ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ２００７加速年終報告制作兩招

每到年底最忙的就數(shù)咱做匯報工作的了，而且還要面對不同人(員工財務(wù)、主管、董事等)做內(nèi)容大致相同的報告，各種報告、圖表、數(shù)據(jù)要不斷重復(fù)合成，效率低不說，還容易出錯。其實，在PowerPoint2007中就有兩種方法，可以減少重復(fù)工作，加速年終報告制作一起往下看!

重用幻燈片——把一個演示拆成N個

我們可以把所有演示文檔中共用到的幻燈片內(nèi)容全部集中在一起制做成一個總演示文檔，再按展示對象不同，從中選擇出適當(dāng)?shù)幕脽羝硇信帕许樞蛏尚碌难菔疚臋n。這樣只要簡單地選擇排序即可，完全可以省卻重復(fù)制作幻燈片的時間。PowerPoint2007中提供的重用幻燈片功能可以輕松實現(xiàn)這一目的。

打開PowerPoint2007，在“開始”選項卡中單擊“新建幻燈片”的下拉箭頭，在下拉列表中選擇下面的“重用幻燈片”項，此時在窗口右側(cè)會顯示“重用幻燈片”窗格。在“重用幻燈片”窗格的“從以下源中插入幻燈片”中輸入事先做好的總演示文檔的文件路徑，回車確認(rèn)打開。或者單擊“瀏覽”選擇“瀏覽文件”，在“瀏覽”對話框中選擇打開總演示文檔。確認(rèn)打開后總演示文檔中的所有幻燈片都會顯示在“重用幻燈片”窗格的列表中(如圖1)。

新建一個空演示文檔，在“重用幻燈片”窗格中單擊，要插入的幻燈片，即可把該張幻燈片插入到當(dāng)前顯示的那張幻燈片的后面。按向員工展示所需要的順序逐一單擊插入各張幻燈片，再根據(jù)需要適當(dāng)對文檔進(jìn)行修改，然后把當(dāng)前文檔保存為“全體員工會議演示PPTX”就行了。重復(fù)這一步即可輕松地按不同需要分別整理出“董事會報告.PPTX”“財務(wù)人員說明PPTX”等多個不同的演示文檔。

自定義放映——把一個演示當(dāng)N個用

另外一種思路是考慮把所有要展示的內(nèi)容全部集中在一起制做成一個演示文檔，再按展示對象不同，從中選擇出相應(yīng)張數(shù)的幻燈片，另行編排順序進(jìn)行有選擇的放映。我們可以通過設(shè)置自定義放映來實現(xiàn)這種有選擇的放映效果。

在PowerPoint2007中打開集中了所有幻燈片的總演示文檔。切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”選擇“自定義放映”，在“自定義放映”窗口中單擊“新建”按鈕。

在打開的“定義自定義放映”窗口中輸入放映名稱“全體員工會議演示”，然后在窗口左邊的幻燈片列表中，按播放順序逐一雙擊需要播放的幻燈片，把它添加到右側(cè)“在自定義放映的幻燈片”列表中。也可以配合按Ctrl鍵或Shift鍵進(jìn)行單擊選中多張幻燈片，再單擊添加按鈕一起添加，然后在右側(cè)列表中選中幻燈片，單擊右側(cè)的上下按鈕調(diào)整順序。這些添加的幻燈片就是此次要播放的幻燈片和順序了。設(shè)置好后單擊確定，把這個放映設(shè)置保存到自定義放映窗口的列表中。

重復(fù)這一步制作出“董事會報告”、 “財務(wù)人員說明”、“向上層主管報告”等等其它放映設(shè)置。在“自定義放映”窗口中隨時可以選中添加的放映項，單擊“編輯”按鈕進(jìn)行二次修改。最后關(guān)閉“自定義放映”窗口井保存總演示文檔。

以后只要打開這個總演示文檔，切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”，在下拉列表中就會顯示我們設(shè)置保存好的“向老板匯報用”、“向員工說明用”、“向財務(wù)說明用”等自定義播放方案選項(如圖2)，選擇相應(yīng)的方案選項即可按前面設(shè)置的順序播放幻燈片了。

上面介紹的這兩種方法中，第一種方法的優(yōu)點是可以對分開后的演示進(jìn)行修改，相同的幻燈片在不同文檔中也可以單獨修改。而第二種方法把所有演示集中在一個文檔中，則比較方便保存管理。例如后期發(fā)現(xiàn)設(shè)計有錯時，第二種方法只要改一張幻燈片，在所放映方案中的此幻燈片內(nèi)容就可以同時改變。而第一種則必須同時修改多個演示文檔中的幻燈片才行。至于具體哪種方式比較實用就看個人需要了。