跨組織虛擬團隊及其管理

[摘 要] 信息技術的不斷創新，導致跨組織虛擬團隊出現。本文通過對跨組織虛擬團隊的特征和面臨的問題研究，旨在提出更加適合跨組織虛擬團隊的管理模式。

[關鍵詞] 跨組織虛擬團隊 溝通 信任 團隊文化 團隊精神

一、虛擬團隊及其特征

面對信息技術的不斷創新，工作過程的不斷全球化和分散化，許多企業開始引進虛擬團隊這種新的跨組織結構。所謂虛擬團隊，Yoo(2004)等是這樣描述的：虛擬團隊是由分散于不同的時間、空間和組織邊界的一個人員群體暫時組成，他們一起通過信息技術手段實現工作合作來完成任務。因此，它具有以下特征：(1)虛擬團隊成員人數少，他們在文化、價值觀、教育背景等方面存在很大差異，一般都具有很高的專業技術知識水平，他們在追求團隊的共同目標的同時，更專注于自我價值的實現，強調個人責任，愿意為自己的行為負擔；(2)虛擬團隊成員在時間和地區分布上較散，他們有著不同的工作時間和處于不同的工作地點，有很少的非正式信息的交流，面對面的交流更少，因此缺乏感情的溝通與聯系，他們通常都是借助于電話、電視、會議等通信手段進行交流和聯系；(3)虛擬團隊的形成需要高科技和知識型人才的支持，它建立和維護的成本比較高，一旦失敗，給組織造成的損失將是巨大的。

采用虛擬團隊的組織模式有許多益處，這包括：能夠減少組織費用；縮短組織信息交流、溝通所用的時間；能夠獲取和留住團隊工作所需要的優秀人才；擁有更好的顧客關系等。

二、虛擬團隊面臨的問題

由于虛擬團隊是由分散于不同時間、空間和組織邊界的一個人員群體通過信息技術手段實現工作合作來完成任務而暫時組成的一個團體，這不得不導致他們將面臨以下四個問題。第一，溝通問題。第二，信任問題。第三，文化差異問題。第四，技術問題。

三、如何管理跨組織虛擬團隊

為此：針對以上虛擬團隊所面臨的問題，我們看到要想有效管理虛擬團隊，必須從以下幾方面著手：

1.明確團隊的戰略目標

在虛擬團隊中，戰略目標是領導關系的替代，明確的目標是成員協同工作的基礎。因此，團隊在建立之初，要盡量讓每個成員了解團隊的目標（mission）和遠景（vision），并及時獲取員工的反饋信息，在互動中加深對目標、任務，以及在團隊中角色的理解。因此，在團隊運轉中，要盡量掌握每一成員的工作狀況，及時糾正工作中的偏差。

2.在團隊成員之間培養良好的信任氛圍

可以說信任的建立和維系是虛擬團隊管理的核心問題，相互信任是虛擬團隊運作的基礎。具體可如下操作：首先，加強成員間的相互溝通和協商。在團隊成員之間保持資源共享，以及盡可能多手段的溝通，可以增進彼此了解，增加彼此的信任感；其次，充分了解成員的組織背景。這包括對團隊成員過去工作情況、工作經歷、文化背景等的了解，促進相互信任，使得合作目標更好地實現；再者，建立公平、規范的制度。信任的建立和維護依賴于團隊成員共同遵守的規章制度規范。因此建立一個公平、合理、雙贏的協議等制度能讓成員感受彼此之間是相互平等。

3.建立良好的團隊溝通

由于虛擬團隊獨特的特征，使得團隊成員在時間、空間和文化方面存在溝通障礙。總的來說，成功的虛擬團隊在溝通方面要強調溝通的持續性、制度化。具體來說，在時間上，虛擬團隊的管理者應該熟悉各成員的時間特點，認真做好時間安排，保證溝通的通暢；在空間上，加強定期的面對面交流機會；在文化上，應使雙方主動了解并且理解對方文化，以培育目標一致的團隊文化。

4.培養團隊精神

虛擬企業是一個動態的策略聯盟，其建立的初衷就是調動每位成員的能動性，增加協調性，降低內耗，獲得1+1>2的團體競爭力。因此培養團隊精神是有效管理虛擬團隊的一個好策略，具體可如下操作:(1)增強團隊凝聚力，鼓勵團隊需要的有利于團隊團結的行為，抑制團隊不需要的行為。(2)鼓勵團隊成員全力投入團隊工作。只有團隊成員全力投入團隊工作，并秉承對團隊的承諾，團隊運作才能成功，為此必須鼓勵團隊成員盡力貢獻自己的智慧和力量，對其被指派的任務能擔負起責任，并始終保持活力和熱忱。(3)在團隊中講求民主，讓所有的團隊成員都能獲得充分的信息、充分參與團隊的各項活動、都有同等發言權或是積極鼓勵團隊成員參與決策。(4)幫助團隊成員事業發展，使得他們在團隊中找到合適的位置，努力給其創造平等參與的機會，使成員能充分發揮個人才能，實現自身的價值。

5.良好的技術支持。

信息通暢是虛擬團隊正常運轉的根本保證，因此技術手段的可靠性問題是團隊應該關心的管理問題。首先，團隊要選擇適合的、可靠性強、效率高的一種通訊技術作為團隊的主要溝通渠道，同時要交叉運用多種溝通方式，以防止某種技術手段突發故障而影響整個團隊的進程。其次，要加強對技術設施的配備、手術手段的使用、更新，以及開發的管理，并及時對成員進行必要的培訓。此外，可在團隊中安排一到兩名專業技師，其主要職責在于排除突發故障，并負責技術設施的開發、安裝和調試等。

參考文獻：

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