淺談會計電算化后檔案的管理

摘要：隨著會計電算化的逐漸普及，如何管理電算化的會計檔案工作，是檔案管理人員不得不面臨的問題，本文首先分析了會計電算化的檔案管理工作所具的特點，其次指出了面臨的問題，最后提出了解決問題的對策。

關鍵詞：會計電算化 會計電算化檔案

當今，隨著計算機信息技術的飛速發展，將計算機應用到會計的實務中，實現會計數據處理的電算化，對會計核算工作走向管理的現代化轉變起到了積極的促進作用。到目前為止，我國已有數百萬家企事業單位使用了計算機和會計軟件來處理會計的核算工作，有效完成了會計日常工作的記賬、算賬、報賬等任務，使廣大財會人員從煩瑣的手工會計工作中解脫出來，極大地提高了工作效率。實行會計電算化后的會計檔案管理工作是會計基礎工作的一個重要組成部分，因此也應該引起高度的重視。

一、會計電算化后檔案的新特點

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級機關、企事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而賦予會計檔案許多新的特點。

(一)檔案的范圍比傳統的會計檔案更廣。會計電算化后檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，即紙質檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據和其他磁性介質上的會計信息。

(二)會計電算化檔案需要一定的軟硬件環境支持。傳統的會計檔案不需要軟硬件的支持，而且比較直觀，可以一目了然地看到會計信息，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境支持下才可以使用。

(三)擴大了會計檔案的保管的范圍。由于會計電算化檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料等。

(四)對會計電算化檔案的安全性、完整性提出了更高的要求。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的升級的版本越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。

(五)電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

二、會計電算化后檔案管理存在的問題

(一)會計電算化后檔案資料收集不完整。會計檔案收集的不完整直接影響著會計檔案的內在質量，有的單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，使得會計電算化檔案不夠完整。

(二)缺乏有效的管理制度和制約手段。會計電算化后多數單位在歸檔工作中，沒有制定出一些切實可行的制度、辦法和相應的管理措施。單位將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質上后就萬事大吉了，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而容易造成會計信息的丟失。由于會計電算化軟件的升級換代很快，在不同版式本下的會計數據結構有可能不同。許多單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱，不能充分發揮電算化會計檔案的作用。

(三)會計人員的電子檔案管理意識較弱，計算機操作能力較低。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足及操作人員的時間觀念不強等原因，以致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲中保存，有時又不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，使磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象時有發生，一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。

(四)會計電子檔案尚未真正納入會計檔案管理范疇?！稌嫏n案管理辦法》第十二條：采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。然而受企事業單位規模條件等限制，大多數已實施會計電算化的單位并未將存儲會計資料的磁盤、光盤等資料作為會計檔案予以保存，而會計電子備份數據一般由系統管理人員自行保存，電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態，未形成有效的管理機制，隨著會計崗位的調整，電算化資料大都無檔可查。

三、加強會計電算化檔案管理的對策

(一)建立健全會計電算化的檔案管理制度。電算化會計檔案是會計核算的信息及資料，是重要的會計基礎工作。各單位的領導必須加強對電算化檔案管理工作的重視，建立和健全會計電算化檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀制度，并由專人負責管理。由于實行會計電算化會計檔案具有磁性化和不可見的特點，原來的《會計檔案管理辦法》中有關規定沒有包括這方面的內容，因此必須根據會計電算化的特點和《會計檔案管理辦法》的要求，修訂本單位會計檔案管理的制度。對采用計算機打印輸出的書面會計憑證、賬簿、報表應符合國家統一的會計制度的要求，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

(二)加強對電算化會計檔案的存放管理。存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)是在會計電算化情況下的新的會計檔案形式，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至會計信息完全過時為止。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，由于具有磁性化和不可見的特點，作為會計檔案保存，其保存期限應同《會計檔案管理辦法》中規定的會計數據(書面形成的會計賬簿、報表)一致。對于電算化形成的磁性介質檔案保管，要做到遠離磁場，注意防火、防潮、防塵，應定期對磁性介質檔案進行檢查工作，防止數據的丟失。對重要的會計檔案應進行雙份備份后存放在兩個不同的地點。總之，對會計檔案的存放管理應做到存放有序、查找方便、妥善保管。

(三)經常進行會計數據的備份工作。由于會計電算化的會計數據都存放在計算機中，為了避免計算機意外故障和人為錯誤引起會計數據的丟失，要定期把計算機系統中的所有會計資料拷貝到磁性介質或光盤上，從而形成了脫離于原計算機系統的會計檔案，財務部門應把會計數據的備份文件保存好，并且在每份上要注明檔案形成的時間、會計數據的內容和時間、操作員的姓名。對備份的數據資料要定期進行檢查，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。以防意外事件導致單位整體會計資料丟失與不可恢復性，給單位會計檔案管理工作造成無法挽救的損失。凡業務量較多、財務比較集中的財務部門應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

(四)加強會計電算化后軟件的管理和計算機的維護。會計軟件是會計電算化運行的重要程序及資料，對會計軟件的全套文檔資料及會計軟件應視同會計檔案保管，保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。但一般情況下，單位如遇到會計軟件升級、更換以及會計軟件運行環境改變的情況時，舊版本會計軟件及相關的文檔資料應與該軟件使用的會計資料一并歸檔。會計電算化的系統維護人員要經常對設備進行維護保養，保持機房和設備的清潔，使計算機有良好的運行環境。健全必要的防治計算機病毒的措施，預防、檢測、清除計算機病毒，防止病毒和意外事故因素導致計算機工作終斷，影響財務工作的正常開展。健全計算機硬件和軟件故障排除的管理措施，保證會計數據的完整性。在日常工作中還應注意收集計算機硬件、軟件及操作系統等方面的資料，關注軟件更新換代、升級等方面信息以便為本單位財會電算化管理水平的進一步提高做好充分的準備工作。

(五)做好會計檔案的日常管理工作，充分利用好會計檔案。會計檔案記錄著會計核算全過程的重要信息和資料，必須做到內容正確、資料完整、字跡清楚。對年終會計電算化形成的憑證、賬簿、報表等要按照會計檔案管理要求進行整理、立卷或裝訂成冊，對進行歸檔的會計資料要檢查有關人員的簽名、蓋章是否齊全。檔案管理人員應嚴格執行會計檔案的安全保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀壞、散失和泄密。對各種會計檔案未經領導同意，不得外借和拿出單位。經領導同意調閱的會計檔案，應按規定辦理有關手續，調閱人員不得擅自復制會計檔案，對調閱的會計檔案在歸還時，還應認真檢查，防止感染其他的病毒。

(六)提高會計檔案管理人員的業務素質。會計檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，隨著會計電算化的普及和廣泛應用，對會計檔案的管理工作提出更高的要求，會計檔案人員只有懂得檔案管理的知識，精通財會知識和計算機方面的知識，才能適應新形勢會計檔案管理工作的需要。因此，單位領導一定要重視會計檔案管理人才的培養，進一步加強對會計檔案管理人員隊伍的建設，不斷提高會計檔案的管理水平。

(七)重視會計檔案開發和利用工作。會計檔案部門應建立和完善會計檔案的開發和信息反饋系統，注重對會計檔案原件中儲存的信息資源加以編輯，通過對一系列的會計檔案整理和比較分析，充分利用歷年的會計電算化檔案的數據設計出一些有利于單位管理與決策的數據模型，從而建立一整套比較完善的單位決策支持系統，以實現會計電算化檔案的再利用。