淺談高校檔案管理人員業務修養

摘要：檔案管理是高校建設工作的重要內容，檔案管理人員的業務修養決定了管理水平。增強檔案管理人員的檔案意識，拓寬知識，提高技能成為強化其業務修養的主要對策；圍繞高校的工作中心，從加強宣傳、樹立形象、積極參與、拓寬范圍、舉辦展覽等幾個方面來提高檔案工作的服務水平也是促進檔案管理人員業務修養的重要舉措。

關鍵詞：管理；檔案員工；業務水平

隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設工作的重要內容，它涵蓋了高校科研、教學、教代會、學代會、學生學籍等方面。全面提高檔案管理人員的業務修養，提高管理人員的素

質，建設一支適應高校形勢發展的檔案管理隊伍成為高校管理的重要組成部分。

一、當前高校檔案管理人員業務修養簡況

客觀地講，改革開放二十多年來，各高校在檔案管理工作上是取得一定成績的，表現為學校的檔案意識有所增強，對檔案工作的重視程度有所提高，隊伍有所壯大，專業人員素質有所提高。但是，隨著我國高校辦學規模的擴大和科學技術的日新月異，高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業修養還不適應新時期開展檔案工作的需要，主要表現為以下幾個方面：

1．檔案意識不強。在目前的高校檔案管理隊伍中，充斥著大量的不適宜從事此項工作的人員，有的甚至把這種崗位當成養老或裁減冗員的地方，挫傷了檔案管理人員的工作積極性，影響了整體素質的提高。

2．專業技術人員偏少。專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例偏低，畢業于檔案專業學校的寥寥無幾。

3．現代專業技術掌握不夠。雖然學校配備了一些諸如計算機等現代化設備，但設備的使用程度、設備的更新速度等并不高，檔案人員缺乏嫻熟的現代化設備使用技術，使設備的閑置率較高。

4．復合型的檔案管理人才嚴重缺乏。現有不少檔案管理人員，只當“保管員”、“查詢員”，不能進行檔案的綜合開發利用，極大地影響了高校檔案的信息開發和編研工作。

二、提高檔案管理人員業務修養的對策

在國外，檔案工作是一門嚴謹、科學、受人尊重的職業，它的科學化、標準化、規范化程度都很高。從推動我國高校發展的需要出發，檔案人員除具備良好的政治、道德素養外，還應有精明強干的業務素質和能力素質。

1．不斷樹立和創新檔案意識。高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，應當多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念，主動找婆家、找市場，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。

市場經濟體制是一種競爭機制，檔案人員使檔案信息進入市場首先要有質量意識、效益意識，要根據信息市場的需求優化服務措施，開發含“金”量高的檔案信息，及時把能產生極大社會效益和經濟效益的檔案信息推向信息市場，使檔案信息在市場環境中發揮作用。

2．不斷掌握和提高檔案業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。

（1）要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰。善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

（2）專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握先進的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

（3）具備扎實的語言知識。檔案工作者還應具有較高的語言基礎知識、歷史知識、寫作知識和書法知識，語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法從事這項工作。如學校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的，就連書法水平也不能忽視，因為檔案管理人員總要書寫一些東西給前人和后人使用，如目錄、著錄、標引等，如果所寫的這些文字使他人難以辨認，其效果就必然受到影響。所以一個優秀的檔案工作者只有掌握了扎實的專業知識和其他檔案工作相關的學科知識，才能更好勝任檔案工作的需要。

3．不斷拓寬和豐富檔案知識。21世紀科學技術的發展，大大加快了檔案工作的現代化步伐，如今各高校已普遍利用計算機等通信設備以及現代化的辦公設備進行檔案管理，這不但把檔案工作人員從繁重、重復的手工勞動中解放出來，大大提高信息的開發與利用效率，同時還實現了檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員必須注重專業知識的學習與更新。要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

