怎樣管理ＳＯＨＯ

　　
　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，工作以項(xiàng)目為核心的發(fā)展趨勢(shì)日益明顯，員工居住地越來(lái)越分散，SOHO正是順時(shí)而出現(xiàn)。它是Small office(小辦公室)／Home office(居家辦公室)的縮寫，是指?jìng)€(gè)人以自己的居所為辦公室從事工作的小型事業(yè)體。這種相對(duì)自由的工作方式，現(xiàn)在只被少數(shù)單位所采用，更多的人正期待著這種工作方式。
　　
　　SOHO的發(fā)展現(xiàn)狀
　　
　　調(diào)查顯示，受過(guò)高等教育的人群，采取居家辦公的工作形式比較多。居家辦公成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。一是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使居家辦公具備了條件；二是隨著城市化規(guī)模的擴(kuò)展，員工的家居地與工作地的距離不斷增大。這兩個(gè)因素使得居家辦公必要且可能。員工喜歡居家辦公的最重要原因是感到舒適，但居家辦公缺乏與同事和客戶“面對(duì)面”的交流。
　　現(xiàn)在，從事信息密集型行業(yè)的人數(shù)，將逐漸超過(guò)從事傳統(tǒng)服務(wù)業(yè)和制造業(yè)的人數(shù)?，F(xiàn)代化的通訊手段，電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的使用，將成為人們工作聯(lián)系的主要方式。
　　據(jù)統(tǒng)計(jì)，在美國(guó)已有3000萬(wàn)人在家中遠(yuǎn)程辦公，占美國(guó)工作人口的16~19%。Olsten公司進(jìn)行的一次年度調(diào)查顯示，56%的北美公司永久性或試驗(yàn)性地允許其雇員居家辦公。其中82%的高科技公司、新聞媒體和出版業(yè)都推廣了居家辦公形式；保險(xiǎn)公司緊隨其后，有67%；服務(wù)和批、零公司次之，為62%；公用事業(yè)和公交公司比例為71%。
　　在我國(guó)，特別是在大中城市，越來(lái)越多擁有良好知識(shí)背景和雄心壯志的中青年人，已經(jīng)加入到自由的白領(lǐng)世界中。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在上海的居家辦公人員就有70萬(wàn)，在北京，這個(gè)數(shù)字已經(jīng)超過(guò)100萬(wàn)。居家辦公，正在成為現(xiàn)代勞動(dòng)市場(chǎng)就業(yè)的重要發(fā)展趨勢(shì)。
　　
　　SOHO面臨的問(wèn)題
　　
　　我們盡管看到了SOHO的未來(lái)發(fā)展前景，但是如果缺乏慎重考慮和設(shè)計(jì)，實(shí)施居家辦公可能適得其反，成本不降反升。這主要有技術(shù)設(shè)備的投資、員工士氣的降低、生產(chǎn)率的損失等而產(chǎn)生的成本，會(huì)給雇主帶來(lái)許多問(wèn)題。
　　SOHO給現(xiàn)代企業(yè)界管理帶來(lái)很多新問(wèn)題，這就是管理跨度、管理難度的增大。這對(duì)管理者素質(zhì)和管理方式形成了一種挑戰(zhàn)：管理者需要眼觀六路、耳聽(tīng)八方，需要做千手觀音，相應(yīng)的管理方式也要從傳統(tǒng)的“剛性管理”向現(xiàn)代的“柔性管理”過(guò)渡。這種工作方式不僅涉及員工與主管之間的“SOHO”協(xié)議，而且還包括員工運(yùn)用自己的判斷力完成工作。這就要求企業(yè)的政策、組織結(jié)構(gòu)、管理風(fēng)格以及工作設(shè)計(jì)等發(fā)生一系列的變革。
　　
　　SOHO的好處
　　
　　我們應(yīng)該看到SOHO所帶來(lái)的好處。美國(guó)《空氣清潔法案》，要求許多城市減少員工在上下班路途上的往返交通。據(jù)估計(jì)，辦公方式由集中走向分散，將使城市交通流量減少30~40％，大大緩解能源交通緊張和車輛尾氣排放而引起的社會(huì)和環(huán)境問(wèn)題，緩解了上、下班高峰時(shí)段的交通堵塞程度，有利于減少市區(qū)辦公和生活垃圾（辦公廢紙和午餐飯盒等），保護(hù)環(huán)境。減少員工的舟車勞頓之苦，有利于留住員工；增加人員招聘的靈活性；以獲得較高的生產(chǎn)率收益。
　　
　　怎樣管理SOHO
　　
　　SOHO建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需要很多的投資。一些小企業(yè)發(fā)現(xiàn)，其公司的信息系統(tǒng)不能處理大量員工在同一時(shí)間從遠(yuǎn)程地點(diǎn)注冊(cè)。對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，居家辦公計(jì)劃的短期成本可能相當(dāng)大。在制定正式的居家辦公計(jì)劃之前，企業(yè)必須進(jìn)行技術(shù)可行性評(píng)價(jià)，以預(yù)測(cè)和調(diào)整由于技術(shù)方面的不適當(dāng)而可能遇到的任何問(wèn)題。
