關于加強高校人事檔案管理的思考

摘要：隨著高校教育教學和人事管理體制改革的發展和不斷深入， 高校人事檔案工作也有了新的內涵，高校人事檔案舊的管理模式已不適應各方面的發展。新形勢對于高校人事檔案的管理模式、檔案信息資源的開發利用以及對人事檔案工作者本身的素質都提出了新的更高的要求。高校應積極探索人事檔案新的管理方法和手段，為高校科研、教學服務。

關鍵詞：人事檔案 管理 高校 對策

一、目前人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）在人事檔案管理工作中普遍存在的重視不夠的問題，把檔案工作看成只是保存，沒有開發利用的價值，不能把檔案工作擺到應有的位置。檔案管理人員調動頻繁，隊伍不夠穩定，從事檔案管理工作的人員多數都是邊干邊學，專業對口的少。檔案管理制度不健全，思想觀念陳舊，跟不上信息時代對檔案管理工作的要求。特別是投入嚴重不足，造成設施落后，管理手段單一，導致檔案工作長期處于被動應付，服務質量不能得到有效的提高。

（二）隨著我國政治體制和經濟體制改革的不斷深入，人事檔案工作中，部門、單位合并組合頻繁，人員的流動量較大，客觀上造成了材料入檔、整理檔案任務繁重，而各部門、各單位檔案管理人員大多數人員不足，管理水平比較落后。很多情況下，都是工作量大時，臨時抽調人員來突擊工作，難以保證人事檔案的質量。

（三）人事檔案管理有待于進一步規范。從目前情況看，人事檔案管理設施不完善，制度不健全，人事檔案不能及時補充材料。同時，現有人事檔案需要入檔的材料比較多，紙張大小不一，不能做到整齊化一。還有的材料內容不夠規范，如，鑒定和考察材料多數是千人一面，套話多，不能真實、客觀地反映干部個性、特點和專長。

二、加強人事檔案管理工作的措施和對策

維護干部人事檔案的完整、準確與安全，是干部人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，涉及到貫徹落實黨的干部路線、方針、政策，它直接關系到組織人事部門對干部的評價、培養和使用，關系到每個干部的切身利益和政治前途。

（一）抓好基礎建設，力爭達到人事檔案管理工作的規范化。但在檔案管理的實際工作中，仍存在著一些薄弱環節。一是檔案材料收集不齊全，沒有注意收集干部檔案中必備的材料，造成檔案的材料流失。二是鑒別不準確，把不應歸檔、手續不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性；三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒有按規定及時整理歸入檔案，導致無序管理；四是制度不到位，材料的轉入、轉出、檔案的查（借）閱等手續不按規定履行，檔案管理混亂。針對存在的這些問題，首先要從日常管理工作入手，應堅持做到“四化”。一是收集歸檔程序化，建立健全干部人事檔案材料的歸檔制度，把人事檔案管理的各項職責和制度落到實處，特別對于人事變動、工資調整等材料，應及時督促有關部門按干部檔案形成時間移交管檔單位存檔。二是鑒別整理規范化，嚴格按照《干部人事檔案整理規范》規定，認真細致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除。保證歸檔材料必須完整、真實、文字清楚。凡規定必須有關部門蓋章的，應該印章齊全。各類審批表、任免通知等應有批準機關名稱、時間和文號。凡個人撰寫的材料要注明時間，并經本人簽字。按照《干部檔案整理工作細則》對所收集的干部人事檔案材料進行準確的分類，做到檔案材料排列有序，層次清楚，加工合理，目錄清楚，字跡工整，裝訂規范，應追求較高的人事檔案案卷合格率，在整理案卷時，每一個步驟都應嚴格按規范操作，避免不必要的返工和人力、物力的浪費。三是設施建設標準化，按照檔案管理基礎設施建設的有關要求，配備標準的檔案用品、微機和設備，使干部檔案管理實現現代化。四是管理工作制度化，自覺執行檔案管理的八項制度，使每項工作都制度化，保證管理工作井然有序地開展。

