基于電子政務(wù)的電子公文標準化探析

摘要：隨著電子政務(wù)的發(fā)展，我國政府對電子公文標準化的需求越來越迫切。本文就電子政務(wù)中的電子公文標準化的意義、現(xiàn)狀、內(nèi)容和公文標準的制定進行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù) 電子公文 標準化

1 電子政務(wù)與電子公文標準化的意義

做好電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。是當前國家電子政務(wù)建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的一項重要工作，在2003年出臺的電子政務(wù)規(guī)范中我國已經(jīng)確立以XML作為公文格式規(guī)范，尤其是2004年《電子簽名法》出臺，對解決電子公文應(yīng)用環(huán)境。推動我國電子政務(wù)建設(shè)起著積極作用。然而，這對于整個電子政務(wù)的建設(shè)與發(fā)展來講還遠遠不夠。電子公文的標準化工作才剛剛開始，有很多產(chǎn)品、技術(shù)方面的標準需要制定。從技術(shù)和產(chǎn)品來看，真正能全面支持國家規(guī)范的產(chǎn)品并不多；從行業(yè)來看，電子政務(wù)還沒有形成足夠的規(guī)模，標準化的建設(shè)是當務(wù)之急。

在電子政務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息共享、互聯(lián)互通，就需要標準化。標準是信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基礎(chǔ)。電子公文格式規(guī)范是黨政機關(guān)跨平臺、跨部門電子公文交換的基礎(chǔ)，加快電子公文標準研究是社會各界的共識。如要找到一種符合國家公文格式標準的、技術(shù)先進的、全面支持公文應(yīng)用流程的優(yōu)秀的公文格式標準，讓這種標準服務(wù)于電子公文的各個環(huán)節(jié)，讓這種標準帶動整個電子政務(wù)乃至整個IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和壯大。這種標準應(yīng)該是全面支持我國公文格式標準化的，符合我國政策法規(guī)要求的。能夠適應(yīng)復雜應(yīng)用環(huán)境的，符合大多數(shù)人公文處理習慣的，技術(shù)先進、開放、可作為更多產(chǎn)品開發(fā)基礎(chǔ)的。只有建立了標準，才能進一步降低成本。企業(yè)可以據(jù)此進行研發(fā)和批量生產(chǎn)，政府也容易選擇。因此，加強電子公文標。準化工作，加快電子公文標準研究和制定，對促進檔案信息化建設(shè)，推動電子政務(wù)發(fā)展。實現(xiàn)信息共享、互聯(lián)互通具有十分重要的意義。

2 電子政務(wù)與電子公文標準化的現(xiàn)狀

2001年，國務(wù)院辦公廳為版式文件挑選文件格式，當時世界上應(yīng)用比較廣泛的版式文件標準分別有美國的PDF和臺灣的WDL。經(jīng)過歷時半年考察與比較，國務(wù)院辦公廳最終選擇GEB作為版式文件。并成為政府系統(tǒng)中的版式參考標準。自此以后，重慶市、寧夏回族自治區(qū)、廣州市等多家政府機關(guān)開始全面采用CEB進行各類電子公文的傳輸、交換、存儲與檢索。應(yīng)該說CEB初步滿足了政府公文電子化需要。

2002年國務(wù)院信息化工作辦公室和國家標準化管理委員會在北京成立了國家電子政務(wù)標準化總體組，全面啟動電子政務(wù)標準化工作。總體組由若干專家組成，負責電子政務(wù)標準化工作的總體協(xié)調(diào)，以及電子政務(wù)所涉及的重要標準研究和制定專項的組織和推進工作。具體職責是：提出標準體系，提議設(shè)立具體標準研究項目，審核各項目的承擔單位，監(jiān)督項目的執(zhí)行情況，負責標準研究項目成果的評審。為相關(guān)部門或地方提供標準化方面的咨詢和建議。

