的監(jiān)控和審查，同時任何人都可以對采購行為提出異議，并要求審計。一但發(fā)現(xiàn)供貨商或采購人員有不當(dāng)行為，不僅雙方都要受到法律制裁，供應(yīng)商的商品信息也將永久性地從商品采購信息庫中刪除。換句話說，只要是發(fā)現(xiàn)供貨商有違法行為，它基本上也就失去了在新西蘭銷售商品的權(quán)利。網(wǎng)上采購的實施，增加了采購?fù)该鞫?，減少了采購爭議，提高了犯罪難度和成本，有效地遏制和預(yù)防了腐敗行為的發(fā)生。

二、快捷、安全的功能設(shè)計

奧塔哥大學(xué)的MarketSite系統(tǒng)與我國部分大學(xué)試行的網(wǎng)上招標(biāo)、投標(biāo)系統(tǒng)有本質(zhì)上的不同，它將我們熟悉的采購模式最大限度地信息化，采購商品就像逛超市一樣簡單。

1.簡化、快捷的采購程序。針對原有采購程序?qū)徟秃炞殖绦蚍爆嵉谋锥?，MarketSite系統(tǒng)將購買權(quán)限按不同金額下放到了各個基層部門，例如學(xué)院一級的采購金額限額從2000 25萬紐幣不等，各實驗室根據(jù)不同規(guī)模從5 50萬紐幣不等。各部門另行安排專人負(fù)責(zé)網(wǎng)上采購事物，且只能通過私人密碼方可登陸系統(tǒng)的“網(wǎng)上商城”選擇購買商品，只要交易金額在部門年度預(yù)算內(nèi)，系主任或教授在網(wǎng)上進行電子簽名就可以完成交易了。如果你在“網(wǎng)上商城”沒有找到你想要的東西也不要緊，MarketSite設(shè)計了商品邀請功能，你可以把你已經(jīng)找到的商品信息傳入商品信息庫，并告知采購財務(wù)部進行確認(rèn)后，就可以進行采購了。購買信息通過電子郵件的方式通知到供應(yīng)商、采購部門、財務(wù)部門，經(jīng)過銷售商確認(rèn)后1-7天之內(nèi)，你選購的商品就會通過遍布全國的物流公司送到你的辦公桌上了。這種采購流程設(shè)計使你足不出戶，輕點鼠標(biāo)就可以采購商品了，其簡便程度是不言而喻的。

2.可靠的商品供應(yīng)商。網(wǎng)上購物安全嗎?商品的質(zhì)量可靠嗎?這恐怕是人們問的最多的問題，不用擔(dān)心MarketSite都為你解決了。該系統(tǒng)的供應(yīng)商信息采用是由新西蘭政府審查認(rèn)可的供貨商信息庫系統(tǒng)，其中包括GSB Supplycorp(新西蘭采購供應(yīng)商協(xié)會)的所有會員企業(yè)的商品信息，價格信息，銷售商信息等內(nèi)容，最大程度地滿足了消費者對商品信息的需求。如果你在網(wǎng)上購物，還可以享受這些企業(yè)與政府或大學(xué)簽訂的供貨合同中規(guī)定的5-9折不等的價格優(yōu)惠，你根本不用擔(dān)心買到的東西是不是太貴了，避免了個人與商家討價還價的麻煩。當(dāng)然，如果供貨商銷售偽劣商品或者違法行賄，它不僅要接受法律制裁，其公司、商品信息也會被刪除，這個公司在新西蘭的商業(yè)生涯也就此結(jié)束了。正是基于這種嚴(yán)格的管理，因此你根本不用擔(dān)心在網(wǎng)上買到假冒偽劣商品或者因為受賄而被“紀(jì)委”請去喝茶了。

3.自動發(fā)票處理和付款程序。拿著發(fā)票到財務(wù)部報銷也許是你最心煩的事情，財務(wù)人員是“臉難看，事難辦”。使用了MarketSite系統(tǒng)，報銷也變的簡單了。你可以選擇讓銷售商直接將發(fā)票郵寄到你的辦公室，再由你送到財務(wù)部，也可以選擇直接將發(fā)票寄到財務(wù)部，或者由送貨人員遞交給財務(wù)部。無論哪種方式，財務(wù)部只要收到發(fā)票并錄入全國聯(lián)網(wǎng)的發(fā)票系統(tǒng)確認(rèn)后，就可以轉(zhuǎn)帳付款了。

三、主要工作流程

大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都以眼花繚亂的功能，海量的信息為設(shè)計目標(biāo)，操作起來繁雜困難，而MarketSite系統(tǒng)則以簡潔著稱，只有8個主要模塊，工作流程相當(dāng)簡單且易于操作，就是不太會使用網(wǎng)絡(luò)的人也很容易掌握。MarketSite網(wǎng)上采購系統(tǒng)目前已經(jīng)開始運行了，根據(jù)采購者的要求一些新的功能模塊，如商品性能評價模塊等，正在陸續(xù)開發(fā)中，相信用不了多久，人們就可以使用這些新的功能了。

綜上所述，雖然由于國情不同，市場發(fā)展程度不同，網(wǎng)上采購目前在我國還不太普及，但是它以成本低廉，快捷方便的特點，代表著未來商業(yè)發(fā)展的一個方向，也為我國今后的財務(wù)管理模式提供了一個新的參考思路，還是值得我們進行深入思考與研究的。