Ｗｏｒｄ ２００７審閱妙用

Word的審閱功能很早以前就有了，它可以幫你記錄每一項修改操作，讓你了解別人對文件所做的修改．也可以幫你快速撤消以前做過的錯誤修改。在Word 2D07中這項功能又有了進一步的加強。下面讓我們來看看Word 2007中的審閱功能有什么用處。

個人修訂

對于個人文檔編輯來說“審閱”最大的用途就是記錄修改步驟以便撤消。通常一篇文檔的完成總是要經過很多次重復修改，修改編輯的過程中難免會碰到修改出錯的時候。如果只是一兩步可以通過撤消恢復來實現，但是如果你只想恢復很久前的某一修改，甚至在保存文檔后才想到，那么撤消根本就不可能了。但若你在開始時啟動了修訂功能，那么以后不管恢復哪一個，修改都是非常簡單的。

記錄修改

用Word 2007打開文檔，切換到“審閱”選項卡，單擊“跟蹤”組中的“修訂”圖標使其處于按下狀態?，F在對原文進行的插入、刪除、移動或格式設置等所有修改操作，都會在原文中顯示出來。插入的文字內容以紅字帶下劃線力式表示，刪除的文字上會出現刪除線，其它的修改部以紅色虛線加紅標注框顯示。這些修改記錄會隨文檔一同保存。如果想停止記錄修改，只要再次單擊“修訂”圖標即可。

提示Attention

對于圖形對象只能記錄刪除操作，圖片的其它格式尺寸等等都不會被記錄。嵌入型的圖片刪除時和文本一樣只是在上面劃一條刪除線，其它版式的圖片刪除就看不到了，必須在審閱窗格中才能看到被刪除的具體圖形。

撤消修改

以后你若想撤消做過的某一修改，只要打開此文檔，在“顯示標記的最終狀態”的情況下，右擊需要撤消的修改項的標注框或修改的對象，選擇“拒絕**修改”即可，若選擇“接受**修改”則保存。不管選擇接受還是拒絕，都會消除該項修改記錄，以后就不能再對此修改進行恢復了。因此建議只選擇拒絕，至于需要接受的就不必去特意接受了，反正修改記錄可以按下面的操作隱藏。

隱藏記錄

把修改記錄下來在需要撤消時是很方便，不過在編輯時看起來總顯得很雜亂，我們可以把這些批注暫時隱藏起來。在“審閱”選項卡中單擊“顯示標記的…”從下拉列表中選擇“最終狀態” ，即可顯示修改后的狀態而隱藏所有修改記錄。需要顯示修改時只要再從下拉列表中選擇“顯示標記的最終狀態”即可。在此你也可以從下拉列表中選擇“原始狀態”來查看修改前的文檔。

如你想即保存原文整潔，又能顯示修改記錄，可在設置為“最終狀態”后，在“審閱”選項卡中單擊“審閱窗格”，在審閱窗格中顯示各項修改列表及其具體修改時間。在“審閱窗格”中也可以直接右擊相應的修改項選擇接受或拒絕。在審閱窗格的下拉列表中還可以選擇以垂直或水平方式顯示窗格。

顯示“最終狀態”只能保證你從屏幕上或打印出來的頁面上看不到那些修訂記錄。如果你要把文件直接復制給領導過目的話，在他的電腦中打開默認是會自動顯示修訂記錄的，那就不好看了。對此可單擊“審閱”選項卡中的“接受”，從下拉列表中選擇“接受對文檔的所有修訂”來消除所有修改記錄，不過這樣做所有修改記錄會全部刪除，以后就不能再恢復了。因此建議在接受所有修訂前先另存一個備份文檔，以便將采修改。

多人修訂

對文件的修改并不僅僅是一個人的事，像報告、總結之類的文件往往就需要拿給領導審閱修改，再收回整理。為了收回時整理方便，需要把領導做的修改記錄下來。但你總不好意思去要求對方先啟動修訂功能再改吧?對此可以在提交前對文檔進行設置，強制文檔只能以修訂方式編輯。

強制修訂

用Word 2007打開文檔，在“審閱”選項卡中單擊“保護文檔”，從下拉列表中選擇“限制格式和編輯”。在出現的“限制格式和編輯”窗格中，單擊選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”復選項，并從下而的下拉列表中選擇“修訂”。然后單擊“是，啟動強制保護”按鈕，在彈出對話框中輸入保護密碼，確定即可完成保護，最后保存文件退出。

現在你只要把保存好的文件復制給領導修改，他在打開文檔時就會自動處于修訂狀態，所做的修改也會全部被記錄下來。在收回文件后則要先打開，在“審閱”選項卡中單擊“保護文檔”，從下拉列表中選擇“限制格式和編輯”。在“限制格式和編輯”窗格中，單擊“停止保護”，輸入保護密碼確定取消保護，才可以按前面的介紹選擇接受或拒絕修改，或者按下面的方法進行合并。

比較合并

對于公司的報告、總結這類文件往往需要同時交給經理、主管等多個負責人分別修改。這樣收回的多篇修改文檔就不可能單靠第二步接受修改來處理了。此時可使用合并文檔功能把多個文件中的審閱合并到同一文件中，再慢慢考慮要不要接受修改。

打開Word 2007，切換到“審閱”選項卡，單擊“比較”，從下拉列表中選擇“比較合并”打開“合并文檔”窗口，在原文檔和修訂文檔中各打開一個要合并的文件，在下面的“修訂的顯示位置”下選中要保存的位置，在此我選擇“原文檔”，確定后就會把所有修訂合并到原文檔中。你也可以選擇“新文檔”來把合并結果保存到一個新文檔中。

確定后，即可看到合并后的文檔，同時還能顯示用于合并的兩篇文檔供對照參考。你可以參照兩篇原文，在合并后的文檔中選擇接受或拒絕修訂。這樣參照著修改應該會比較輕松吧。單擊“顯示源文檔”，從下拉列表中還可以選擇要不要顯示這兩篇原文和修訂文或只顯示其中的一篇。

鏈接文本框 跨頁填表更容易 侯和林

人在職場，少不了填表，尤其是諸如“自我鑒定”之類的表格。其中“自我鑒定”一欄絕不可能兩三句話就搞定的，常常得跨頁?？晌覀冊谔畋頃r發現，當第一頁的內容填滿后，文字并不會自動進入第二頁相應單元格內，而是自動將第一頁的單元格擴展到第二頁，把第二頁原來的表格全部搞亂。當然，可以手動將文檔分成兩個部分，一部分放到第一頁，另一部分放到第二頁。但是，每次都這樣調整，很麻煩。

其實，用鏈接文本框的方式，可以完美地解決這個問題。

首先，分別在“自我鑒定”所在的兩個單元格中各插入一個橫向的文本框，右鍵單擊該文本框的邊框，選擇“設置文本框格式”，分別將它們設置為“無線條顏色”。然后用鼠標右擊第一個文本框的邊框，在右鍵菜單中選擇“創建文本框鏈接”，光標會變成一個水杯的樣子。此時，滾動鼠標使光標定位在第二頁文本框所在位置，會發現光標的形狀變成了一個正在傾倒的水杯，此時按下鼠標左鍵，即完成了兩個文本框的連接。這樣，當第一頁文本框中文本已滿時，后面的文本就會自動進入第二個文本框，而當第一個文本框中的內容有變動時，文本會像個整體在兩個文本框之間自由“流動”，而無需手動調整了(以上在MS Office 2000～2007中測試通過)。