2002年6月，總體組召開“電子政務(wù)標準化研究與標準制定項目說明會”將《電子政務(wù)標準化指南》[第一版]和首次啟動的標準研究項目對全社會公開進行了說明，其中就包括《基于XML的電子公文格式規(guī)范》這一標準研究項目。2002年7月，由總體組專家根據(jù)公開報名情況投票選出了總體組下屬的標準工作組的項目承擔單位，鑒于深圳市已經(jīng)頒布過有關(guān)電子公文交換的地方標準。《基于XML的電子公文格式規(guī)范》工作組由深圳技術(shù)監(jiān)督局作為召集單位。2002年12月，總體組對各工作組的工作成果作了初步審議提出一些問題。2003年1月。修訂后的各標準草案正式公開征求意見。2003年10月，總體組對聽取了公開征集意見后修改的各標準草案進行審議，各工作組在聽取了各專家意見后再次修訂標準草案。

2004年6月由北京大學電子政務(wù)研究院、北京大學計算機科學技術(shù)研究所主辦，方正集團協(xié)辦的“電子公文系統(tǒng)標準與技術(shù)高層論壇”在北京大學舉行。目前，中國電子公文標準初稿已經(jīng)完成了兩大部分，并送交國務(wù)院辦公廳和中共中央辦公廳試運行。其他一些項目也在制定之中。

電子公文標準化下一步的重點是進一步擴充和完善以《中文辦公軟件文檔格式規(guī)范》(UOF)為核心的標準體系，加大科研投入力度。逐步擴大UOF應(yīng)用范圍和影響度。研究UOF的標準符合性測試和認證，研究安全、可控的UOF規(guī)范，研究面向頁面描述的規(guī)范，研究UOF國際化的可行性。

3 電子政務(wù)與電子公文標準化的內(nèi)容

3.1 電子公文概念的標準化。目前在電子政務(wù)建設(shè)中。國務(wù)院辦公廳已正式頒發(fā)了《電子公文傳輸管理辦法》，并在該《辦法》中給出了一個電子公文的定義：電子公文是指國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。該《辦法》因為首次明確規(guī)定了電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法定效力而顯得十分重要。而在《基于XML的電子公文格式規(guī)范》標準第一部分《總則》中又將電子公文定義為“以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓摹！?/p>

3.2 電子公文管理制度的標準化。在電子政務(wù)建設(shè)中，同紙質(zhì)公文一樣電子公文也需要依靠嚴格的管理制度才能保證其有效性。紙質(zhì)公文管理有一套標準化的制度。多年來行之有效。電子公文也需要建立標準化的管理制度。目前，關(guān)于電子公文的管理制度有《電子公文傳輸管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等就電子公文的生成、發(fā)送、接收、歸檔作了具體規(guī)定。電子公文的管理制度都盡量沿用紙質(zhì)公文的管理制度，這樣既能沿襲紙質(zhì)公文管理的成功經(jīng)驗。也容易被有關(guān)人員掌握使用，而且無需對現(xiàn)行各項管理制度作大幅度修訂。這也是為什么需要用數(shù)字紙張技術(shù)來構(gòu)建電子公文的原因所在。因為利用數(shù)字紙張技術(shù)可以使電子文件具備與紙質(zhì)文件基本相同的特性，從而能夠基本沿襲原有的紙質(zhì)文件的管理制度。

3.3 電子公文元數(shù)據(jù)的標準化。電子政務(wù)系統(tǒng)中電子公文元數(shù)據(jù)，也就是通常所說的公文要素，如文號、發(fā)文單位甚至連正文文字也可視為元數(shù)據(jù)。目前關(guān)于電子公文元數(shù)據(jù)的標準主要是《基于XML的電子公文格式規(guī)范》。其第2部分《公文體》以XML方式描述了電子公文的各項元數(shù)據(jù)，第4部分《辦理》定義了電子公文辦理過程中的各項元數(shù)據(jù)，第5部分《交換》定義了電子公文交換過程中各個環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)。其中《公文體》已基本制定完畢，其余部分正在開始制定。

