企業財務檔案管理和企業經濟發展

摘要：本文指出了企業財務檔案管理的重要性并提出了加強財務檔案管理的措施。

關鍵字：財務檔案管理 專業化 職業化 規范化

財務檔案是專業檔案的一種，它是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映。也是開展經費活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。規范、完整的財務檔案，不但可以幫助財務人員核查歷史。為工作提供理論依據，還可以使業務人員從中學到相關的業務知識，借鑒到先進的管理方法。對財務工作起到推動作用。因此，加強對財務檔案的管理是十分重要的。

企業的檔案管理工作是企業適應市場經濟環境，加強內部管理的基礎，企業沒有系統的檔案管理體系，就很難適應當今的經濟發展趨勢和參與國際市場競爭。無論是ISO9000族國際質量認證標準的推行，還是國際環保認證證書的獲得，不管是企業改制。還是建立現代企業制度，參與資本經營，無不以系統完整的檔案資料為憑證和依據，缺少了檔案這一載體，一切都變成空談。企業的許多重要檔案材料丟失或被個人據為己有，都會影響到企業的管理和發展，甚至會造成許多無法彌補的損失。企業檔案是在企業生產經營活動中直接產生的，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證和依據，也是企業重要的無形資產，更是為國家為社會積累的寶貴歷史資源。忽視企業檔案就是浪費資源。隨著改革開放深入發展，尤其是中國加入WTO，國內、外市場融為一體。企業面臨日益激烈的國際化競爭，只有按照市場運行規則轉變企業經營觀念和經營制度，與現代企業制度接軌，有效合理地整合企業各種資源，才能形成自己的核心競爭力。

加強企業財務檔案管理應注意以下幾個方面：

1 加強企業檔案意識，樹立檔案是企業資產、具有實用效益的觀念

企業經營以追求利潤最大化為目的。企業一般都較注重于短期和現實利益。對企業管理基礎建設往往不夠重視。往往認為“企業搞檔案是只花錢不出效益的事，沒有必要搞”、“抓生產出產量、跑市場有訂單是企業的頭等大事，過時的記錄存起來既占地方又費人力，沒有實際用途”、“搞檔案會丟失機密，還是放在自己手上最保險”等，這種現象在企業普遍存在，尤其是一些規模小或經營不善的企業主們，根本就沒有企業檔案的概念，或是有點檔案意識而顧及不上。大都是臨時抱佛腳，等需要時再搞，殊不知檔案的積累并非一朝一夕之事，而是一項長期性的基礎工作。在企業無論是技術檔案還是文書檔案、聲像檔案、財務檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以企業產品為例，從設計試制到品牌的創立，無不包含著一代甚至幾代創業者的聰明才智與辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，這是難以用金錢買到的無價之寶。企業檔案是一種非常重要的資產和社會財富，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性和可復制性等公共屬性。檔案資產是企業固定資產和一些無形資產的伴生物，它在各種生產要素的組合下產生、共存并發展完善。企業檔案資產的實用效益是在檔案利用中顯現出來的。如企業產權檔案中的土地房產權證、企業創建時的合資、合營協議合同、股權證明等，都是企業發展中不可或缺、無以替代的原始憑證。一旦保管不善丟失或毀損，將會直接引發棘手的經濟糾紛和不可挽回的損失。所以，在企業加強檔案工作，建立和完善檔案管理體系時，首先必須要加強檔案意識，只有認識到檔案是企業的資產，確立了檔案實用效益的觀念以后，就會千方百計去收集、管理、保護、利用好這些檔案資料，就會下決心做好檔案管理工作。

2 企業財務檔案管理要實現專業化和財務檔案管理人員職業化

2.1 財務工作由于業務性強，檔案的歸檔工作多由財務人員來完成，而且為便于隨時查閱會計賬簿、憑證和財務工作標準，有相當一部分財務檔案由財務部門自行管理。而財務人員對檔案管理的業務知識又很缺乏，對檔案歸檔范圍、內容、方法等不甚理解，因此在檔案管理上往往會出現一些問題。應在檔案管理部門的指導下進行管理，嚴格執行檔案借閱、保存、銷毀等制度，逐步向專業化管理邁進。對于小型企業只要有檔案管理制度，有專用的庫房和裝具，符合保管條件，配備有檔案專業知識的專兼職檔案管理人員，能有效開展檔案工作，確保企業檔案能完整、有序收集、保管和有效利用就可以。除非各方面條件許可。否則沒有必要追求各類設施一定要大而全。有的企業有一定規模但內部管理滯后，雖然已認識到企業檔案管理對企業發展的重要性，對建立企業檔案管理體系也有迫切的要求，但又感到自身管理不規范，無從下手。檔案資料是現實活動的真實原始記錄，是不能進行修飾和偽造的，它是企業生產、經營、科學技術和管理活動的產物。只要是在企業活動中產生的，對企業現階段或今后一段時間都具有參考利用價值的都可以進行完整的收集整理。檔案本身內容是否規范屬于企業整體管理素質問題，除了用作法律憑據的檔案材料，必須具有法律效力外，其他方面的問題只要是真實的原始記錄都必須保持本來面目。