（二）要從我國改革開放和經濟建設的大局出發，與時俱進，大膽改革創新，健全人事檔案管理內容。一方面要規范人事檔案管理，根據隸屬關系的不同，分別管理不同層面的人事檔案，該誰管的必須清楚，哪些部門管到哪一級要有明確的規定。另一方面，要求檔案管理人員要做到口勤、腿勤，主動工作，對缺少的材料及時追補和不斷補充新的資料。同時，人事檔案具有變化快的特點，比如：職稱晉升和聘任，職務變動、聘任時間變化（行政職務）。都應及時更改檔案目錄。反應出最新的個人檔案信息，以便更好地為有關部門提供利用。

（三）要加強對檔案管理人員的培養和教育，特別是應有的高度的責任感和事業心，對收集的檔案材料要認真審核，反映干部職工的德、能、勤、績的鑒定材料，考核材料要真實、具體、全面，要突出個性，做到完整鮮明并且主體地反映出一個人的真實情況，為組織上歷史地、全面地考察與了解和正確選拔使用干部提供準確可靠的依據。

（四）要正確認識檔案的保密性，做到合理合法的利用人事檔案。檔案材料有些是保密的，但也有一部分是可以公開的。人事檔案區別于其它檔案的重要特征在于它是一個人一生經歷的縮寫，有關其本人的自然情況、考核、獎、懲材料、隱私等在其檔案中都有反映。在這些材料中，有些會隨著時間的推移而逐步解密，但有些涉及個人隱私及組織在一定的歷史時期給予的結論和鑒定，則不能解密，更不能泄密。這就要求人事檔案管理人員認真學習國家頒布的《保密法》和《檔案法》等有關規定，做到在人事檔案的利用過程中，嚴格把握保密的分寸和尺度，正確處理好檔案保密和利用的關系，既不因為利用檔案而泄密，也不能因為過分強調保密而影響檔案的利用。

（五）要進一步加強人事檔案管理信息化建設。人事檔案管理信息化是為各級領導和有關部門提供快速、全方位、準確的人事信息，獲取干部的自然情況、簡歷、專業、學位、特長、職務及德、能、勤、績等方面的綜合信息。其特點主要是快速、準確、全面，這就改變了過去那種單從紙質檔案了解干部的傳統方式。極大地提高了人事檔案管理工作的效率和質量。目前，各部門、各單位辦公自動化已基本普及，這就為實現人事檔案管理的現代化提供了物質保證。我們可以利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，進行人事檔案動態管理。采用將人事檔案資料輸入電腦的方法，使檔案數據化、信息化，同時，實現檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等工作的微機操作。在此基礎上，建立人事檔案數據庫系統，這樣不僅能全面記錄和反映干部的情況，而且便于在干部職務和技術職稱變化時，能夠及時更改，確保人事檔案信息的時效性、真實性、和準確性。

三、探索人事檔案管理的新模式

首先要實現流動人員人事檔案管理的規范化和現代化。在許多情況下，個人的現實表現和實際才能總是以歷史表現和才能為基礎的。就我國目前現有規定而言，在高校中許多涉及個人切身利益的事項，如職稱評定、社會保險、出國（出境）政審等都需要人事檔案；每年的國家公務員、計算機、外語等級考試等國家相關考試報名需要人事部門以檔案為依據開證明；甚至住房更名、結婚登記等生活中的事也都需要檔案。然而，人事檔案并不等同于個人檔案。雖然人事檔案是個人活動的歷史記錄，但它的形成者并不只是人事檔案所記載的當事人，其本身不是嚴格意義上的個人檔案，其所有權也就不應歸屬個人，而應歸屬建立人事檔案的單位。因此，包括流動人員人事檔案在內的所有人事檔案只能由組織管理，不能由當事人保管，更不能交由他人保管。而許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因，就是流動人員人事檔案調檔轉檔難，手續繁雜。而要解決這個問題，關鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案轉遞和補充更新機制，要簡化調檔轉檔手續，提高辦事效率，這就要求利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存貯、查找，進而實現對流動人員人事檔案的現代化和網絡化管理，這也是當前人事檔案管理部門需要重點研究的課題。高校人事部門要在現有人事檔案管理軟件的基礎上，研制適合流動人員人事檔案管理的軟件，以便對檔案信息實行動態化管理。同時，利用現代網絡通訊技術，建立人才業績跟蹤系統，做到人才流動到哪里，檔案信息系統就跟蹤到哪里，始終保持流動人員人事檔案內容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價值，盡可能減少“死檔”的形成。

