快速去除重復項目

在工作中我們常常會遇見這種情況：由于部門之間相互的配合不當或是工作疏忽，許多錄入的原始資料中混有重復的項目。例如成績表內同一學員的成績錄入了兩次；大量實驗記錄的清單中，同一實驗結果摘抄了兩次或多次，從而造成原始資料不準確，影響后續的統計、處理操作，大量增加了我們的工作。

為了避免這種情況發生，許多朋友在錄人數據之后，不得不重新檢查復核一遍所有輸入的內容，不但費時費力，而且在數據量偏大時極容易漏檢。事實上，Excel提供了篩選重復記錄的功能，學會靈活運用后只需要花費一兩分鐘，即可自動過濾重復記錄。

單擊“數據”選項卡，選擇需要篩選重復項目的表格內容，在“數據工具”區域，單擊“刪除重復項目”按鈕。

根據需要，在“刪除重復項”對話框中設定“重復”的判斷標準。例如姓名相同，視為重復記錄，那么只勾選“姓名”復選項；假如所有項目均相同(考慮班級有同名同姓的現象)才視為重復，那么勾選所有項目。完成設置后程序會自動分析所選取的內容，并報告找到的重復項目自動刪除。

除了使用“刪除重復項目”之外，我們還可以用高級篩選功能排除雷同的項目：單擊“數據”選項卡，在“排序和篩選”區域單擊“高級”按鈕。選擇“在原有區域顯示篩選結果”選項，單擊列表區域旁的瀏覽按鈕，選擇所有需要檢查的記錄內容，勾選“選擇不重復的記錄”復選項，單擊“確定”按鈕。完成操作后，Excel即會自動隱藏所有雷同的記錄行。

兩種方法各有千秋：第一種“刪除重復項”適合需要從多個關鍵詞來判斷是否數據完全一樣，同時由于對比工作量大，數據過多會占用大量系統資源，并且對重復數據的處理是直接刪除；第二種方法的優點是把重復數據隱藏起來，運算速度快，但是判斷數據是否重復的標準只有一列，局限性很大。大家在使用過程中，需要根據具體情況來選擇使用。