2.2 檔案管理人員是檔案的管理者，管理人員業務水平是否過硬，是檔案能否發揮服務作用的關鍵。而現在各單位的財務檔案管理人員有的沒有經過培訓，對檔案管理知識掌握不多，歸檔內容、時間、范圍和立卷方法不清楚，檔案管理的規章制度也不很明確。很容易造成歸檔混亂、內容不全、類別不清等問題。因此必須重視檔案管理人員的選拔和培訓，提高檔案管理人員的專業素質。人的因素是各項事業發展的關鍵。綜合性強、涉及面廣、內容龐雜、聯系緊密是絕大多數檔案具有的基本特點，檔案管理工作者在對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用中都始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動。如果不精通檔案專業知識，缺乏相關的科學技術知識，就會影響上述業務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從說起。同時隨著知識經濟時代的到來，企業檔案管理現代化和提高檔案開發利用率，都要求檔案人員必須掌握計算機、數據庫、網絡以及縮微、音像、光盤刻錄等知識和技術，具有適應各種新領域、新技術、新材料的能力。真正做到一專多能，全面發展。企業要實現企業檔案工作的可持續發展，必須注重人才培養。那種檔案人員更換頻繁或沒有專門檔案管理人員的狀況，是不可能從根本上改變、提高企業檔案管理質量和水平的。

3 財務檔案管理要規范化

在財務管理上大多重視資金管理，而對財務檔案管理卻重視不夠。造成檔案管理要求不統一。歸檔的內容隨意性大。管理形式和方法各式各樣，使檔案不能發揮應有的為經濟發展服務的作用。應把檔案管理作為財務管理考核的一項重要內容，按照檔案管理規定，對財務檔案管理情況進行定期檢查，增強相關人員對財務檔案管理的重視。 “規范出效益”已成為人們的共識，規范化管理也已被越來越多的領域所采用，并越來越充分地顯示出它極大的潛能。就財務檔案管理而言。其范圍很廣、內容很多，如何抓住重點，特別是在一些關鍵部位率先實施規范化管理，對于完善財務綜合管理機制和提高經費使用效益，將起到積極作用。

3.1 抓好三室一庫建設，把財務辦公室、財務資料室、財務微機室和會計檔案庫進行規范化建設。即：辦公室秩序井然。會計憑證、單據入柜列單存放；資料室統一資料柜、資料盒和資料標簽，統一制定財務資料管理規定：財務微機室按會計、出納各自管轄范圍統一擺放微機、復印機、打印機等電算化硬件設備；會計檔案庫根據實際情況可定做檔案密集柜和多層文件柜，并按序列標清年度會計憑證、財務資料檔案等相關資料，便于查找。

3.2 嚴格落實資料登記制度。企業財務部門要建立和完善財務工作記事薄，貴重物品登記薄，票據使用登記薄，計算機軟盤資料登記薄，收發文件登記薄及經費結算登記薄等，并做到及時記載且內容要完整，數字要準確，字跡要清楚。

3.3 要建立企業會計材料收集整理制度。按照財務業務類別歸屬材料范圍，財務規章制度包括各種規定、措施、通知、通報等：報表資料包括年度預算、決算、會計報表和其他財務報表等：材料包括調查報告、經費管理情況匯報和經費材料等：綜合財務包括財務工作計劃和總結等：電算化管理包括各種內容軟盤材料、備份文件、財務數據等：其他資料包括專業訓練、學術研究、財會書刊等。對這些資料要做到定期整理，專柜存放，專人管理。

企業只有建立系統的檔案管理制度和管理體系，規范企業的檔案管理程序，對企業檔案實行集中統一管理，把檔案資源有效收集管理與積極開發利用有機結合，才能使企業檔案信息資源轉化為企業的現實生產力，創造更多直接或間接的經濟效益和社會效益，營造企業檔案管理與生產發展的良性運作環境，推動企業不斷創新，健康發展。