保存記錄越來越受重視

觀 點

IT領(lǐng)導(dǎo)們正越來越重視記錄、檔案的保存，原因除了政府法規(guī)、國際慣例之外，訴訟要求和法律意識的提高也是重要原因，而因記錄保存不妥受到的高額罰款更是讓企業(yè)不得不重視記錄保存。

最近，鬧得沸沸揚揚的英特爾高層郵件的丟失、白宮郵件刪除事件讓我注意到，以前沒有幾個IT專業(yè)人士會關(guān)心公司檔案記錄應(yīng)該保存多久，很多人認(rèn)為管理檔案、記錄是比看著油漆晾干更無聊的事情。但現(xiàn)在保存記錄越來越重要，精明的IT領(lǐng)袖們也越來越重視保存記錄。原因如下：

政府法規(guī)。美國有許多聯(lián)邦、州和地方性法規(guī)要求公司保存記錄，期限最短一年，最長沒有上限。《愛國者法案》授予聯(lián)邦政府廣泛的權(quán)力，既可以獲取任何個人數(shù)據(jù)，也可以規(guī)定其保管期限;《塞班斯法案》要求會計師在審計結(jié)束后，將審計記錄和工作文件保留五年；如果有人故意改變或銷毀公司記錄以干擾聯(lián)邦政府調(diào)查（無論是正在進行的，還是將要進行的），都將被處以罰款或監(jiān)禁。《北美自由貿(mào)易協(xié)定》、《關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定》等協(xié)議都對重要的檔案管理有規(guī)定。

國際規(guī)則。目前，有40多個國家對檔案保管有不同程度的規(guī)定。由于國家間的規(guī)定不一致，跨國公司遇到了不少麻煩。比如，美國證券交易委員會對電子郵件的規(guī)定就與歐洲隱私法相沖突。各式各樣的要求使跨國公司保存的記錄更加復(fù)雜，要想符合所有規(guī)定，公司需要做很多工作。

訴訟。去年，《聯(lián)邦民事訴訟規(guī)則》將其覆蓋面擴展到了電子檔案領(lǐng)域。根據(jù)修訂后的規(guī)則，雙方律師必須在訴訟早期就決定需要哪些記錄。達(dá)成協(xié)議之后，公司只有120天的準(zhǔn)備時間，以“合理可用”的形式提交這些檔案。此外，如果確實需要額外的資料，提供方也要確認(rèn)那些有可能相關(guān)的信息。這個要求是新提出的，如何確認(rèn)所有可能相關(guān)的信息對公司來說可是個難題。

法律意識。隨著律師對IT數(shù)據(jù)管理認(rèn)識的加深，對數(shù)據(jù)的需求也會增加。1999年，加利福尼亞大學(xué)培訓(xùn)律師如何搜索、保留和使用電子檔案。這一計劃在全州范圍內(nèi)引發(fā)了熱潮。還有很多州也有類似的計劃。在網(wǎng)上搜索e-發(fā)現(xiàn)、檔案管理和記錄保存，可以找到很多對律師有用的建議。另外，建議律師雇傭計算機取證專家以獲取被刪除、加密或者難以得到的數(shù)據(jù)。

高額罰款。對違反規(guī)定的處罰是很重的。2006年，由于摩根斯坦利沒有交出證券交易委員會所要求的大量電子郵件，不得不支付1500萬美元罰款。更恐怖的是，摩根斯坦利的客戶Ron Perelman起訴該公司沒有向法庭提交必要的電子郵件，法院判定摩根賠償14.5億美元。最近，在Zubulake起訴瑞銀華寶的案件中，法官判定瑞銀不顧法庭指令，故意刪除相關(guān)的電子郵件。如果被告銷毀了可能相關(guān)的資料，法官可以引導(dǎo)陪審團假定被刪除的資料支持對方觀點。在此案中便是如此，Zubulake獲賠2900萬美元。

保存記錄很關(guān)鍵，否則你們公司可能被卷入法律訴訟，也可能隨時被某個政府部門要求提交某些信息。如果不保管好檔案，就無法提交信息。違反這一規(guī)定的代價是昂貴的，現(xiàn)在就準(zhǔn)備吧。