辦公室對話之快速編制檔案表

“大劉，快來幫幫我吧!”王MM從電腦前抬起頭來，把大劉從對面叫到自己的電腦前，“你看，主任給了我一個Word表格，讓我照著原有的電子表格重新填寫里面的數(shù)據(jù)，足足有一百多份呢!復制粘貼太麻煩了。大劉你是高手，幫我看看有沒有簡單的辦法?”大劉看了看，“既然你有電子表格，又使用Word 2007版本，那應(yīng)該不難的。”

大劉坐到電腦前，先將鼠標指針定位在Word表格的“姓名”后的空格中，然后單擊功能區(qū)“郵件”選項卡后的“開始郵件合并”功能組，再單擊“選擇收件人”按鈕右下方的小三角形，在彈出菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”命令。在打開的對話框中，找到并雙擊已有的那份電子表格，在彈出的“選擇表格”對話框中，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表，同時選中下方的“數(shù)據(jù)首行包含列標題”復選項。按下確定按鈕。

現(xiàn)在功能區(qū)中“編寫和插入域”功能組中的按鈕已經(jīng)可以用了。大劉又將鼠標定位在“姓名”后的空格中，再單擊“編寫和插入域”功能組中“插入合并域”按鈕，彈出一快捷菜單(如圖)。

顯示結(jié)果是電子表格中的列標題。大劉單擊一下菜單中的“姓名”命令，在表格中的“姓名”后空格處添加“姓名”域。其他需要填寫的內(nèi)容也是分別單擊菜單中相應(yīng)的命令。點擊功能組中“突出顯示合并域”按鈕使插入的各合并域突出顯示出來。

最后大劉又點擊了一下“預覽結(jié)果”功能組中。“預覽結(jié)果”按鈕。此時在屏幕上已經(jīng)可以看到第一個人的所有真實信息了。再點擊一下“完成／完成并合并”按鈕右下角的小三角形，在彈出菜單中單擊“編輯單個文檔”命令，然后在彈出的“合并到新文檔”對話框中選中“全部”單選項。單擊“確定”按鈕后。屏幕上就看到所有人的表格全部完成了。現(xiàn)在要做的，就只是打印交差了。