關(guān)于檔案概念“非現(xiàn)行性”問題的思考

在研究檔案定義時(shí)，不少論者從來源角度出發(fā)，把文件作為檔案的屬概念。如果按文件的作用性質(zhì)將其劃分為現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件(或稱歷史文件)，那么檔案概念應(yīng)建立在現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，還是建立在非現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，對于這一問題的認(rèn)識在過去也是一致的，在今天則不然。例如，《檔案學(xué)通訊》1996年第2期發(fā)表的何嘉蘇同志的《檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)合理嗎?》一文就是一例(以下簡稱何文)。檔案概念到底應(yīng)以何者為基礎(chǔ)，不是一個(gè)簡單的提法之爭，它直接涉及到檔案的定義、屬性與范疇，是一個(gè)應(yīng)該討論清楚的理論問題。本文談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)是合理的

我國的檔案學(xué)理論首先是在研究文書檔案管理理論的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，隨后又受到前蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的影響，盡管50年代末科技檔案管理理論的建立，80年代末專門檔案管理理論的興起，使我國的檔案學(xué)理論有了較大發(fā)展，但這一研究歷史的痕跡至今仍然存在。我國在檔案的概念上以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎(chǔ)是合理的。理由如下：1 在我國的檔案中確有部分所謂的現(xiàn)行文件，但更大量的是非現(xiàn)行文件，且隨著事物的發(fā)展。當(dāng)前暫時(shí)為現(xiàn)行陸的文件終歸要變?yōu)闅v史文件。從歷史長河的角度看，歷史文件是檔案的主體，檔案終究只能是一種歷史記錄。我們之所以認(rèn)為把檔案概念建立在現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上是不合理的，是因?yàn)檫@不符合也不能表明檔案的基本屬性。同樣，把檔案概念建立在一般文件的基礎(chǔ)上也是不科學(xué)的，因?yàn)檫@不能表明檔案與一般文件的區(qū)別，缺乏檔案的時(shí)間特征。檔案概念以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎(chǔ)，這是由其本質(zhì)屬性所決定的。2 在談及文件的現(xiàn)行性與歷史性時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)有一個(gè)廣義的理解，并理解為一個(gè)相對的概念。凡事物的發(fā)展過程即為歷史，我們不能認(rèn)為非到過程結(jié)束之時(shí)文件才能成為歷史文件。我們之所以認(rèn)為歷史是一個(gè)相對概念，就是基于事物發(fā)展的過程就是歷史的觀點(diǎn)。因而，不能因?yàn)楫a(chǎn)品仍在生產(chǎn)、設(shè)備仍在運(yùn)轉(zhuǎn)、房屋仍需維修，而把相應(yīng)的產(chǎn)品圖紙、設(shè)備文件、竣工圖視為現(xiàn)行文件。如果這觀點(diǎn)成立的話。那么有相當(dāng)——部分檔案要從檔案的范疇中隊(duì)掉，其結(jié)果必然造成實(shí)際工作的混亂。例如，保存設(shè)備檔案的目的是為了設(shè)備的使用和維修，其保存期限一般與設(shè)備實(shí)體同存，當(dāng)設(shè)備報(bào)廢時(shí)，相應(yīng)的設(shè)備檔案也就沒有什么保存價(jià)值了。如果認(rèn)為因設(shè)備還在運(yùn)轉(zhuǎn)使用，相應(yīng)的設(shè)備文件就是現(xiàn)行文件，而不是相對地視為歷史文件，那就無所謂設(shè)備檔案了，因?yàn)槟膫€(gè)單位都不會花費(fèi)人力和財(cái)力去保存管理那些實(shí)物對象已報(bào)廢的所謂歷史文件。總之，單純以文件的使命為劃分標(biāo)準(zhǔn)，那就不可能存在產(chǎn)品檔案、基建檔案、人事檔案等這類概念，我們也正是從這一認(rèn)識出發(fā)，認(rèn)定作為檔案概念基礎(chǔ)的歷史文件的“歷史”是一個(gè)相對概念，而不能把歷史文件理解為事物發(fā)展過程終結(jié)后的產(chǎn)物。3 我國的檔案工作與西方國家的檔案工作有著不少差異，對檔案概念的理解不同就是其中之一。西方國家一般把進(jìn)入檔案館的文件稱為檔案，在此之前稱為現(xiàn)行文件。把檔案工作范圍由檔案館延伸到基層單位檔案室，是我國檔案工：作的一大特色，由此，檔案概念的外延較西方國家有所擴(kuò)大。如果用西方檔案學(xué)的觀點(diǎn)看，我國的檔案中的確包括一部分所謂的現(xiàn)行文件，即“并不失其行政和法律效力”的文件。因?yàn)榘凑瘴覈臋n案學(xué)理論，“所謂現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢，是相對而言的，主要是指為履行當(dāng)時(shí)的職責(zé)而直接使用材料告一段落。或完成了文書處理程序，并不是說以后不再利用，或文件內(nèi)容針對的具體事務(wù)全部辦完，該文件才算是‘處理完畢”’，事實(shí)上。我國對科技檔案、專門檔案的成功管理，證明了我國廣大檔案工作者對歷史文件的理解是基本正確的，我國的檔案學(xué)理論把檔案概念建立在歷史文件的基礎(chǔ)上，是符合我國檔案工作實(shí)際情況的。

