淺談Ｗｏｒｄ中替換命令的妙用

[摘要] 隨著字處理軟件Word的使用范圍的加大，人們對它的某些操作只了解其表面含義，并沒有將其擴展開來，如替換命令，僅知道用它來替換文字，但對其很多應用人們還不怎么了解，如在替換字符格式、段落標記、分頁符、換行和其他項目等方面還不怎么熟悉。本人結(jié)合多年來對Word2000的教學，談一談Word中替換命令的一些妙用。

[關(guān)鍵詞] Word 替換 妙用

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機在各個領(lǐng)域的應用逐漸得到推廣，相應地許多應用軟件的使用也得到進一步的推廣，其中應用軟件office就是目前流行最廣的辦公集成軟件，而其組件之一的Word在字處理方面應用就更廣，在目前有80%～90%的人都在使用它。在文字處理方面，人們對Word稍微有所了解，但了解得不怎么透徹，如替換命令，很多人只了解其表面，僅僅知道用它來查找和替換文字，但對其更深層次的應用人們還不怎么了解，如在替換字符的格式、段落標記、分頁符、換行、空格和其他項目等方面還不怎么熟悉。本人結(jié)合多年來對Word2000的教學，談一談Word中替換命令的幾點妙用。

一、修改字符中的某些錯誤

眾所周知，Word是目前使用最廣的一款字處理軟件，人們在用它進行操作的過程中或多或少會犯下某些錯誤，其中常見的錯誤是字符本身的輸入錯誤、字符格式或段落格式的錯誤等。出現(xiàn)上述錯誤該怎么辦嗎？對一篇長文章來說，這時如果對著屏幕一個個地查找并改正的話，將費時費力，有時甚至還可能改錯。針對此情況，我們并沒有必要一個一個地找，一個一個地改，因為Word已經(jīng)為我們提供了功能強大的查找與替換功能，使用它不僅可修改錯誤，還可大大提高編輯工作的效率。下面以將文中的所有“西方”替換為“西歐”，且字符格式設為黑體、五號、加粗、傾斜、陰影為例來談一談如何利用它來完成解決此種問題。

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”框中，輸入“西方”，在“替換為”框中輸入“西歐”。如果擴展的替換選項看不見，可單擊“高級”按鈕，選中替換框中“西歐”，單擊“格式”按鈕，從下拉列表選擇“字體”命令，然后在彈出的“字符”對話框中，選擇字體為“黑體”，字號為“五號”，字形為“加粗、傾斜”，效果列表選中“陰影”。若要全部修改可直接單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成修改操作，若單擊標題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對話框；若要逐個修改，可單擊“替換”按鈕，重復多次，也完成多個錯誤的修改（注意一般不提倡使用“全部替換”命令進行替換命令）。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可完成對上述問題的相關(guān)操作。至于其它類似錯誤的修改與上述操作相似。

二、刪除文字間多余的字符或符號

在實際生活中經(jīng)常遇到這樣的問題：如從Internet網(wǎng)下載一篇文章其保存為Word文檔后，會發(fā)現(xiàn)在文檔的字符間有很多個無用的字符或符號，特別是特殊符號，其中特殊符號最多的是空格符、手動換行符“↓”（即軟回車符）和段落標記“ ”（即硬回車符），有時多得甚至在每兩個字符間均含有一個多余字符或符號（其中空格符占的比例較大）或在每一行后有一個手動換行符或段落標記，這樣就不僅影響了文檔的美觀，并可能浪費了磁盤空間。該如何將其刪除呢？通常人們就直接用刪除鍵（即DEL鍵）或退格鍵（即BackSpace鍵）將多余的字符或符號一個一個地慢慢刪除，但對一篇長文章來說，這樣雖然可將字符或符號全部刪除，但費時費力，有時甚至還可能刪錯。有沒有更快的方法呢？回答是肯定，我們可用Word中替換命令來完成。下面以刪除多余的空格符為例介紹一下該方面的具體操作。

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“空白區(qū)域”項或直接輸入“^w”，在“替換為”框中不輸入任何內(nèi)容，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成多余字符的刪除，若單擊標題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對話框；也可使用“替換”按鈕，逐個將其刪除，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可將多余的空格刪除掉。至于其他字符或符號的刪除與上述操作相似。

