我國高校檔案網站建設現狀的調查與分析

摘要：本文從內容、技術、管理、效用評價等方面對高校檔案網站建設的現狀進行了調查和分析。

關鍵詞：高校檔案網站 網站建設

本文擬運用典型調查法，對高校檔案網站建話的現狀進行調查和分析。

1 調查指標的設置

本文將高校檔案網站的評價指標分為3類，即內容評價指標、技術評價指標和管理評價指標。其具體構成如下：

1.1 內容評價指標。高校檔案網站內容包括4個方面的信息：一是檔案機構信息，如本部門的基本職能、機構設置、聯系方式等；二是檔案工作信息，包括檔案工作動態、檔案政策與法規等；三是檔案資源信息，如館藏數字化檔案目錄信息和檔案全文信息、特色檔案圖片資料等；四是檔案利用服務信息，包括服務指南、服務方式和服務內容、業務指導、友情鏈接、信息反饋等。

1.2 技術評價指標。技術是網站正常運行的保證。網站技術一般包括軟、硬件技術、信息組織技術、信息檢索技術、管理維護技術和安全保障技術等。

1.3 管理評價指標。管理維護是保證網站正常運作的重要措施。網站管理一般包括建站管理與日常管理、內容管理、技術管理、反饋管理。

2 調查的實施

筆者于2007年4月30日對國內30所高校的檔案網站進行了調查分析，調查對象見表1。這30所高校基本上都是國內知名的大學，也是檔案數字化、自動化和網絡化建設起步較早、做得較好的學府。它們分布在我國的各個區域，包括東南沿海地區、西部地區、北部和中部地區。因此，本次調查結果可以反映目前我國高校檔案網站設計與研制的水平，也在一定程度上反映了我國高校檔案館網絡信息服務水平。

本次調查是通過直接訪問高校檔案館主頁進行的，大多都查看到網頁的三級頁面，少數只查看一級與二級網頁。調查指標的名稱和分類是按照所調查的檔案館網頁包含的內容來命名和劃分的，并不一定是各高校檔案網站網頁上的原有名稱和分類，但它們都反映了高校檔案網站評價的四類指標。

3 調查結果分析

3.1 網站的內容設置

我國高校檔案網站在內容設置上較為全面，基本包括了檔案機構信息、檔案工作信息、檔案資源信息以及檔案服務信息4個方面，但也存在內容分配失衡、不協調等一系列問題，具體如下：

3.1.1 檔案機構信息簡單、不完整。檔案機構信息主要包括本校檔案部門的一些基本信息，如機構設置、本館簡介、聯系方式等。調查結果詳見圖1。從調查結果來看，我國高校檔案館大部分申請了自己的IP地址，有獨立的館名、域名與本館介紹。約有70％的高校檔案館在網站上提供了E-mail聯系方式，有些網站還詳細提供了各個部門聯系人的電話、郵箱等，方便用戶與本館的交流，但是尚有三分之一的網站沒有機構設置和館址的說明。近55％的高校檔案館在網站上提供了機構照片或圖片，但是數量很少。值得一提的是，在此次調查中有4個網站有英文版本，其他網站都沒有，可見高校檔案網站國際交流意識較弱。

3.1.2 檔案工作信息較為全面。筆者主要從檔案工作動態、最新消息以及檔案制度、法律、法規方面的信息進行調查(見圖2)。調查結果顯示。90％以上的高校檔案網站已經列出了檔案工作動態以及檔案法規，包括《中華人民共和國檔案法》，普通高校檔案管理法規以及各內部檔案管理制度等，這說明高校檔案館不僅注重宣傳本館的檔案工作事務，而且重視檔案法律制度建設。

3.1.4 檔案服務功能單調。調查項目主要包括業務服務指南、表格下載功能、在線檢索、在線咨詢、讀者意見或建議箱及留言本、用戶訪問量記錄、友情鏈接(包括與本校主頁的鏈接、與國內其他大學檔案館的鏈接、與國內重要文獻信息機構的鏈接、與Internet搜索引擎的鏈接、與國外檔案館的鏈接)等(見圖4)。調查發現，大多數檔案網站的服務僅局限于提供簡單的業務服務指南。很多網站還未開通表格下載、在線檢索功能。同時，很少有網站提供在線咨詢、用戶留言服務以及記錄用戶的訪問量等。在友情鏈接方面，大部分網站提供了與本校主頁和與國內其他大學檔案館的鏈接，但與國內重要文獻信息機構的鏈接、與Internet搜索引擎的鏈接以及與國外檔案館的鏈接卻很少，這給用戶的查詢利用帶來了很大的不方便。

3.2 網站的技術保障

3.2.1 信息組織技術還需完善。各檔案網站及其檔案信息缺乏有效的組織，出現所謂的“無頭現象”和“孤島現象”。網站之間、檔案信息之間缺乏相關機構、相關地域或相關主題等為基礎的聯系或鏈接，不利于全方位、多角度地獲取關于某一問題的整體性檔案信息。而且受調查的網站中很少有設置“站內地圖”這個指導用戶運作不可缺少的組成欄目。

3.2.2 軟、硬件技術急需改進。當前我國高校檔案網站相關的軟、硬件配置較低，升級不及時，處理速度較慢，從而難以提供高質量的服務。

3.2.3 信息檢索技術水平較低。有部分高校檔案網站檢索系統研發水平較高，達到了一定的技術層次，具有較強的實用性。少數高校檔案網站可以為用戶提供高級檢索，可以按主題、作者等進行多項目檢索，但多數高校檔案網站還沒有提供檢索系統、站內搜索引擎。或提供的檢索系統不合適。

3.2.4 頁面設計參差不齊。在頁面設計上，我國高校檔案網站的總體策劃和設計水平不一。有些網站頁面設計過于簡單和粗糙，頁面對用戶沒有什么吸引力，基本上是靜態文字，內容與形式的搭配很不合理，風格不一致，缺乏美感，圖形、圖像較少，音頻、視頻等多媒體的內容更是難得一見，整體上給人的印象就是呆板、枯燥，可讀性不強，界面又缺乏趣味性，這就很難抓住用戶的心，提高回頭率。

3.3 網站的管理與維護

網站管理與維護一般包括建站管理、日常管理、內容管理、反饋管理等方面。高校檔案網站的日常管理較為延滯。內容更新速度慢，有些工作信息、館藏內容還停留在2006年，有的檔案網站如上海交通大學檔案網站的最新動態信息還停留在2005年，極大地影響了用戶利用的時效性。而且內容建設極為不健全，比如點擊某項欄目進行查詢，要么是“網站正在建設中”。要么是“暫時沒有此項內容”。高校檔案網站的反饋管理比較欠缺，用戶的留言、郵件等回復不及時，也沒有FAQ欄目以方便用戶的查詢利用，有的高校檔案網站如清華大學檔案網站、北京師范大學檔案網站等甚至沒有設置留言板、郵箱等與用戶進行交流互動的方式。

(作者單位：南開大學商學院檔案學系 來稿日期：2007-11-01)