郵件合并設(shè)計表格也講究

在日常工作中我們經(jīng)常要把Excel、Access、FoxPro等軟件處理過的數(shù)據(jù)打印出來，盡管在Access、FoxPro等專門的數(shù)據(jù)庫軟件中也提供有報表或標簽的輸出功能，但其結(jié)果的再編輯能力比Word差，更沒有Word的圖文混排功能，打印出來的效果不盡如人意。我們利用Word提供的“郵件合并”功能就可以輕松地把Excel、ccess、FoxPro等里面的數(shù)據(jù)按要求設(shè)計成一定的格式打印出來，如打印考生成績通知單，工資條等等。下面就簡要介紹一下用Word郵件合并功能設(shè)計表格及其操作的一些技巧，就以Word2003打印Excel中的學生成績單為例(如圖1)。

打開Word，新建一個文件，然后點擊菜單中的“工具／信函與郵件／顯示郵件合并工具欄”，工具欄上會多了“合并郵件”工具欄(如圖2)，單擊圖211具欄1處“打開數(shù)據(jù)源”，找到數(shù)據(jù)源文件的工作簿并選擇相應(yīng)的工作表，然后單擊“確定”按鈕，如果數(shù)據(jù)源是Access或FoxPro也一樣打開。

在Word文檔中制作成績單表格，在表格要插入Excel數(shù)據(jù)的對應(yīng)位置處單擊圖2中的“插入域”工具欄，分別把“語文域”、“數(shù)學域”、“英語域”、“總分域”插入到相應(yīng)的位置，如圖3中一個單元格中的圖形(不包括《NextRecord》)。

單擊圖232具欄3處“合并到新文檔”，即可生成一個包括所有同學成績單的Word新文檔。

以上做好的新文檔就是所有學生的成績單，但是每頁只能顯示一位同學的成績，這樣打印不僅浪費紙張，并且浪費時間，這是因為用郵件合并輸出的文件每條數(shù)據(jù)之間都自動插入了分節(jié)符，我們可以用“查找和替換”的方法將分節(jié)符(^b)替換成換行符(^1)解決問題。單擊“編輯”菜單下的“替換”，在查找和替換對話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)單擊“高級／特殊字符”選擇分節(jié)符(ab)，在“替換為”框內(nèi)同樣選擇換行符(^1)，單擊“全部替換”，這樣在一頁紙上可顯示多個學生成績單。

以上方法雖然可行．但是可能會遇到一條記錄跨兩頁的情況(即表頭在這頁，表內(nèi)容在另一頁)，而且無法實現(xiàn)橫向并排多條記錄。當然，最重要的問題在于，它是修改后的合并文件．一旦數(shù)據(jù)源(Access、Excel、FoxPro)數(shù)據(jù)發(fā)生變化，要重新進行“郵件合并”，所有排版工作就要重新來做。下面看看如何在源Word文件模版中解決此問題。

第一步：把光標移到原Word文檔成績單最后，單擊圖232具欄中“下一條記錄”來插入“下一條記錄域”，圖中就多了一個“《Next Record》”，這樣做的目的是讓這條記錄顯示完后自動跳到下一條。

第二步：在Word文檔中插入一個表格，注意表格要設(shè)置成沒有邊框(其實插入表格的目的就相當于網(wǎng)頁制作中用表格進行布局定位)，然后把做好的一個成績單全部內(nèi)容復制到相應(yīng)的單元格中，以填滿整頁紙為止(如圖3)。

第三步：刪除圖3右下角單元格中的《Next Record》域，因為郵件合并生成新文檔時一旦有分頁，就會自動跳到下一條記錄，如果不刪除，則第5、10、15…等條記錄數(shù)據(jù)將被遺漏掉。

第四步：重新合并郵件生成新文檔就可以直接打印了，沒有必要再替換分節(jié)符與排版了，并且實現(xiàn)了多條記錄的橫向并排，節(jié)約了打印時間和打印紙張。另外當數(shù)據(jù)源改變時，只要用做好的模版再重新進行“郵件合并”生成新文檔就可以了。

在此操作中要注意，當數(shù)據(jù)源是Excel32作表時，工作表數(shù)據(jù)不能有標題行，第一行必須是下面每列數(shù)據(jù)相對應(yīng)的內(nèi)容名稱(相當于數(shù)據(jù)庫的字段)，還要注意數(shù)據(jù)不能有空行，否則Word郵件合并時就會認為下面沒有記錄了，另外工作表不能有合并單元格。

以上介紹的只是一個簡單的例子，學會了它，可以舉一反三，大量使用“郵件合并”來提高辦公人員的工作效率。