三、特殊符號間的更換

Word中的特殊符號很多，除了前面涉及的空格區(qū)域、段落標記、手動換行符外，還制表符、手動換頁符、分節(jié)符、不間斷空格、分節(jié)符、分欄符等。若在文章中要實現(xiàn)它們間的相互更換，該如何操作呢？例如:從Internet網(wǎng)下載一篇文章將其保存為Word文檔后，會發(fā)現(xiàn)在文章中本來應該分段的，卻分成了行（即句號后有一個軟回車符）。如何將分行操作轉(zhuǎn)變成分段操作呢，其實質(zhì)就是將軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變成硬回車符“”。方法有很多種，人們常用是直接用刪除鍵（DEL鍵）或退格鍵（BackSpace鍵）將軟回車符一個一個刪除，再一個一個按Enter鍵加入硬回車符，這樣做起來雖然可將軟回車符改變成硬回車符，但對一篇長文章來費時費力，有時甚至還可能改錯。有沒有更快更好的方法呢？回答是肯定，我們也可用Word中替換命令來完成。下面以將軟回車符轉(zhuǎn)變成硬回車符為例介紹一下Word中替換這方面的妙用。

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯” →“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“手動換行符”項或直接輸入“^l”，在“替換為”框中選擇“段落標記”或直接輸入“^p”，再單擊“全部替換”按鈕，若單擊“確定”按鈕，則對特殊字符的更換，若單擊標題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對話框，也可使用“替換”按鈕，逐個修改。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成此方面的操作。其它特殊符號的更換與上述操作相似。

四、利用替換進行分行或分段

例如：將下列詩《將進酒》按每行一句排列。

君不見黃河之水天上來，奔流到海不復回。君不見高堂明鏡悲白發(fā)，朝如青絲暮成雪。人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。天生我材必有用，千金散盡還復來。 烹羊宰牛且為樂，會須一飲三百杯。岑夫子，丹邱生，將進酒，杯莫停。與君歌一曲，請君為我傾耳聽。鐘鼓饌玉不足貴，但愿長醉不愿醒。古來圣賢皆寂寞，惟有飲者留其名。陳王昔時宴平樂，斗酒十千恣歡謔。主人何為言少錢，徑須沽取對君酌。五花馬，千金裘。呼兒將出換美酒，與爾同銷萬古愁。

碰到這種情況，可能有的人可能會采取以下方式：將插入點定位于每個句號后，再同時按下Shift+Enter鍵插入一個軟回車符來完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句號后按Enter鍵插入段落標記（即硬回車符），這樣操作是徹底錯誤，他們把分行看作是分段，嚴重違背了題目的意思，是不可行的。做此題時首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，兩者是怎么區(qū)分的。分行和分段的區(qū)分關(guān)鍵在于特殊符號是軟回車符還是段落標記，若是段落標記說明它是分段，否則就是分行。用直接插入軟回車符的方法給詩文分行雖可進行，但不是最佳方法。最佳方法是：

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯” →“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，直接輸入句號“。”，在“替換為”框中直接輸入句號“。”和特殊符號“手動換行符”或直接輸入“^l”，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則分行操作，若單擊標題欄右面的“關(guān)閉”（即“×”）按鈕，返回“替換”對話框。也可使用“替換”按鈕，逐個修改來完成分行操作。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成分行操作。

注意：分段操作與此操作相同，只是要將“替換為”框中的“手動換行符”或直接輸入“^l”換為“段落標記”或直接輸入“^p”即可。

五、通配替換

如果要想將文檔中的書名(包含在書名號“《》”之間的部分)統(tǒng)一設置“黑體、紅色”，可以利用通配符替換來實現(xiàn)：打開“查找和替換”對話框，展開“高級”選項，選中其中的“使用通配符”選項，在“查找內(nèi)容”中輸入“《·》”，然后將光標定在“替換為”右側(cè)的方框中，不輸入內(nèi)容，打開“替換字體”對話框，將“中文字體”和“字體顏色”分別設置為“黑體”和“紅色”，點擊“確定”返回，再按一下“全部替換”按鈕即可。

六、小結(jié)

通過上述介紹，可以使人們對字處理軟件Word中的替換命令的應有個大致的了解，遇到什么問題時也知道什么時候用替換來解決它題。通過學習使我們可進一步了解到對于某些問題不要被表面現(xiàn)象所迷惑，應深入了解其實質(zhì)，只有這樣才能更好地解決好問題。

參考文獻：

[1]封新亞周秀會著:中文WORD2000使用詳解[M].機械工業(yè)出版社 2000:62-64

[2]word之八大文本替換技巧http://www.nbmarine.com