查處違反歸檔制度的法律依據

尊敬的編輯：您好!

我縣某銀行在2007年的檔案歸檔工作中，以單位人手少為由，遲遲沒有進行歸檔。我局多次到該單位催促，該單位依然沒有開展歸檔工作。依據《檔案法》，我局擬對其處罰又有兩點難處：一是對其進行行政處罰，該單位不屬于地方檢查對象，無法進行。二是對其進行經濟處罰，《檔案法》無具體條款，罰款數額不能確定。如何對該單位進行處理、處罰，懇請翟霣遠老師給予答復。

鄢陵縣檔案局 袁杰

立卷歸檔是檔案工作中最基礎的工作，也是衡量檔案工作水平的一個重要標志。立卷就是將處理完畢的又具有保存價值的文件，根據它們的形成規律和各種有機聯系，按照一定的規則進行整理、裝訂，組織成某種文件的集合體或系列文件的過程。歸檔就是將立成案卷的檔案按照一定的制度向檔案機構或檔案人員移交集中保存的過程。立卷歸檔是我國檔案工作的一項制度。這項制度自上世紀50年代實行，已經得到不斷的發展和完善，實踐證明，它是保證檔案齊全完整的行之有效的方法。《檔案法》以法律形式將立卷歸檔制度固定下來，使該項制度具有法律的強制力。

《檔案法》頒布以來，立卷歸檔制度得到了比較好的貫徹實施。但也應該看到，個別單位或個人以種種借口或不進行立卷，或將公務活動中形成的各種材料據為己有。長期不進行歸檔或拒絕歸檔，造成檔案文件流失和損毀的現象還時有發生。鄢陵縣檔案局袁杰反映的該縣某銀行(簡稱“某銀行”)“以單位人手少為由，遲遲沒有進行歸檔”就是一例。

因袁杰沒有說明“某銀行”“遲遲沒有進行歸檔”的具體情節，筆者只能初步推測它可能是以下三種情況之一：一是以人手少為由，“某銀行”的有關職能部門沒有將應該歸檔的文件材料向檔案機構或人員移交(甚至沒有整理)；二是“某銀行”檔案機構或檔案人員以人手少為由，不履行“指導本單位文件資料的形成、積累和歸檔”的職責。不向有關職能部門收集文件材料：三是“某銀行”采用集中式文書處理形式，但以人手少為由，沒有將收集到的文件材料及時進行分類整理。

第一種情況，違反了《檔案法》第十條和《檔案法實施辦法》第十二條的規定。但我們一定要區分清楚：一是不歸檔據為己有的，是故意行為，這就是拒不歸檔；二是不歸檔、不按時歸檔則是過失行為，一般可采取教育方式。從袁杰反映的他們“多次到該單位催促，該單位依然沒有開展歸檔工作”的情況看，“某銀行”的有關職能部門不向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交歸檔材料的行為就屬于故意行為。按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實施辦法》第二十七條的規定，鄢陵縣檔案局應依法作出以下處理：如果這種違法行為情節輕微，鄢陵縣檔案局應依法向“某銀行”簽發《檔案行政執法監督檢查通知書》，責令其限期改正；如果這種違法行為情節嚴重，鄢陵縣檔案局應依法向“某銀行”簽發《違法行為處理通知書》，責令“某銀行”對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。

第二種、第三種情況，違反了《檔案法》第七條和《檔案法實施辦法》第九條的規定。這些行為不僅違反立卷歸檔制度，而且也違反檔案保管保護制度。如果這種違法行為情節輕微，鄢陵縣檔案局應按照《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第十條的規定，依法向“某銀行”簽發《檔案行政執法監督檢查通知書》，責令其限期改正；如果這種違法行為情節嚴重，造成檔案損失的，鄢陵縣檔案局應按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實施辦法》第二十七條的規定，依法向“某銀行”簽發《違法行為處理通知書》，責令“某銀行”對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分。

經調查、取證、查實，不管上述那一種情況如造成檔案損失的，鄢陵縣檔案局應按照《檔案法實施辦法》第二十九條的規定，根據損失檔案的價值，責令“某銀行”有關部門或直接責任人員賠償損失。

筆者希望鄢陵縣檔案局在執法和實施相關處罰時，一定要以事實為依據，以法律為準繩，做到事實清楚，證據確鑿，定性準確，處理恰當，手續完備：在向“某銀行”宣布處罰決定之前。應根據《行政處罰法》第三十一條的規定，告知被處罰當事人作出行政處罰決定的事實、理由及依據，并告知其有陳述和申辯的權利；在宣布并送達處罰決定時，要告知違法當事人，如不服從處罰決定，可申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限：

筆者提醒袁杰和同行，根據2007年6月中國銀行業監督管理委員會、國家檔案局聯合下發的《關于加強銀行檔案工作的意見》的要求。鄢陵縣檔案局只對“某銀行”進行執法檢查，而不再進行一般的檔案業務檢查。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)