二、“非現(xiàn)行性”的概念不應(yīng)絕對化

檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)是正確的，但這并非說由此就不會產(chǎn)生矛盾了。比如過分強(qiáng)調(diào)檔案的歷史性。將非現(xiàn)行性的概念絕對化，都是不利于檔案工作健康開展的。但因此而把檔案概念建立在一般文件或現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上則是不可取的。因?yàn)椋@樣會產(chǎn)生文件何時(shí)成為檔案的問題，造成工作的混亂和思想的不一致。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。文檔管理一體化在基層單位已是大勢所趨。如何實(shí)行文檔管理一體化及如何設(shè)置歸檔關(guān)口等問題值得認(rèn)真研究。只是鑒于這方面的實(shí)踐尚處在初始階段，有關(guān)理論的問世尚需一定時(shí)日。但不管情況如何變化。檔案是文件運(yùn)動(dòng)某一階段的產(chǎn)物這個(gè)結(jié)論不會變，檔案概念應(yīng)以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)這個(gè)命題仍然成立，

三、有關(guān)“非現(xiàn)行性”若干問題的探討

《何文》引用文件生命周期理論。把文件運(yùn)動(dòng)的全過程分為制作、現(xiàn)行、暫存和歷史四個(gè)階段，認(rèn)為檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)。導(dǎo)致檔案階段有的從暫存階段開始，有的從現(xiàn)行階段開始，歸檔關(guān)口“對有關(guān)文件而言設(shè)在文件的第二階段和第三階段之間，而對另一些文件而言就設(shè)在第一階段和第二階段之間，而且同一種文件在不同單位，其檔案階段的起始點(diǎn)也不相同”，即所謂檔案起始點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)的雙重性，如果這一問題確實(shí)是由于檔案概念以非現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)所引發(fā)的，那么當(dāng)檔案概念改為以文件或現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)，是否就能解決這一矛盾呢，是否就能統(tǒng)一檔案起始點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)呢?假如檔案以現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)，按照《何文》說法現(xiàn)行期是個(gè)相當(dāng)長的歷史階段，同樣也會產(chǎn)生是把現(xiàn)行階段的起點(diǎn)作為檔案的起始點(diǎn)呢?還是把現(xiàn)行階段的終點(diǎn)作為檔案的起始點(diǎn)的問題。即使檔案以文件為基礎(chǔ)，又該以文件的哪一個(gè)階段作為檔案的起始點(diǎn)呢?鑒于檔案工作的廣域性和文件類型的復(fù)雜性，在這紛繁多變的世界上，采用“一刀切”的辦法硬要統(tǒng)一找出所有文件轉(zhuǎn)化為檔案的起始點(diǎn)是不現(xiàn)實(shí)的。就文件轉(zhuǎn)化為檔案的問題，從我國檔案工作的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，模糊處理比精確界定可能更為適宜。至于《何文》中談到“設(shè)備檔案是在設(shè)備開箱時(shí)就先行歸檔”的問題，并不能說是由檔案起始點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)雙重性所引起的。因?yàn)椋@種開箱歸檔的做法并不是檔案工作中的普遍現(xiàn)象，而是為維護(hù)檔案的完整性而采取的一種變通措施。

如果能保證設(shè)備隨機(jī)文件在設(shè)備調(diào)試安裝后歸檔的完整性，設(shè)備開箱時(shí)隨機(jī)文件不先行歸檔也未嘗不可。事實(shí)上有不少單位采取了將隨機(jī)文件先登記后歸檔的做法，即使設(shè)備隨機(jī)文件先行歸檔，也只是履行一個(gè)手續(xù)，檔案部門立即進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)制件或原件交設(shè)備部門使用。關(guān)于科技檔案修改與傳統(tǒng)的強(qiáng)調(diào)非現(xiàn)行性的觀念相矛盾的問題，對這一似是矛盾的表面現(xiàn)象應(yīng)作深層次的分析。第一，科技檔案的非現(xiàn)行陸也是一個(gè)相對的概念，否則就無法解釋對一些研制周期長的科技文件采取分階段歸檔的做法，也無法解釋科技檔案可以更改的問題：第二，科技檔案更改時(shí)有嚴(yán)格的更改原則、更改方法和更改手續(xù)，其中更改通知單是更改的憑證，必須歸檔保存：為保持更改前的原始面貌，原圖作廢但不銷毀，仍作為檔案保存。因此，從科技活動(dòng)的發(fā)展過程看，這種更改仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)，不存在按自己的觀點(diǎn)與需要去篡改檔案的問題。第三，科技檔案與文書檔案不同，文書檔案所記載的活動(dòng)已成為不可更改的歷史，相應(yīng)的歷史記錄當(dāng)然不允許更改。科技檔案則不然，它所反映的科技活動(dòng)仍在繼續(xù)之中。因此，從某種意義上講科技檔案具有一定的現(xiàn)實(shí)使用性。

關(guān)于歸檔制度問題。在我國確實(shí)存在文件歸檔以后才能成為檔案的問題，致使檔案部門對部分未歸檔文件的失控。但這個(gè)問題的產(chǎn)生是不是由檔案概念以非現(xiàn)行陸為基礎(chǔ)所引發(fā)的，值得研究。由于我國檔案工作延伸到行政管理與科技活動(dòng)實(shí)踐之中，在基層檔案部門自然會產(chǎn)生文件歸檔的問題，在文件歸檔問題上有相當(dāng)一部分問題的產(chǎn)生是由于歸檔制度執(zhí)行不力，或歸檔范圍規(guī)定不細(xì)。或部分工作人員檔案意識不強(qiáng)所致。既然問題出在歸檔制度不健全或執(zhí)行不力上，就應(yīng)該通過強(qiáng)化歸檔制度和提高人們的檔案意識來加以克服。