醫(yī)院檔案管理中幾個(gè)值得探討的問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民群眾對(duì)衛(wèi)生保健的需求提高，醫(yī)院也面臨著新的發(fā)展機(jī)遇。作為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院的檔案管理工作必須適應(yīng)新形勢、新任務(wù)，樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的觀念，明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

1 改革醫(yī)院檔案管理體制勢在必行

在當(dāng)前形勢下，改變?cè)瓉矸稚⒌臋n案管理體制，對(duì)本單位在醫(yī)療活動(dòng)中形成的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，增加檔案管理的綜合性和獨(dú)立性，是滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作利用檔案的需要，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平提高的必然要求。

1.1 綜合性。目前一些醫(yī)院設(shè)立的綜合檔案室管理的檔案包括文書檔案、科研檔案、基建檔案、教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、出版檔案、實(shí)物檔案等，看上去似乎是集中統(tǒng)一管理：其實(shí)不然，因?yàn)闆]有包括病歷檔案和人事檔案，而人事檔案和病歷檔案在醫(yī)院建設(shè)中占有舉足輕重的地位，只有對(duì)它們實(shí)行綜合管理才能更好地發(fā)揮其作用。

1.2 獨(dú)立性。檔案部門作為獨(dú)立科室直屬院長領(lǐng)導(dǎo)，可直接參加醫(yī)院召開的各種會(huì)議，及時(shí)了解醫(yī)院動(dòng)態(tài)，根據(jù)醫(yī)院工作需要有針對(duì)性地開展檔案工作。此外，檔案部門作為獨(dú)立的部門，有利于檔案工作者從紛雜的行政事務(wù)中解脫出來，集中精力做好本職工作。

2 深入開發(fā)檔案信息資源，提高檔案工作效益

檔案工作只有通過提高其工作效益，才能得到社會(huì)和醫(yī)院的重視，提高自己的社會(huì)地位，在改革大潮中立于不敗之地。對(duì)于醫(yī)院檔案部門來講，深入開發(fā)檔案信息資源為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)是當(dāng)前做好醫(yī)院檔案工作，提高檔案工作效益的最佳途徑。

2.1 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。開發(fā)和利用好檔案信息資源，非常關(guān)鍵的一條是檔案管理人員樹立信息觀念，增強(qiáng)檔案服務(wù)和利用的意識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，檔案工作的服務(wù)性是通過檔案的提供利用來實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員應(yīng)該深入到各職能部門及臨床第一線調(diào)查、了解醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對(duì)檔案信息的需求。根據(jù)各類需求特點(diǎn)，有針對(duì)性地為醫(yī)療和科研、教學(xué)工作提供信息，只有將檔案信息提供給各方面利用時(shí)。才能使各部門在實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作所起到的作用，從而更進(jìn)一步地了解檔案的價(jià)值所在，增強(qiáng)利用者的檔案意識(shí)。從這個(gè)意義上講，檔案信息資源的開發(fā)利用也是最好、最直接、最實(shí)際的檔案宣傳工作。

2.2 健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做好超前服務(wù)。必須從本單位的具體情況出發(fā)，建立必要的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。形成從院長到各職能科室的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，完善收集形式。取得各部門支持與配合也是開發(fā)檔案信息資源的重要條件，在信息資源開發(fā)中，檔案管理人員應(yīng)了解和掌握本單位醫(yī)、教、研工作整體形勢和發(fā)展方向，了解各時(shí)期各部門的工作任務(wù)，有計(jì)劃地為各部門提供有價(jià)值的檔案信息，做好超前服務(wù)。

2.3 完善檢索體系。提高服務(wù)效率。這是全方位開發(fā)檔案信息資源，提高檔案檢索速度，實(shí)現(xiàn)高效率服務(wù)的必要條件。在浩繁的庫存檔案中查找所需檔案，沒有完善的檢索工具是不行的。檔案檢索工具多樣化既提高了檢索工具的覆蓋率和確定率，使每一種檢索工具都能覆蓋室藏所有檔案：形成從文件級(jí)到案卷級(jí)到專題的多層次多角度的比較完善的檢索體系，提高服務(wù)醫(yī)院各項(xiàng)工作的效率。

3 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源得到充分利用

面對(duì)不斷增多的檔案數(shù)量和種類，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準(zhǔn)確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變?cè)瓉砺浜髥我坏氖止げ僮鞣绞剑袁F(xiàn)代的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號(hào)、制作檢索，工具、存儲(chǔ)、查找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。

4 檔案管理模式改革

電子政務(wù)的廣泛推廣和各種電子媒介的使用對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)。醫(yī)院要改革檔案管理模式，以適應(yīng)新形勢下醫(yī)院檔案管理的需要。

4.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化。醫(yī)院在物力財(cái)力方面應(yīng)給予大力支持。努力改善檔案工作條件和保管條件。

4.2 檔案管理制度化。將檔案工作納入全院目標(biāo)管理考核范圍，在文件的形成、收發(fā)、歸檔、利用、銷毀等環(huán)節(jié)建立系統(tǒng)的管理制度。根據(jù)信息化建設(shè)的需要，制定電子檔案管理辦法。

4.3 檔案信息資源服務(wù)經(jīng)常化。充分發(fā)揮硬件齊全、手段多樣的優(yōu)勢，提供原件借閱、目錄交流、代查、代復(fù)印、提供咨詢等多種服務(wù)。

4.4 檔案庫房安全管理規(guī)范化。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房、辦公、閱文三分開制度；定期檢查檔案庫房的防火、防水、防蛀等措施的落實(shí)；做好大型密集檔案柜的日常維護(hù)：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。確保紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)的安全。