如何寫好商務英文電子郵件

摘要：本文詳細地介紹了商務英文電子郵件的各個構成部分的寫作要求和特點，并從詞匯和句型的選用兩方面探討了商務英文電子郵件的基本寫作原則，可以為寫好商務英文電子郵件提供參考。

關鍵詞：電子郵件；寫作原則；方法；技巧

國際互聯網的普及和電子商務的發展使得電子郵件成為當今網絡技術運用中最普遍的交際手段之一。在國際商務中，電子郵件的滲透力非常顯著，已經成為商務溝通最基本的聯絡方式，并正在逐步取代傳統的書信、電話、傳真等通訊媒體，成為最主要的信息交流方式。據調查，在商務場合中約有90%的人利用電子郵件來聯系業務，因此商務英文電子郵件的寫作越來越受到人們的重視。為了讓更多的人了解商務英文電子郵件的寫作原則、方法、格式及相關技巧，本文著重介紹如何寫好商務英文電子郵件，以期為廣大讀者提供參考。

商務英文電子郵件各組成部分的寫作

在近年的網絡貿易實踐及操作中，電子郵件已形成比較統一、固定的寫作格式，其各組成部分的寫作方法如下：

地址欄（To）電子郵件的地址，包括寫信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，這四部分無需填寫繁雜的郵政地址，只需填入相應的電子郵件地址即可，而且并非每一項都要填，若收信人只有一個，就不需填寫其他收信人的電子郵件地址，處理比一般信件要簡單得多。

主題摘要欄（Subject）郵件的標題應當簡潔明了。郵件標題是郵件主要內容的濃縮，是讀者瀏覽信箱時決定是否閱讀該郵件的根據。簡潔明了的主題內容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的郵件中查出相關的郵件。郵件標題選擇的合適與否將影響到讀者處理信件的效率。因此，為了確保收信人能及時閱讀郵件，郵件的標題不僅要引人注目，而且應該言簡意賅。另外，標題應該用名詞短語或動名詞短語，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”，“weekly Sales Meeting”等標題都信息明確、一目了然。

稱呼（Salutation）商務英文電子郵件通常用較正式的稱呼，如：Dear+對方的姓氏，有時可以省去Dear，直呼對方的名或姓，或者用隨意的稱呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能確定收件人是哪一位，可用這樣的表達，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分（body）涉外商務電子郵件的正文書寫格式絕大多數采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節省時間，提高工作效率。正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話，正文由兩三個或三四個簡短的段落構成。

敬意結尾（Complimentary Closing）結尾常用敬語，表示客套和禮節，措辭應恰當。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用“have a nice day!”“Good day to you!”等表示美好祝愿的詞組作為敬意結尾，使得電子郵件更趨向隨意體（casual style）。

簽名（ Signature）通常是寄件者在信函的敬意結尾下面寫上自己的姓名。因為電子郵件是在電腦上打出來的，所以不能像傳統的外貿信函那樣可用手簽。

附件（Enclosure）電子郵件中如果帶有與郵件內容相關的附件，可用word、 excel等軟件編寫成文件報表或掃描各種形式發票、定單或報價單等，并在郵件中說明具體文件的名稱及份數等，以便對方確認。

附言（Postscript）打好郵件后，若發現需要補充某些內容，可在簽名下方注明P. S. ，再附上補充的內容。但補充的內容不宜太多，常常是一兩句話。若補充的內容很多，則需另寫一封郵件，以免喧賓奪主。

商務英文電子郵件內容的寫作

在撰寫商務電子郵件時應盡量使郵件達到5C 要求，即Clear，Complete，Concise，Courteous，Correct。具體可以從詞匯選用和句型選用這兩方面來達到這些要求。

（一）詞匯選用

采用常用術語和縮略詞商務英文電子郵件常使用專業術語和縮略詞。如價格術語FOB、CFR、CIF等，付款方式L/C（信用證）、D/A（承兌交單）、D/P（付款交單）、T/T（電匯）等，大量出現在郵件中聯絡業務。縮略詞，如ASAP（盡快）、TBA（等通知）、FYI（供參考）、ETD（估計離港期）、ETA（估計到港期）、B /L（提貨單）、 FCL（裝滿貨柜）等被使用的頻率很高。

使用貿易行業中常用的詞如：courier（特快專遞），Fedex（聯邦快遞），airway bill（空運單），send（寄出），dispatch（發出），submit（提供），forwarder（貨運商），e-mail（電郵），enclose（附上），invoice（發票），advanced samples（出貨前的樣品），approval（核準），at your earliest convenience（盡早），by return（回復），favorable response（佳音）等。

用詞婉轉、禮貌商務英文電子郵件寫得好與壞直接影響到整個交易的成敗，因此買賣雙方通過電子郵件傳遞信息時，應十分注意措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方容易接受。如：It would be a great help if you could make a prompt response for the damaged machine.Please inform us at your earliest convenience when you would like to come.

用詞準確，表達清晰商務英文電子郵件不應使用模棱兩可的詞或詞組，以免產生歧義，延誤對方的時間或造成貿易糾紛。如：We have couriered the improved sample per your request today。上句中couriered讓客人看后不知發件人是用哪家特快專遞。在國際貿易中，常用大公司如UPS、Fedex、DHL等提供快遞服務。將此句改為We have couriered theimproved sample per your request today by DHL with airway bill No：××××。這樣客戶就可以根據公司名和快件編號查出應收樣品何時能到。這句話才算表達清晰，有信息價值。

（二）句型選用

常用省略句在注重信息與時效的時代，商貿人員的時間和精力是有限的，無暇在遣詞造句上斟酌，所以商務英文電子郵件的省略句多，句子結構比較簡單明了，邏輯條理清晰，很少使用復雜的句子。以下例子是與國外客戶進行業務往來時常用的省略句：（1）noted thanks for your email. = I noted the content and thanks for your email.（2）Hope you will effect the shipment ASAP. =We really hope you will effect the shipment as soon as possible.（3）Any further news about the pilot samples? = Please let me know if there are any further news about the pilot samples.

使用套語商務英文電子郵件常使用各種固定的套語，這為雙方在遣詞造句及內容的理解上節省不少時間。如正文的起始句常用：（1）Thank you for your enquiry of ××××about …（2）We are in receipt of your email of …；正文的結尾句常用：（1）I am looking forward to…（2）Awaiting your prompt response；建立業務關系常用：（1）We would like to introduce ourselves to you as…（2）We are willing to enter into business relations with…；報價常用：（1）We are glad to quote you our favorite price of…（2）Please be advised that the following are our best quotation for…for your consideration；郵件中插有附件常用：（1）Attached please find…（2）Enclosed please find…這些套語是在長期的國際貿易實踐中形成的，被廣大商務人員使用。因此，熟悉外貿信函中的各種套語，有助于提高工作效率。

電子郵件的普及往往會讓學生忽視其應有的規范和格式，以上對商務英文電子郵件的寫作原則、格式和寫作方法的介紹，旨在喚起學生的注意。要知道，在商務場合中，一封準確、規范的英文電子郵件不僅能反映寫信人的英語水平，更重要的是可以看出寫信人為人處事的態度和風格，可以對達成貿易起到重要的作用。

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