其次可以實行干部檔案內容向本人部分公開以確保干部檔案的真實性。干部檔案中除涉及黨、單位、組織和國家機密不宜公開的部分外， 其它部分應向本人公開， 這首先有利于提高干部檔案內容的真實準確度。干部檔案在內容上應達到的標準就是真實準確， 但由于各方面因素的影響，其內容卻在不同程度上存在著一些不真實不準確的現象。若把干部檔案內容向干部本人公開就能在很大程度上避免這些問題的出現，通過公開化就能甄別、核實一些由于以上因素而產生的有悖于干部本人的真實情況且不利于干部自身發展的檔案材料信息。這就要求一方面檔案人員必須具有較高的政治素質和業務能力，做好收集工作，把好源頭，也就是要把好材料的入口關，對來路不明及有疑義的材料，要進行調查核實，驗明正身，做好初步認定工作，切斷文件材料的污染源頭；另一方面，認真細致把好鑒定關。根據形成材料的歷史條件、主要內容、用途等從核查材料是否完整，事實是否準確，手續是否完備，書寫是否工整、清楚入手，逐一審查。對年齡、工齡、黨齡，學歷等要重點核對，確定無誤后方可入檔。

另外要通過信息化完善高校人事檔案管理制度 。高校人事檔案是使用率最高的信息之一。要解決高校人事檔案工作中出現的“檔案內容陳舊、片面”、“材料不完整，缺乏真實性”以及“信息開發利用程度低”和“管理手段落后，管理水平低”等問題就要利用信息化資源，完善人事檔案管理制度，也可以說，信息化建設為高校人事檔案管理的層次提升拓寬了道路。高校人事檔案管理為高校專業技術人員晉升職務、職稱評聘，教職工工資調整提供服務，是建設一支高素質的師資隊伍的重要手段和載體。因此，要把人事檔案管理工作列入高校組織人事部門工作計劃，在人員配備、經費使用上予以保證。要對從事人事檔案工作的人員加強思想政治教育和業務培訓，從過去的重點搞整理裝訂等基礎工作，迅速轉到廣泛收集和利用上來。隨著人才市場的社會化和擴大化，高校人員的流動性增強，在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時俱進，跟上師資人員動態情況的變化。要嚴格按章辦事，克服工作中的隨意性，不搞因人而異，嚴格把好檔案進口關、出口關，發現不符手續，就不允許查檔、不借檔。隨著現代科學技術的不斷發展，利用計算機進行歸檔材料的記錄和統計，提供各種統計數字，辦理檔案的借閱和歸還手續。需要注意的是在信息化建設之前，首先要進行同一信息的數據整合，以求取唯一的正確數據。

總之，隨著時代的發展，網絡化、信息化必將在高校的檔案管理中占據主導地位。高校人事檔案管理要加快利用高科技手段的步伐，加大現代高科技裝備的投入，做好檔案信息資源的開發和利用，以適應人事檔案管理現代化的發展需要。

[參考文獻]

[1]劉春澤．近年來媒體關于人事檔案討論熱點問題的淺議．遼寧大學歷史文化學院檔案系2005屆優秀本科論文，2004，(9)．

[2]淺議高校人事檔案的信息化建設．