試述會(huì)展從業(yè)人員的基本素養(yǎng)

隨著上海世博會(huì)的日益臨近，全國(guó)各地對(duì)會(huì)展人才的培養(yǎng)方興未艾，僅上海就有上海交通大學(xué)、對(duì)外經(jīng)貿(mào)大學(xué)、上海師范大學(xué)、建橋?qū)W院等學(xué)校先后開(kāi)設(shè)了會(huì)展系或會(huì)展專(zhuān)業(yè)，招生人數(shù)日漸增多。但這幾年已陸續(xù)畢業(yè)的學(xué)生中，真正工作在會(huì)展第一線的并不多，而大多數(shù)正從事會(huì)展工作的人員都有各自的學(xué)習(xí)背景，有的還是理工科出身。一些私營(yíng)小型展覽公司更是準(zhǔn)入性低，只要一部電話、一個(gè)電腦，就能讓新手開(kāi)始工作。因此，對(duì)會(huì)展從業(yè)人員的培訓(xùn)已迫在眉睫，千變?nèi)f化的展覽界需要的是真正能實(shí)際操作的項(xiàng)目承辦人員。本文根據(jù)自己10多年的承辦出國(guó)展覽會(huì)的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，試述作為展覽會(huì)項(xiàng)目承辦員所應(yīng)該具備的基本知識(shí)和能力。

一、文化素養(yǎng)

1 文字組織

一個(gè)展覽會(huì)從選題到落實(shí)項(xiàng)目，最后要形成書(shū)面的招展資料。一般一個(gè)清晰的展覽會(huì)資料，必須寫(xiě)明幾大要點(diǎn)：展覽會(huì)名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、展品范圍，標(biāo)準(zhǔn)攤位的費(fèi)用和人員出訪費(fèi)用。第二部分要寫(xiě)清展覽會(huì)概況，包括第幾屆，展覽會(huì)以往的統(tǒng)計(jì)資料，中國(guó)參展企業(yè)的情況和成交收獲。第三部分要寫(xiě)出參展國(guó)的市場(chǎng)情況，以及該區(qū)域與中國(guó)的經(jīng)貿(mào)情況。以前中國(guó)貿(mào)促總會(huì)制作的展覽會(huì)資料可以作成一本小冊(cè)子，現(xiàn)在的展覽公司的招展資料就言簡(jiǎn)意賅多了，以廣發(fā)為主，宣傳為主，招展為主，市場(chǎng)介紹不多，內(nèi)容簡(jiǎn)單，讓人印象不深，起不到較好的宣傳效果。

另外，起草報(bào)告、總結(jié)資料、公文往來(lái)都需要一定的文字組織能力，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔清晰，主題明確。

2 外語(yǔ)函電

參加國(guó)外展覽會(huì)，免不了要與該展覽會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理聯(lián)系，要學(xué)會(huì)基本的函電書(shū)寫(xiě)，首先要先說(shuō)明本公司作為展覽會(huì)的組辦單位，想組織多少企業(yè)參展，預(yù)計(jì)需要多少面積的攤位，希望能收到什么樣的參展資料等。一般大型的正規(guī)的展覽公司，會(huì)寄來(lái)參展合同，有詳細(xì)的預(yù)訂面積和費(fèi)用，以及相關(guān)的條款。攤位面積確定并收款以后。會(huì)告訴一個(gè)登錄密碼，在展覽會(huì)網(wǎng)站上可進(jìn)行名錄注冊(cè)、搭建、運(yùn)輸、邀請(qǐng)函表格填寫(xiě)、進(jìn)館證登記等有關(guān)工作。以前互聯(lián)網(wǎng)還未出現(xiàn)時(shí)，一般傳真和電話聯(lián)系較多，現(xiàn)在則是郵件往來(lái)，更快更方便了。尤其是攤位圖紙，看得更清楚了。

