基于條碼技術的檔案條碼管理系統設計與研究

摘要：本文提出了檔案條碼管理系統整體設計架構及功能。論述了系統的創新點與實現的關鍵技術方案。該系統在國內首次提出了檔案管理22位條碼編碼規范，實現與主流檔案管理系統的無縫鏈接，可以對檔案庫房進行管理。具有較強的規范性、可移植性，能夠滿足用戶的不同需求，具有廣闊的應用前景。

關鍵詞：條碼技術 檔案條碼管理系統 設計研究

1 基于條碼技術的檔案條碼管理系統介紹

1.1 系統開發語言及條碼標準

Delphi語言是可重復利用的完整的面向對象的程序語言，擁有當今世界上最快的編輯器、最為領先的數據庫訪問技術。SQL Server 2000是目前最流行的關系型數據庫管理系統。因此檔案條碼管理系統結合Delphi語言強大功能和SQL數據庫安全、穩定等特點；采用客戶機服務器體系即C/S模式進行開發。

系統采用93碼的編碼規則和特點來編制案卷和文件條形碼，93碼編碼具有規則簡單、誤碼率低、所能表示字符個數多等特點，以實現條形碼生成與打印。

1.2 系統介紹及主要功能

1.2.1 系統介紹

我們開發的檔案條碼管理系統取得的重要突破是：可以與現有的主流檔案管理系統實現無縫鏈接，尤其是在掃描檔案原文時，通過對檔案原文上條碼的識別。可以實現檔案原文與檔案管理系統中的文件題名自動一一對應，從而大大提高工作效率，降低了工作誤差率；同時，我們研究制定檔案條碼編碼規范，通過“組織機構編碼+檔號(全宗號、年度、分類號、目錄號、保管期限、案卷號)+存址”來唯一標識檔案的屬性，提高檔案管理系統的規范性與普及性：該系統實現了案卷管理、數據導入導出、庫房管理、原文管理、借閱管理等功能，并在部分實體檔案館(室)得以應用推廣。

1.2.2 系統主要功能

數據批量導入導出。數據導入導出模塊是為實現與現行檔案管理系統的無縫鏈接而提出的解決方案，以實現本系統與原有檔案管理系統之間數據的交換。

條碼自動識別打印。打印模塊可實現案卷、文件條碼和存放單元條碼的批量打印。可根據用戶設置的頁面參數和條碼參數，自動排版并進行打印。

條碼識別借閱。此模塊主要完成檔案的借閱與歸還。借檔者的基本信息與所借檔案信息在此集中管理。通過條碼的掃描，迅速定位到所借檔案，保存相關信息，并以報表形式打印出來，檔案管理處與借閱者各持一份，留有記錄。主要有借閱記錄的添加、修改、保存、刪除、打印等功能。可以多條件模糊查詢出所需的借閱記錄信息。

原文的批量上傳與下載。此模塊是通過原文管理模塊實現的。

庫房清查管理。庫房管理人員運用便攜式條碼數據采集器掃描檔案存放單元條碼，檢查檔案的排序，對空缺檔案是否屬于非正常缺號、是否有放錯位置的檔案，并及時發出預警信號，提醒管理人員及時糾錯。

2 系統創新點與實現關鍵技術方案

2.1 數據批量導入導出，實現與主流“檔案管理系統”的無縫鏈接

本系統中，導入操作的目的表為所選擇的EX—CEL表，導出操作的源表不用用戶指定，其就為本系統的案卷表。所以不需要用戶掌握SQL言。另外，此模塊還設置了數據篩選功能，以防止在數據的導入導出過程中出現冗余的重復數據。所以本系統可以和其他檔案管理系統并行工作。用戶可以隨時把本系統中新加入的案卷通過EXCEL表導入原有系統。

點擊“數據導入導出”進入數據導入導出界面。

點擊“導出”，就可以把顯示的案卷信息導出到EXCEL表中，提示導出成功，然后把導出的信息保存。打開選擇要導入的EXCEL表，點擊“導入”，就可以把數據導人數據庫中。通過篩選。可以把重復的數據去除。

2.2 使用便攜式條碼數據采集器進行檔案庫房管理

在檔案的日常管理、維護工作中，需要定期對庫房檔案進行檢查、核對。由于條碼可以對檔案進行分類和編碼，也可以對每個檔案存放單元編制與之唯一對應的編碼，可把這個編碼生成條碼置于實際存放單元，為檔案檢索和庫房檔案檢查提供了支持。

