淺談在現代企業中實施網絡辦公自動化

[摘要] 計算機技術、網絡技術、多媒體等信息技術的飛速發展，使得現代企業內部實現網絡辦公自動化成為可能。本文既闡述了企業網絡辦公自動化要實施的總體目標，也分析了當前網絡辦公自動化系統要具體完成的功能，并對網絡辦公自動化的安全問題作了探討。

[關鍵詞] 網絡辦公自動化 企業 目標 實施 安全

隨著計算機技術、網絡技術、多媒體等現代化信息技術的飛速發展，Internet應用在全球范圍內的日益普及，構造一個以文件管理為核心的現代化辦公環境，把領導和辦公室人員從繁重而帶有一定復雜性的工作中解脫出來，逐步建立一個高質量、高效率、智能化的辦公系統，以提高辦公效率，減輕工作負擔，節約寶貴的辦公經費，并最終實現“無紙”辦公。

一、網絡辦公自動化概述

網絡辦公自動化的建立及其目的是：通過先進成熟的計算機和通訊技術手段建成一個高質量、高效率、信息化、智能化的辦公系統，為企業領導決策和日常辦公管理提供信息服務，提高企業辦公效率、工作質量、事務管理水平、工作人員素質、增強信息資源管理與傳遞，適應現代化信息技術社會的發展。

辦公自動化系統把單位的各個部門緊密聯系在一起，強化了機構內部員工之間、部門之間的信息交流與協同工作，使得機構內部的辦公、業務流程都能在內部局域網或互聯網上進行。

二、企業網絡辦公自動化實施目標

1.通過辦公自動化系統的建設實現個人辦公效率的提升。辦公自動化系統中的公文管理、日常辦公、個人事務管理等功能是員工提高協作能力、提高辦事效率的重要工具。通過將原有的手工作業形式遷移到電子化、網絡化、流程化的辦公平臺上來進行，可以加快辦公信息傳遞的效率，減少重復工作，從而大大提高個人的辦公效率。

2.通過辦公自動化系統的建設實現信息共享和資源利用水平的提升。知識管理強調對知識的收集、共享、學習、利用和知識的再生，而辦公自動化系統作為知識管理體系中的重要組成部分，正是能在這些方面為企業提供幫助。利用辦公自動化系統，企業可以將各種經營信息匯集在其中，使員工可以快速的了解到其工作所需的信息；對于以前深藏在業務系統或個人頭腦中的有用數據或知識，也可以通過其方便的展示出來，讓更多的人掌握。總之，辦公自動化系統作為企業信息匯集的焦點，能夠有效地提升企業信息共享和資源利用水平。

3.通過辦公自動化系統的建設實現科學決策能力的提升。辦公自動化系統實施后，企業的職能部門可以在系統中，利用企業信息門戶的信息集成功能，對各種業務過程中涉及到的各類數據進行任意條件的查詢，以準確、快捷地獲取所需信息，并可對各類業務數據進行全方位、多角度的統計和分析，為企業的相關領導提供決策支持信息，從而為提升企業的科學決策水平提供了有力的工具支持。

三、網絡辦公自動化在企業中的具體實施

辦公自動化在企業中的應用比較廣泛，不同的企業所需實現的功能有所不同，大體總結起來可分八個方面，在此基礎之上，企業可根據自身需求創建更多的功能和輔助。

1.公文管理。公文管理主要負責公文的發送與接受工作，發送流程按照流程定制來完成，所以還包括流程定制功能。

2.郵件管理。郵件管理主要功能是發送與接受內部郵件，發送與接受外部郵件（外部郵件服務器必須支持pop3），以及把郵件存入數據庫。

3.表單管理。表單管理是一個輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用到它的功能，它主要是實現表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能。

4.檔案管理。檔案管理是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現合理存取及管理的基本功能。

5.人事管理。人事管理功能主要包括：員工資料管理、薪資管理、考勤管理、權限管理，部門機構管理，部門任命管理等等公司內部人事管理的所有功能。

6.日程安排。日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示。

7.公共信息管理。公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統，該系統可以采用傳統模式，如論壇可以采用BBS系統等。

8.會議管理。會議對于任何一個公司都是重要的，而會議的形式隨著網絡的發展也變得多樣化起來，除了傳統的會議，還有網絡會議，視頻會議等新型會議方式，使得相隔甚遠的人之間也可以有了當面交流的環境。

四、保證網絡辦公自動化系統的安全

一個好的辦公自動化系統必須是足夠安全的，因為企業內部的大多數文件將保存在此系統中。系統的安全主要決定于三個方面:一是OA（office automation）服務器本身的安全，這取決于實施的模式，不同的實施模式安全級別和采取的安全措施是不一樣的；二是OA本身的安全性，一般OA提供了多層安全措施，如嚴格的權限控制、加密認證、日志管理、IP限制等措施最大限度地保證系統的安全性;三是使用人員的安全意識。解決好以上三點問題，系統將是非常安全的。

五、結語

隨著網絡辦公自動化在現代企業的廣泛應用，已經有越來越多的企業建立起符合自己需求的辦公自動化管理系統，并呈現出普及化趨勢，相信企業終將有一天會走向無紙化辦公時代。

參考文獻:

[1]王彥明:《辦公自動化網絡系統的安全設計》[J].中國金融電腦，2002，(2)

[2]鄺孔武王曉敏編著:信息系統分析與設計[M].北京:清華大學出版社，1999