3 費(fèi)用預(yù)算

招展資料上最難把握的是費(fèi)用，主要是人員費(fèi)用的預(yù)算。攤位費(fèi)一般沒(méi)有多大的出入，尤其有中國(guó)組委會(huì)的展覽會(huì)，都有一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的對(duì)外報(bào)價(jià)，不允許各組辦單位私自抬價(jià)和降價(jià)。比如美國(guó)拉斯五金展，中國(guó)組委會(huì)有一個(gè)統(tǒng)一的攤位費(fèi)價(jià)格，企業(yè)是無(wú)從比較的。唯一能比較的是人員境外生活費(fèi)，因?yàn)檫@個(gè)預(yù)算一般要根據(jù)旅行社報(bào)價(jià)來(lái)核算的，而旅行社又視組團(tuán)規(guī)模來(lái)報(bào)價(jià)，這樣就會(huì)出現(xiàn)二種情況，一種是熱門(mén)專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì)，有一定的規(guī)模，組團(tuán)單位可以對(duì)參展人數(shù)有基本把握，又可以參照同行業(yè)的報(bào)價(jià)，最后形成一個(gè)基本符合市場(chǎng)的合理費(fèi)用。另外一種是新開(kāi)發(fā)的展覽會(huì)或冷僻的地區(qū)展覽會(huì)，無(wú)參考副本，又無(wú)成團(tuán)的把握，報(bào)價(jià)高了則無(wú)人參展，低了則要虧本。一般按照15～20人成團(tuán)的規(guī)模來(lái)計(jì)算成本，如果團(tuán)組形成規(guī)模，最后收費(fèi)降低皆大歡喜。反之，如團(tuán)組規(guī)模較小，最后費(fèi)用稍微上浮也能得到客戶諒解。經(jīng)常出現(xiàn)價(jià)格浮動(dòng)的因素有：機(jī)票，比如燃油稅上調(diào)；匯率波動(dòng)使接待費(fèi)變動(dòng)；路線改變或行程中增加了活動(dòng)等等。因此我們要在招展函的費(fèi)用說(shuō)明中，特別指出根據(jù)情況變化，費(fèi)用也會(huì)有所變化。

二、能力素養(yǎng)

1 高度的賈任心和敬業(yè)精神

一個(gè)展覽項(xiàng)目的承辦員，最需要的基本能力是要有高度的責(zé)任心和敬業(yè)愛(ài)業(yè)精神。展覽會(huì)確定下來(lái)。是不會(huì)輕易改變時(shí)間或取消的。因此確定了參展，就必須時(shí)時(shí)把握籌展的進(jìn)度，會(huì)刊登錄、邀請(qǐng)函發(fā)放、展品運(yùn)輸、辦理簽證、預(yù)訂酒店和機(jī)票，都有個(gè)時(shí)間截止點(diǎn)。任何一個(gè)因素和環(huán)節(jié)沒(méi)有在有效的工作節(jié)點(diǎn)前做好，就會(huì)影響整個(gè)參展效果。因此，一般在展覽會(huì)開(kāi)幕前二周，項(xiàng)目承辦員加班加點(diǎn)是經(jīng)常的事。

2 加強(qiáng)加深服務(wù)意識(shí)

一個(gè)展覽項(xiàng)目的承辦員，首先要清楚自己所從事的是服務(wù)性行業(yè)，在工作中要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并加大服務(wù)的深度和廣度。現(xiàn)在的服務(wù)已不僅僅是攤位的預(yù)訂，而是服務(wù)的范圍有了更深和更廣的發(fā)展。我們要認(rèn)識(shí)到這是一種趨勢(shì)，也是當(dāng)前展覽界競(jìng)爭(zhēng)激烈的產(chǎn)物。

3 加強(qiáng)與客戶的良好互動(dòng)和溝通

一個(gè)好的項(xiàng)目承辦員，他的客戶通常比較固定，而且會(huì)持續(xù)增長(zhǎng)。反之客戶流失也是很容易的。一般來(lái)說(shuō)，參展企業(yè)先是認(rèn)同同區(qū)域的展覽組團(tuán)單位，因?yàn)槁?lián)系方便，然后認(rèn)同熟悉的項(xiàng)目承辦員。在推廣新的展覽會(huì)時(shí)，就能得到老客戶的支持。客戶資源就象活水源，一旦喪失信譽(yù)無(wú)疑水源斷流。

4 最深入地熟悉本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì)

一個(gè)展覽項(xiàng)目的承辦，也是項(xiàng)目員綜合素質(zhì)和能力的比拼，項(xiàng)目員要對(duì)該行業(yè)內(nèi)整個(gè)展覽形勢(shì)有所了解，對(duì)該行業(yè)最著名的展覽會(huì)要有了解并親自參加，對(duì)其他展覽組團(tuán)單位的規(guī)模和結(jié)構(gòu)要有所了解并研究，同時(shí)還要和同行之間廣泛聯(lián)系和交流。

