比較與反思：用５Ｗ１Ｈ法則看中美檔案利用理論

5W1H （why， what， who， when， where， how）法則是人們完整地了解和研究一項(xiàng)事物的提問法則。本文擬用5W1H的法則比較中美檔案利用理論，反思中國檔案利用理論的實(shí)踐效果。

一、用5W1H法則比較中美檔案利用理論

（一）why——為什么要進(jìn)行檔案利用工作？

美國的檔案利用理論強(qiáng)調(diào)的是如何保證檔案的可用，以便盡可能保障公民信息權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。“檔案文件的利用是確認(rèn)事件和進(jìn)行行政的最終體現(xiàn)……推動這些資料的利用是檔案界的基本目標(biāo)。這個義務(wù)依靠一種奉獻(xiàn)給一個民主社會強(qiáng)盛和安樂的信息的信念，以及一種將過去奉獻(xiàn)給更美好未來的信念。”[1] 相似論述大量散見于學(xué)者們的論著中。美國檔案理論界把檔案利用工作的價值提到了極為重要的位置。

在中國，吳寶康先生在1959年4月在人民大學(xué)舉行的第七次科學(xué)討論會中發(fā)表的《論當(dāng)前檔案工作方針的正確性》一文，首次提出了檔案的保管和社會的利用是檔案工作的基本矛盾，利用是中心，利用是目的等觀點(diǎn)。隨后，中國檔案學(xué)者也大量運(yùn)用了矛盾論來討論檔案利用問題。理論界認(rèn)為強(qiáng)調(diào)檔案利用工作就是要解決保存與利用的矛盾。隨著民主意識增強(qiáng)，中國學(xué)者逐漸認(rèn)識到開展檔案利用工作并不僅為了與基礎(chǔ)工作平衡矛盾，而是為了利用者需求，它與保證公民信息權(quán)、知情權(quán)緊密相關(guān)。至此，中美檔案界在why問題上從理論上達(dá)成了基本共識。

美國在why法則中體現(xiàn)出的思想是：更好地實(shí)現(xiàn)公民的信息自由權(quán)，暗含著“檔案利用工作是為滿足利用者需求，實(shí)現(xiàn)檔案人權(quán)”。中國的思想較為樸素：檔案利用工作是檔案工作的目的，這一思想是由檔案工作者總結(jié)出來的，暗含著“檔案工作的成效是由利用工作成效體現(xiàn)的，檔案利用工作是檔案部門的事。”“以人為本”的檔案利用思想并未深入人心。

（二）what and when——應(yīng)當(dāng)提供哪些檔案給利用者？檔案在什么時候提供利用？

各國都有對檔案開放與限制的規(guī)定，時間限制又是重要標(biāo)準(zhǔn)，所以將這兩個“W”放在一處討論。中美兩國實(shí)行的都是有限制的利用原則，但開放的廣度和深度有區(qū)別。下面試作比較。

一是密級限制。美國信息自由法規(guī)定機(jī)密資料不能公開。在對檔案開放的限制中，中美檔案密級都劃分成了三個等級：秘密、機(jī)密和絕密。不同密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。保密期滿，即應(yīng)進(jìn)行解密。解密后的文件按照公開文件進(jìn)行管理，向社會各界開放。但這在中國并未在實(shí)踐得到很好的實(shí)施。大量已到解密期的檔案并未對公民開放。2004年和2006年我國外交部解密了一批檔案，帶來了較好的社會反響，但從總體上看，檔案開放量還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

二是版權(quán)限制。美國在檔案利用中對版權(quán)的限制是很嚴(yán)格的。美國1976年的版權(quán)法修正案中，政府及公共機(jī)構(gòu)形成的檔案文件被視作社會的公共財產(chǎn)。其他人在不擁有版權(quán)的情況下，可以“正當(dāng)使用”或復(fù)制檔案文件，但要有限制[2]。中國檔案版權(quán)保護(hù)的根據(jù)主要適用著作權(quán)法和其他法規(guī)性文件，科技類檔案還適用專利法等法律。檔案的著作權(quán)歸屬和期限與美國基本一致，但實(shí)施的力度還不大。

三是時間限制。美國在 1972年將政府機(jī)構(gòu)形成的機(jī)密公務(wù)檔案文件的封閉期從 50年降到30 年，1978年對形成期滿20年的機(jī)密文件進(jìn)行解密檢查，如期滿20年仍不能開放，到30年期滿時就自動解密，必須開放。但涉及國家安全、個人隱私的文件開放期從長控制，各檔案館可供開放的檔案往往在90%以上。在中國，檔案法規(guī)定檔案自形成之日起滿30年向社會開放，但這一規(guī)定在實(shí)踐中并沒有得到很好的實(shí)行。