在各級檔案管理人員主動努力學習，提高自身業務素質的同時，高校也要為檔案人員積極創造一個可提供施展才華的環境，使每個人都力有所用、才有所展。筆者認為當首推競爭機制的引進和推行，通過建立健全考核制度，把工作實際同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來，使人的積極性得到充分發揮，從而激發檔案人員提高自身素質的自覺性。

三、圍繞工作中心，不斷提高服務水平

學校的中心工作是教學，教學檔案是高校檔案的重要組成部分。從某種意義上說，提高檔案管理人員的業務修養就是提高教學檔案的管理水平。概括而言，提高教學檔案管理水平主要途徑和方式有以下幾個方面：

1．加強宣傳工作，樹立形象。俗話說“酒好不怕巷子深”，但須讓人知道是好酒才行。如今，商界在打廣告戰，“貨好還得會吆喝”。這給檔案部門提供了借鑒。長期以來，由于檔案室處于封閉、半封閉狀態，以致人們對檔案缺乏足夠的認識，檔案意識較淡薄。在教學實踐中遇到困難和矛盾，想到從檔案中尋找答案的人不多。若要讓一卷內容豐富的檔案發揮其真正的作用，首先就應讓教職工盡可能多地了解檔案，爭取他們對檔案工作的關心、支持和理解，并正確地認識、評價檔案工作。鑒于此，檔案員可利用各種時機做好宣傳，宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》。同時，介紹一些庫藏檔案情況，如編制、印發《檔案信息》、《教學檔案目錄》、《檔案目錄索引》等，將有關檔案組成專題匯編，或綜合編撰成生動活潑的公眾感興趣的文章、簡報，并通過媒體傳播，讓教職工、學生了解庫藏檔案，為利用工作打下良好的基礎。其次，還應大力宣傳利用檔案所取得的社會效益和經濟效益。

2．樹立參與意識，拓寬服務范圍。人們常說：要想有地位，必須有作為。同樣，要擴大檔案的影響、提高聲譽，檔案員應積極開動腦筋，改變服務方式，從單純的保管型轉為開放型，從被動服務轉為主動服務，讓檔案工作滲透到教學的各個環節，在服務中體現其價值。常見的服務方式有坐家服務和登門服務，但將兩者結合的方式較為理想，可根據教學、學校工作的進程，靈活選用。在平時以“坐家守攤”服務為主，即采用你借我調、迎來送往的被動利用方式；而在利用的高峰期，如開學上課、考試、職稱評審等階段，就要預測需求動態，登門服務。開展跟蹤服務、現場服務，以提高服務質量及檔次。

3．舉辦檔案展覽，激發學習動力。為了激發全校師生的工作、學習熱情，檔案室可配合學校校慶、教師節等重大節日，舉辦檔案展覽。如展出學校的創業史，發展史；歷年來先進工作者(教職工)的優秀事跡，歷屆三好學生、優等生、知名校友等的事跡；歷屆畢業生贈給母校的紀念物等。融檔案的原始性、真實性、具體可感性和鮮明形象性為一體，將原本枯燥乏味的檔案，通過嚴密的構思、巧妙的設計，以圖文并茂的形式展現在人們眼前，既生動活潑，又富有強烈的藝術感染力。讓連接昨天和今天的檔案，喚起人們心底的美好回憶，達到回顧光榮歷史、檢閱豐碩成果、展望輝煌明天的目的。在平時，檔案員亦可分期分批地組織學校教職工及學生參觀檔案室及檔案利用的成果展覽，讓他們有更多的機會接觸檔案，吸引更多的人來利用檔案。此外，對儲存的檔案選好課題，開展編研工作，或進行“二次、三次加工”也不失為開發利用的一條有效途徑。總之，對完整、齊全和規范的教學檔案進行科學的管理，是為了更好地開發利用。要做好教學檔案工作，只靠教務員、檔案員的力量還是遠遠不夠的，必須依靠全體教師、各層次領導的高度重視，達成共識，密切配合，這樣教學檔案的管理和利用才會達到真正為教學服務的目的。