5 不斷分析和綜合并善于總結(jié)

一個(gè)好的項(xiàng)目承辦員，要提高自己的綜合實(shí)力，不能只是埋頭苦干，而是要在熟悉本行業(yè)的基礎(chǔ)上精益求精。對(duì)每個(gè)經(jīng)辦的展會(huì)要做好分析、綜合和小結(jié)。首先是分析怎么樣的企業(yè)會(huì)參展，怎么樣的企業(yè)為什么不參展，不參展的具體原因是什么；然后要綜合實(shí)際參展效果，這些企業(yè)是否會(huì)繼續(xù)參展，或者什么樣的展覽會(huì)才適合該企業(yè)；最后要有小結(jié)，一是看參展效果；二是看展覽會(huì)發(fā)展前景。善于分析和總結(jié)，并有針對(duì)性地面對(duì)目標(biāo)客戶群，是一個(gè)項(xiàng)目承辦員必做的功課。

三、學(xué)習(xí)素養(yǎng)

1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)和吸收

項(xiàng)目承辦員要不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)新事物新形式新政策都要了解。比如知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，我們要在出國(guó)會(huì)議上告訴企業(yè)，按照有關(guān)法律，一個(gè)產(chǎn)品只要修改了三處，比如顏色改變，或圓角改為方角，對(duì)方就不能說(shuō)我們違法了知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這樣在國(guó)外碰到該情況就能從容應(yīng)對(duì)。

2 培養(yǎng)和鍛煉應(yīng)變能力

組團(tuán)參加國(guó)外展覽會(huì)，對(duì)項(xiàng)目員最大的考驗(yàn)就是應(yīng)變能力。任何可能性都會(huì)轉(zhuǎn)變現(xiàn)實(shí)性，如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，第一時(shí)間里解決困難都是項(xiàng)目承辦員必須面對(duì)的問(wèn)題。團(tuán)組越大，人員越多，發(fā)生的事情也越多，因此要有充分的心理思想準(zhǔn)備，盡量盡快地解決好問(wèn)題，平息矛盾和不滿。

3 把握大型活動(dòng)和展會(huì)全局的能力

一般展覽會(huì)規(guī)模如果不超過(guò)15～20人，都屬于小團(tuán)組，所遇到的事情相對(duì)比較容易處理，而如果超過(guò)50人以上的團(tuán)組，則將會(huì)遇到不同的人不同的問(wèn)題。因此從籌展階段，就必須把握好整體進(jìn)度，并有一個(gè)書(shū)面的籌展計(jì)劃下發(fā)給企業(yè)，以便企業(yè)配合完成，一方面起到一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的告知作用，另一方面對(duì)自己的工作也起到提醒督促的作用。尤其在籌備商務(wù)部或市政府的大型經(jīng)貿(mào)活動(dòng)或展覽項(xiàng)目，更應(yīng)該有一個(gè)詳細(xì)的籌一備方案。如團(tuán)組規(guī)模龐大，還要拜訪該國(guó)駐我國(guó)使領(lǐng)館，通報(bào)團(tuán)組在外活動(dòng)情況，落實(shí)辦理簽證的進(jìn)度，最大限度取得該國(guó)使領(lǐng)館的協(xié)助和幫忙。這些都需要項(xiàng)目承辦員具備控制全局的能力，思路清晰，處事冷靜，事無(wú)巨細(xì)都必須一一了然于心。只有準(zhǔn)備充分，才能保證展覽會(huì)的順利進(jìn)行。

4 依賴團(tuán)隊(duì)力量

一個(gè)人的力量是有限的，一個(gè)人的能力也是有限的，因此充分調(diào)動(dòng)大家的智慧和積極性，才能充分體現(xiàn)展覽組團(tuán)單位的整體實(shí)力。

我們培養(yǎng)的會(huì)展人才，不僅要有完備的理論知識(shí)，更要具有完備的實(shí)踐能力，做展覽項(xiàng)目是一個(gè)消耗腦力體力的工作，一點(diǎn)也不輕松。考慮問(wèn)題的周全，處理問(wèn)題的果斷，解決問(wèn)題的完美，都是對(duì)我們知識(shí)和能力的考驗(yàn)。因此學(xué)習(xí)，不斷的學(xué)習(xí)，才是會(huì)展人才的真正成長(zhǎng)之路。