美國在what and when法則中體現(xiàn)出的思想是：檔案的開放利用是有限制的，但只要限期一到，就應(yīng)當(dāng)向全民開放。中國在這一法則中體現(xiàn)出的思想基本與美國一致，但實(shí)踐上并不盡如人意，中國比美國遲開放十年，范圍也不夠廣泛。

（三）who——哪些人可以利用檔案？

首先看兩國的檔案利用者政策。在美國，凡年滿16周歲（包括外國人），只要持有身份證，就可利用已開放的檔案。聯(lián)邦政府檔案館等非盈利性的檔案機(jī)構(gòu)不收費(fèi)，外國利用者享有同樣的權(quán)利。美國在who法則體現(xiàn)的是年齡限制。我國檔案法第19條規(guī)定：中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。這些規(guī)定都是在中美兩國各自的檔案利用理論的指導(dǎo)下做出的。兩國對檔案利用者都沒有做過多的限制。美國對年齡的限制也只是考慮到年齡小的公民的檔案利用能力，并不是對權(quán)利限制。

其次看兩國的利用者類型。美國理論界通常將利用者分為學(xué)術(shù)利用者、實(shí)際利用者和普遍利用者。國內(nèi)的利用理論也基本沿用了這種分類作研究。除此之外，也有其他分類方法，如從利用者的需求狀況分為現(xiàn)實(shí)利用者和實(shí)際利用者，從利用者的需求時間分為長期利用者、短期利用者和隨機(jī)利用者[3]，但是從不同利用者的特點(diǎn)作深入研究的不多。

（四）where and how——檔案應(yīng)當(dāng)在什么地方提供利用？如何提供利用？

在現(xiàn)代信息革命浪潮中，利用檔案的地點(diǎn)有了變化，而且可以有不同形式的利用方式。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，中美兩國的檔案利用地點(diǎn)都已走出傳統(tǒng)檔案館，向互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)移。美國數(shù)字檔案館的建設(shè)走在中國前面，中國起步晚，但發(fā)展比較快。在where 和 how法則中，兩國都體現(xiàn)出了充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的思想，人類檔案遺產(chǎn)超越時空，以最快的速度讓利用者足不出戶就能瀏覽到盡可能豐富的網(wǎng)上檔案資源。

可見，中國在where和how法則中與美國利用理論差距并不大，但中國的檔案部門能為利用者提供的服務(wù)仍然是很有限的，形式也沒有美國靈活。中國的傳統(tǒng)利用方式主要有借閱、制發(fā)復(fù)制本、展覽、制發(fā)檔案證明、參考咨詢等，形式較為單一；現(xiàn)代利用方式增加了網(wǎng)絡(luò)檢索與利用，但由于觀念、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)的安全性等問題，檔案的網(wǎng)上利用實(shí)施起來障礙重重。相比之下，美國檔案利用形式靈活。美國檔案部門十分注重與社會交流，發(fā)揮檔案館文化、教育功能，利用檔案資料編寫教材，有重大活動、節(jié)日時常舉辦專題展覽、學(xué)術(shù)研討會，利用館藏出版明信片、老照片影集，用戶十分廣泛。

二、中國檔案利用理論反思

（一）檔案利用理論的本土化探索問題

王恩漢先生說，中國檔案學(xué)有她自身的特色，我們需要把握的正是中國檔案學(xué)獨(dú)具特色的理論與認(rèn)識，因?yàn)檫@些理論與認(rèn)識源于中國的文化與實(shí)踐。也只有如此，我們才能真正理解中國的檔案學(xué)，才能向國外學(xué)習(xí)，才談得上檔案學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步[4]。中國的政治文化背景與美國不同。檔案利用理論是否也應(yīng)當(dāng)結(jié)合中國的政治文化背景，做本土化探索？學(xué)者們除了檔案利用理論本身的研究，是否還應(yīng)當(dāng)研究中國社會相關(guān)因素？除了借鑒歐美的檔案利用理論的成果，是否應(yīng)當(dāng)多探討一些中國自己的利用現(xiàn)實(shí)？中國有沒有自身的檔案利用優(yōu)勢？在探討why時，既然中國人的權(quán)利義務(wù)意識還比較淡薄，是否可以加強(qiáng)這方面的研究？把中國人應(yīng)當(dāng)有的信息權(quán)意識挖掘出來，以促進(jìn)利用需求的產(chǎn)生，使利用檔案的愿望成為公民的自覺要求。從這個角度講，中國檔案學(xué)人任重道遠(yuǎn)。