點擊“庫房管理”進入庫房管理界面。

庫房管理提供了類似Windows文件管理的多級樹式管理。可以根據實際情況對存放單元進行多級劃分，一個大的存放單元可以劃分為多個小的子存放單元，每個子存放單元又可劃分為更小的子存放單元。存放單元樹的葉結點，即沒有子存放單元的存放單元為基本存放單元。基本存放單元記錄其中存放的檔案文件。每個存放單元有一個與之唯一對應的編號，可把這個編號生成條碼貼在實際存放單元上，為檔案檢索、檔案檢查提供支持。

單擊選中一個節點。然后右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇操作。點擊添加子節點為選中的節點添加一個子節點：點擊修改可以修改選中節點，即存放單元的名字，但不能修改存放單元的編號；點擊刪除可以刪除選中節點：點擊存放案卷彈出存放案卷窗口。在存放案卷窗口中，選擇要放入選中存放單元的案卷。系統提供了模糊查詢。可根據案卷的某個字段查出要存放的案卷。

2.3 原文錄入

原文錄入模塊完成案卷原文的批量錄入功能主要包括：讀取條碼、讀取文件名、上傳原文三個步驟。讀取條碼把要進行原文錄入的案卷條碼讀入到一個臨時庫，可在原文掃描之前進行。也可在原文掃描之后進行，但錄入順序必須與原文掃描的順序相同。讀取文件名是把原文掃描得到的數字文件名錄入到一個臨時庫，并按照文件創建的時間進行排序，讀取文件名時要求用戶指定數字文件所在的文件夾。上傳原文以前兩步得到的兩個臨時庫為基礎，進行原文上傳。

在原文上傳過程中，核心操作之一是把數字文件以二進制形式插入到image類型的字段中。我們利用Tadoquervl控件的屬性和方法可以完成該操作。

在原文上傳過程中，核心操作之二是保持上傳過程中數據的一致性。在進行文件上傳時要同時對案卷條碼、文件名、原文三個表進行操作，對案卷條碼表和文件名表是刪除操作，對原文表是插入操作。每向原文表中插入一條記錄，就要在案卷條碼表和文件名表中刪除一條記錄。在上傳過程中，如果遇到某些故障導致數據庫操作中止，就可能造成對三個表的更新不一致。比如只在原文表中插入了一條記錄而在案卷條碼表和文件名表中沒有刪除相應的記錄，這樣就會導致數據庫邏輯混亂。上傳的數字文件不能與案卷對應。我們利用SOL server提供的事務機制把對三個表的更新操作看成一個原子工作單元，在操作開始時啟動事務，操作結束時關閉事務。

點擊“原文管理”進入原文管理界面。

對原文錄入的解決方案步驟如下：設置原文目錄(設置目錄)，利用掃描儀掃描檔案原文并把得到的數字文件存入設置好的原文目錄(掃描原文)，利用條碼掃描槍掃描原文上的條碼(掃描條碼)。可以先掃描原文后掃描條碼，也可以先掃描條碼后掃描原文，兩者還可以同時進行。但是，掃描的檔案文件順序必須保持一致。最后系統根據數字文件的創建時間對它們排序，與掃描的條碼一一對應。掃描原文不在本系統中進行，但需要與本系統配合使用。進行原文錄入的前提是：檔案文件在系統中已有記錄、檔案文件已貼上條碼標簽。

2.4 制定檔案條碼編碼規范

在制定條碼編碼規范時我們本著立足于高等學校檔案管理、放眼于全國各行業檔案管理的原則制定了規范化編碼方案(22位碼)。

2.4.1 以案卷為保管單位的管理模式的檔案條碼管理規范

2.4.1.1 以案卷為保管單位管理模式的檔案條碼編碼規范

城市編碼——4位。例：天津市編碼為$022。城市編碼可以根據全國城市長途電話區號編制。

單位編碼——4位。例：天津工程師范學院編碼為gcsy。

歸檔年度——4位。例：2003年的檔案編碼為2003。

分類號——2位。例：教學類檔案編碼為jx。

保管期限——1位。例：保管期限為長期的檔案編碼為C。

案卷號——5位。例：第156卷的檔案編碼為$$156。

順序號——2位。例：卷內順序號為1的文件編碼為$1。

2.4.1.2 以案卷為保管單位管理模式的檔案條碼編碼式樣

3 系統評價與推廣應用

本系統是天津市檔案局下達的科研項目產生的科研成果，現已經結題。課題鑒定專家對本系統給予了高度評價。本課題的技術特征在國內尚屬首例，該項目研究成果在編碼設計方面具有創新性、實用性，具有廣闊應用前景，建議推廣應用。

(劉新鈺，天津工程師范學院黨政辦公室；任雪浩，天津工程師范學院黨政辦公室；郭亞軍，唐山師范學院初等教育學院計算機系；王文娜，河北石油職業技術學院計算機工程系 來稿日期：2007—11—14)