物業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)和作用

一、物業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）物業(yè)檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性

物業(yè)檔案是以一個(gè)業(yè)主和產(chǎn)權(quán)人為對(duì)象進(jìn)行立卷歸檔的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都需添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映物業(yè)變化的過(guò)程，體現(xiàn)出一種完整性。但有關(guān)物業(yè)的情況不會(huì)是一成不變的，物業(yè)的維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主對(duì)物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更，住用人租賃關(guān)系的改變，都會(huì)使相對(duì)應(yīng)的物業(yè)文件材料隨之不斷地添加變動(dòng)，體現(xiàn)出一種動(dòng)態(tài)性。這就決定了物業(yè)檔案管理工作必須及時(shí)準(zhǔn)確，即隨時(shí)收集，準(zhǔn)確歸檔。

（二）物業(yè)檔案管理工作的靈活性

物業(yè)檔案記錄的是有關(guān)物業(yè)管理的情況，其內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性，如住戶的個(gè)人資料、產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等，這部分檔案就包含著大量的隱私內(nèi)容和物業(yè)公司的機(jī)密，其內(nèi)容就不便于公開。

物業(yè)檔案公開性和隱秘性的并存，要求物業(yè)檔案管理工作必須靈活多變，既不能只存不用，又不能無(wú)限公開，尤其在檔案提供利用過(guò)程中，要充分考慮物業(yè)檔案的特點(diǎn)和利用者的需求，依據(jù)有關(guān)政策為利用者提供相關(guān)的信息，以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（三）物業(yè)檔案管理工作的服務(wù)性

以人為本的物業(yè)管理，不僅僅是對(duì)“物業(yè)”的管理，也是對(duì)業(yè)主的“服務(wù)”，這就決定了物業(yè)檔案管理工作也必須堅(jiān)持服務(wù)的理念。從一個(gè)小區(qū)的整體來(lái)看，物業(yè)的裝修、租賃活動(dòng)往往很頻繁。物業(yè)管理文件材料往往會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。這使得物業(yè)檔案的管理較之其他檔案管理工作要付出更多的辛苦，尤其是在檔案利用環(huán)節(jié)，既要規(guī)范科學(xué)又要準(zhǔn)確得當(dāng)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、物業(yè)檔案管理工作的地位和作用

（一）物業(yè)檔案工作關(guān)系物業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無(wú)論是物業(yè)設(shè)施的維修和養(yǎng)護(hù)，還是管理費(fèi)用的收取，都要用到物業(yè)檔案。例如，在對(duì)地下水管、電纜、燃?xì)夤艿馈⑼ㄓ嵐饫|、排水管等多條管道進(jìn)行檢修、保養(yǎng)及處理問(wèn)題時(shí)，通過(guò)查閱圖紙，就能很快選準(zhǔn)位置，科學(xué)地制定出維修方案，可以避免盲目施工和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。所以，做好物業(yè)檔案管理工作，有利于提高物業(yè)管理的效率，保障物業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

（二）做好物業(yè)檔案工作有利于提高物業(yè)服務(wù)水平

一方面，物業(yè)檔案是開展物業(yè)服務(wù)的第一手資料。例如，從經(jīng)營(yíng)服務(wù)的角度來(lái)講，通過(guò)查閱物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案，了解住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活狀況等信息，是物業(yè)公司決定經(jīng)營(yíng)服務(wù)方向和策略的基本依據(jù)。另一方面，物業(yè)檔案為物業(yè)公司提升服務(wù)品質(zhì)、樹立服務(wù)信譽(yù)提供直觀的參考資料。

（三）物業(yè)檔案工作關(guān)系到社會(huì)和諧穩(wěn)定和居民日常生活的方方面面

從物業(yè)管理的發(fā)展過(guò)程來(lái)看，物業(yè)企業(yè)與街道辦事處、社區(qū)居委會(huì)的聯(lián)系更加緊密，物業(yè)管理的內(nèi)容已不僅僅是房地產(chǎn)產(chǎn)品，而更多的是對(duì)小區(qū)居民的服務(wù)。無(wú)論是小區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施的好壞、物業(yè)的日常維護(hù)，還是物業(yè)服務(wù)的效率和質(zhì)量，都直接關(guān)系到社區(qū)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定，關(guān)系著居民生活的質(zhì)量和水平，也正是群眾最最關(guān)心的實(shí)際問(wèn)題，而這些問(wèn)題的解決，都需要以物業(yè)檔案工作為保證。

（四）物業(yè)檔案工作是物業(yè)企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的重要保證

隨著居民對(duì)物業(yè)管理的要求不斷提高，業(yè)主與物業(yè)企業(yè)的物業(yè)管理糾紛案例也呈上升趨勢(shì)。例如與業(yè)主的物業(yè)管理費(fèi)等經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的糾紛，個(gè)別案例已發(fā)展到物業(yè)企業(yè)與業(yè)主對(duì)簿公堂，而法院在裁定這類案件時(shí)，首先要看得就是物業(yè)管理協(xié)議和相關(guān)收費(fèi)記錄，這些糾紛的最終解決，靠的還是真實(shí)記錄的物業(yè)檔案。

作者單位：北京市通州區(qū)檔案局