在what and when問題上，檔案的開放與限制是核心。理論上把握原則是重要的，但原則不能代替細(xì)則，中國還缺少細(xì)化的可操作性強(qiáng)的條款。如果能開放檔案目錄通過各種途徑公之于眾，聽取公民意見，及時更新，那么，對檔案開放和限制的研究才會有生命力。

在對who的解答中，對國內(nèi)利用者的研究就顯得相當(dāng)重要。例如，中國利用者的分類不一定非要與美國一樣分為學(xué)術(shù)利用者、實(shí)際利用者和普遍利用者。根據(jù)中國國情，或許可以按組織的性質(zhì)分為政府機(jī)關(guān)利用者，企事業(yè)單位、社團(tuán)利用者，個人利用者；或許也可以按行業(yè)分類、按利用者利用的頻率分類等等。不同利用者有什么利用特點(diǎn)？采取的利用策略可以有哪些不同？

在回答where and how時，是不是應(yīng)當(dāng)照顧到中國農(nóng)村人口眾多的情況？中國計(jì)算機(jī)普及率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于美國的情況？遠(yuǎn)程網(wǎng)上檔案利用平臺當(dāng)然方便，但它是不是可以惠及每一個人呢？所以，在緊跟美國先進(jìn)技術(shù)腳步的同時，是不是也要在傳統(tǒng)的利用地點(diǎn)與方式上做一些研究？保證每個公民的“檔案人權(quán)”？例如，縣級檔案館在檔案利用服務(wù)中有多大作為？這些都值得深思。又如：檔案館的自我宣傳問題，美國檔案館可以在鬧市區(qū)打出廣告，可以在由檔案工作者制作的照片上打出檔案館的名稱。中國是否也應(yīng)運(yùn)用人們喜聞樂見的宣傳形式？實(shí)際上，中國缺乏的并不是讓檔案走出深閨的點(diǎn)子，而是樂于將檔案奉獻(xiàn)于民眾的愿望和熱情。對檔案界來說，怕的不是不能為，而是不肯為。

（二）中國的檔案理論界與實(shí)踐界的對話問題

理論是灰色的，實(shí)踐之樹則是常青的。在西方，從事檔案學(xué)研究的學(xué)者絕大多部分是檔案部門實(shí)際工作人員，他們都接受過良好的正規(guī)高等教育，具有較強(qiáng)的科學(xué)研究能力，長期的檔案工作經(jīng)歷又使他們擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。美國檔案學(xué)家謝倫伯格擁有碩士學(xué)位，1935年進(jìn)入美國國家檔案館工作，1954年赴澳大利亞、新西蘭講學(xué)，1962年退休后在幾所大學(xué)講授檔案學(xué)。[5]而在中國，檔案理論界與實(shí)踐界的對話不夠已經(jīng)是不爭的事實(shí)。實(shí)踐界認(rèn)為理論界的論述艱澀難懂，根本不了解實(shí)際情況；理論界則認(rèn)為實(shí)踐界的一些做法頑固保守。如何使這兩者真正對話，實(shí)現(xiàn)理論聯(lián)系實(shí)際，實(shí)際工作促進(jìn)理論發(fā)展呢？這是一個具有中國特色的問題（美國實(shí)用主義思想盛行，其利用理論的推行往往較為順利）。因此，中國一方面要加強(qiáng)實(shí)踐界的理論學(xué)習(xí)，另一方面要加強(qiáng)理論界的實(shí)踐參與，二者才能可能真正對話。

注 釋：

1、Society of American Archivists：《Task Force on Goals and Priorities. Planning for the Archival Profession》《Society of American Archivists》，1986。

2、劉鴻浩，張關(guān)雄：《中美兩國檔案文件利用開放工作之比較》，《檔案時空》1997年第3期。

3、劉國能，王湘中，孫鋼：《檔案利用學(xué)》，檔案出版社，1996年。

4、王恩漢：《從實(shí)事求是到中國特色——再談檔案學(xué)研究的繼承與發(fā)展》，《檔案與建設(shè)》2002年第11期。

5、徐擁軍：《西方檔案學(xué)對中國檔案學(xué)的借鑒意義》，《檔案學(xué)通訊》2005年第2期。

作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院