年終數據分析圖表解決一切

提取每一銷售區域數據以及相關信息

在這份匯總文件中，涉及到的銷售區域，包括本地、省內片區等共計10個，因此銷售數據項目較多，如果在一幅圖表中顯示過多銷售區域的數據，往往使得銷售圖表雜亂無章，李潔采用了較為智能的動態圖表方式。實現此功能，必須從源表中提取每一銷售數據。

啟動Excel2003，打開“2007年利東貿易有限公司區域銷售量匯總表.xls”中存儲銷售信息的sheet1工作表，將B3：B16中的日期信息復制到下面的B18：B30單元格區域中，同時在C17中輸入1，在下面的c18中輸入公式：=OFFSET(B3，0，＄C＄17)，并將此公式復制到下面的C18:C30區域中(如圖1)。

此公式中的OFFSET函數作用是以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。在這個公式中，以B3作為參照，偏移0行，以c17中的數值為偏移的列數，如C17為1，則偏移1列，也就是引用第一個銷售區域，即本地的銷售數據。

由于在未來的銷售動態圖表中，必須通過選擇不同的銷售區域來確定圖表的顯示內容，因此必須將源表中的銷售區域轉換為豎式列表樣式，選擇銷售區域項目所在的C3:L3，然后復制到E19:E28中，復制時，選擇右鍵快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中，選擇“轉置”命令，就可以實現行列互換了(如圖2)。

利用提取數據，制作動態銷售圖表

在前面提取銷售數據的基礎上，李潔開始進行動態圖表制作的一系列工作了，包括插入圖表、添加銷售趨勢線以及添加選擇列表框等操作。

創建銷售圖表時，切換到插入圖表的工作表，如sheet2，執行“插入／圖表”菜單命令，在彈出的“圖表向導一步驟之一”窗口中，從“標準類型”列表框中選擇需要的圖表類型，如“折線圖”，然后單擊右側的列表框中的“折線圖”類型，單擊“下一步”按鈕。

在下一步圖表源數據窗口中，單擊其中“數據區域”右側的選擇按鈕，選擇在sheet1表中提取的銷售數據區域B19:C30，單擊“下一步”按鈕，在隨之彈出的窗口中輸入圖表標題(如2007年利東貿易有限公司區域銷售圖)以及數值(Y)軸名稱(如銷售量)，單擊“完成”按鈕，即可完成插入圖表的基本操作。

根據領導要求，李潔需要預測每個銷售區域在2008年1～3月份的銷售量，因此必須添加一條趨勢線，右擊圖表中銷售量折線，從快捷菜單中選擇“添加趨勢線”命令，在彈出的對話框中選擇“線形”趨勢線，然后單擊“選項”選項卡，在其中設置“趨勢預測”為“前推”三個周期，即三個月，就會在圖表中新增一條市銷售量趨勢線，從這條線中即可看出某個區域2008年1～3月份的銷售量發展趨勢。

剛才制作的銷售圖表只能夠顯示一個銷售區域的數據，因此李潔必須添加一個列表框控件，讓瀏覽者通過此控件選擇不同的銷售數據圖表，實現動態圖表效果。執行“視圖／工具欄／窗體”菜單命令，在彈出的“窗體”工具欄中，單擊“列表框”按鈕，在圖表的空白區域如右上角拖動，制作一個列表框。

右擊這個列表框，從快捷菜單中選擇“設置控件格式”命令，單擊彈出對話框中的“控制”選項卡，在其中將“數據源區域”設置為各銷售區域名稱所在的單元格區域：Sheet1!＄E$19:＄E＄28，“單元格鏈接”為Sheet2!＄C＄17，“下拉顯示項數”為10，然后單擊“確定”按鈕。這樣就在圖表中添加了一個列表框，需要查看某個銷售區域的數據圖表時，單擊這個列表框，然后就可以選擇需要的銷售區域了，如“省內”。

追求完美，修飾銷售圖表

當圖表基本制作完畢后，再適當地修改繪圖區的格式，可以讓圖表漂亮起來。

李潔使用鼠標右擊銷售圖表，從彈出的快捷菜單中選擇“圖表區格式”命令，在彈出的“圖表區格式”對話框中，單擊“圖案”選項卡，在其中將圖表的“邊框”設置為“無”，而且為“圓角”。同時單擊“填充效果”按鈕，在隨之彈出的對話框中，單擊“漸變”選項卡，從其中選擇一種漸變的填充效果，如預置的“雨后初晴”。

最后李潔在進一步修改圖表中數據系列、坐標軸、趨勢線以及標題的字體、顏色等，就會發現色彩單調的圖表變得精致起來，也定會讓你的同事驚詫不已，原來數據圖表也可以做得如此美麗精彩。