河南省高校電子文件種類格式及歸檔技術方法現狀調查分析

1 電子文件管理情況。調查結果顯示：對本校形成的電子文件進行了歸檔保存的有4所高校，占受訪高校的36.36％。保存電子文件的主要載體有磁帶(1所學校25盤)、磁盤(2所學校43盤)、光盤(3所學校203盤)和其他(1所學校8盤)。這表明我省高校檔案機構中的電子文件管理還沒有真正開展起來。

2 電子文件格式與保管情況。該項目包括電子文件格式、電子文件數量、電子文件保存地和電子文件保存方式4大項。設立本指標的目的是為了掌握高校檔案機構工作人員對本單位電子文件形成格式與保管情況的了解掌控程度。

3 電子文件格式。調查結果顯示：有5所學校的檔案工作者對本校形成電子文件的格式有所了解，不到受訪高校的50％。在我們經過事先了解列入調查表中的10種常用電子文件格式中，受訪者只列出了其中4種，列出1種的有3所學校，列出兩種的有2所學校。其中：TXT(1所學校)、DOC(3所學校)、JPEG/TIFF(2所學校)、DBF(1所學校)。

4 電子文件數量。調查結果顯示：已經保存的電子文件中，單種格式的電子文件數量超過10000條以上的有1所學校1種(DBF)，其他均沒有超過2000條，1000條以上的有l所學校2種(DOC、JPEG/TIFF)，500至1000條的有1所學校1種(JPEG/IIFF)，500條以下的有3所學校3種(TXT、DOC、JPEG/TIFF)。這表明我省高校在控制內的電子文件格式與數量都十分有限。

5 電子文件保存地。調查結果顯示：單獨保存在檔案(室)館的有2所學校，保存在形成部門的有1所學校，同時保存在檔案(室)館與形成部門的有1所學校，沒有說明情況的有1所學校。

6 電子文件保存方式。調查結果顯示：在電子文件的保存方式上，脫機硬盤保存的有3所學校，同機保存的有1所學校，沒有說明情況的有1所學校。這表明我省高校的電子文件保存方式以脫機硬盤保存為主，安全性較高。

7 主要部門設備及操作系統數量情況。該項目包括設備名稱及型號、設備數量、操作系統和用途4大項。從受訪者回復的情況看，有6個單位的檔案工作者對此問題進行了回答。占54.5％。

7.1 設備名稱及型號。在回答此問題的6個單位中，準確寫出設備名稱及型號的4個，占2/3。另外2個單位只是籠統地填上“計算機”“打印機”“傳真機”等等。從隨后的重點調查中我們發現，高校檔案工作者對計算機及相關外部設備名稱型號并不熟悉，能夠準確寫出設備名稱及型號的單位，是由專門負責設備或技術管理的同志代為填寫的。

7.2 設備數量。調查顯示，回復調查的6個學校中：所有學校校(黨)辦公室都配置有計算機及相應硬件設備。83.3％學校的圖書館、教務處、人事處、學生處、總務處、招生就業辦配置有計算機及相應硬件設備，66.7％學校的科研處配置有計算機及相應硬件設備。50％檔案館(室)、基建辦配置有計算機及相應硬件設備。

7.3 操作系統。根據對回復的5個學校47個部門的統計，使用WindowsXP的有46個，使用Windows2000的7個，使用Windows98的2個。WindowsXP是目前高校使用的主要操作系統。如果情況反映真實的話，高校電子文件管理的操作系統平臺相對較為單一，易于使用與管理。

7.4 用途。從回復的情況看，只有一個學校填寫了“獨立服務器”“客戶機”這樣的大類用途。沒有一個學校的檔案管理人員對本學校各個部門計算機的用途心中有數。

8 主要部門應用系統名稱及數量情況。該項目包括應用系統名稱、版本、數量、主要功能、性能評價和后臺數據庫管理系統名稱、版本和數量2大項8個小項。

8.1 從回答的完整性看。對上述8個問題全部給予回答的只有1個學校，回答4個問題的有2個學校。回答2個問題的有2個學校。對后臺數據庫管理系統名稱、版本和數量有所了解，并給予回答的只有1個學校。

8.2 從應用系統的使用部門看。所有學校校(黨)辦公室都配置有應用軟件系統。83.3％學校的圖書館、人事處、總務處、招生就業辦配置有應用軟件系統。66.7％學校的教務處、學生處配置有應用軟件系統。33％學校的檔案館(室)配置有應用軟件系統。16.6％學校的科研處配置有應用軟件系統。

從回復的情況看，最多的學校有應用軟件系統18套(種)，最少的也有3套(種)。有的單位一個部門最多就同時使用4套(種)應用軟件。

8.3 從應用軟件的來源看。全部應用軟件中商品化軟件超過了60％，系統統一要求配備的近40％。自行開發的只有5％左右。

(作者單位：開封大學 來稿日期：2007-11-27組稿：吳雁平)