3.4 電子公文顯現(xiàn)、打印的標準化。電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子公文是一定要呈現(xiàn)給人看的，打印則可以還原成紙質(zhì)公文。這兩個操作是電子公文的主要使用方式。也是處理電子公文的各信息系統(tǒng)需要經(jīng)常進行的操作。對于有法定效力的電子公文。根據(jù)國家有關(guān)安全保密部門的要求，是不能公開其存儲格式的。對這些電子公文的顯現(xiàn)、打印操作，可以進行調(diào)用接口的標準化工作，使不同的信息系統(tǒng)都能通過統(tǒng)一的調(diào)用接口采用《基于XML電子公文格式規(guī)范》第3部分《顯現(xiàn)》。該部分標準定義了電子公文的顯現(xiàn)格式，已由書生公司與中科院軟件所聯(lián)合提出標準草案，正在制定過程中。

3.5 電子公文歸檔的標準化。2003年國家檔案局出臺的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，對電子公文的歸檔管理提出了明確的要求。其第二條明確界定了該辦法所適用的電子公文系指“各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”。而《基于XML的電子公文格式規(guī)范》第6部分《歸檔》也將明確電子公文歸檔要求、歸檔方法和歸檔過程，目前它已在研究制定中。

3.6 電子公文安全的標準化。在我國電子政務(wù)建設(shè)中，為了使電子公文能保持應(yīng)有的安全性，同時也為了使加密后的電子公文能夠在不同的單位之間正確傳輸，電子公文的安全也應(yīng)當遵循同樣標準。目前，國家有關(guān)安全保密部門對涉及國家機密的電子信息有一定的安全標準，如必須使用國家指定科研單位研制的密碼機加密，密鑰的管理也有一套相應(yīng)的標準和制度。但對電子公文來說僅僅這些是遠遠不夠的。《基于XML的電子公文格式規(guī)范》第7部分《安全》將定義電子公文的安全機制，描述對電子公文安全機制的監(jiān)控和審計。目前已開始研究制定，制定出來后能夠解決部分問題。

4 電子政務(wù)與電子公文標準的制定

針對電子政務(wù)建設(shè)對電子公文應(yīng)用的需求。許多科研機構(gòu)和IT企業(yè)紛紛推出了一系列電子公文解決方案，其中最為著名的就是方正智能文檔CEB。多年來，北大方正憑借自有知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)，確立了自己在出版印刷領(lǐng)域的地位，方正激光照排系統(tǒng)覆蓋了國內(nèi)90％以上的報業(yè)市場。成為事實標準的制定者。

2004年6月14日，方正電子就在京發(fā)布了自己的智能文檔戰(zhàn)略。提出“走向中國版式標準”的口號。方正智能文檔的發(fā)展策略，一個是強調(diào)開放，一個是強調(diào)標準。開放有兩個層面的含義，首先是指技術(shù)合作方面，方正會積極尋求和業(yè)界其他企業(yè)合作；在戰(zhàn)略層面上，共同推動雙方產(chǎn)品與方案的合作。其次，是指在技術(shù)上，CEB將逐步開放，不僅提供豐富的調(diào)用接口和調(diào)用服務(wù)，也將進一步開放、公布GEB的格式規(guī)范，吸引更多的政府機構(gòu)和IT企業(yè)來支持CEB。

方正智能文檔方案主要由四部分組成：客戶端應(yīng)程序、智能文檔CEB、應(yīng)用服務(wù)、安全保密通道。智能文檔CEB包含版式信息和XML邏輯信息，是數(shù)據(jù)文件的保存格式。應(yīng)用服務(wù)是服務(wù)器端軟件，在數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，提供格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)保護存儲和檢索等功能。安全保密通道采用密碼技術(shù)和數(shù)字保護技術(shù)，保護交換、利用和存儲過程中的數(shù)據(jù)安全。