　　SOHO的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立起來(lái)后，不要忘了對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)。公司對(duì)員工的遠(yuǎn)程監(jiān)督與現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督基本相似。不論其下屬在哪里工作，主管人員都可以監(jiān)督下屬的工作進(jìn)展并提供反饋和建議。居家辦公沒(méi)有妨礙管理人員行使這些職能。公司要制定居家辦公員工的工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系，對(duì)每一個(gè)居家辦公的員工都有一套明確的、可衡量的目標(biāo)，并對(duì)這些目標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)。惠普公司發(fā)現(xiàn)，由于長(zhǎng)期實(shí)行目標(biāo)管理計(jì)劃，管理人員容易接受居家辦公的方式。思科系統(tǒng)公司是加州硅谷的一家網(wǎng)絡(luò)公司，也利用其精心建立的目標(biāo)管理方式，對(duì)6600名員工中10％的人實(shí)行全面的居家辦公計(jì)劃，讓他們所有的工作都在家進(jìn)行。但采用這種方法，須有完善的制度，評(píng)價(jià)員工的生產(chǎn)率和工作績(jī)效。
　　另外，SOHO所帶來(lái)的有關(guān)費(fèi)用承擔(dān)，這是SOHO管理中，一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。是否給員工提供家庭辦公設(shè)備，取決于其在家與在辦公室工作的頻率，以及由于減少了辦公室空間需求而可能節(jié)省的成本。Autodesk公司是舊金山地區(qū)一家多媒體軟件開(kāi)發(fā)公司，他們制定了三個(gè)層次的居家辦公計(jì)劃進(jìn)行成本管理，為員工提供了不同的辦公室安排。第一層次由每星期至少居家辦公四天的員工組成，分配20名員工使用8個(gè)“旅店性質(zhì)”的辦公桌，這類員工在確定到辦公室工作時(shí)，先要在接待員那里預(yù)定。第二層次由每星期至少居家辦公兩到三天的員工組成。公司為這類員工指定一個(gè)共享的辦公空間。第三層次由每星期在辦公室工作四到五天的員工組成。這類員工的辦公空間比其他類員工的辦公空間大。
　　SOHO的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立了，員工的績(jī)效評(píng)價(jià)體系也制定了，這時(shí)就要選擇合格的員工了。首先要審查員工的本職工作是否適應(yīng)居家辦公，這種方式能完成有關(guān)崗位的多少工作任務(wù)。讓員工參與這一過(guò)程很有意義，如果在遠(yuǎn)離辦公室的地方無(wú)法創(chuàng)造最佳工作績(jī)效，他們會(huì)自行選擇退出居家辦公計(jì)劃。此外還必須注意到員工的個(gè)人特點(diǎn)。居家辦公通常要求員工比在單位工作的員工具有更強(qiáng)的內(nèi)驅(qū)力，更好的組織性和時(shí)間觀念。要求員工完成自我評(píng)價(jià)問(wèn)卷，讓他們檢查自己的工作職責(zé)、個(gè)性特點(diǎn)、工作風(fēng)格，幫助他們認(rèn)識(shí)居家辦公對(duì)他們個(gè)人而言的優(yōu)缺點(diǎn)。
　　SOHO也會(huì)發(fā)生辦公室辦公所面臨的問(wèn)題，譬如，SOHO時(shí)發(fā)生員工傷害。居家工作空間是公司工作空間的擴(kuò)展，因此，在規(guī)定的工作時(shí)間內(nèi)發(fā)生與工作有關(guān)的傷害和事故，還是由雇主負(fù)責(zé)。所以，雇主要在居家辦公協(xié)議中加上一個(gè)條款：允許雇主對(duì)家庭辦公區(qū)域進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，以確保那里的工作條件安全。這種檢查，一般是在居家辦公員工認(rèn)同的時(shí)間里進(jìn)行的。
　　SOHO實(shí)施了，但許多管理人員對(duì)SOHO卻感到不適應(yīng)，對(duì)于下屬離開(kāi)辦公室工作感覺(jué)到不舒服，這主要是由于他們沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)居家辦公計(jì)劃。成功的居家辦公計(jì)劃，包括對(duì)管理人員及員工進(jìn)行某種形式的培訓(xùn)，以便取得高績(jī)效。培訓(xùn)內(nèi)容包括有效的時(shí)間管理、與同事及客戶溝通、家庭辦公室的建立、工作流程的變化、項(xiàng)目報(bào)告以及如何實(shí)施目標(biāo)導(dǎo)向型工作績(jī)效計(jì)劃。
　　管理人員還必須接受有關(guān)信任與控制的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)建立信任，減少控制，打消不允許員工居家辦公的想法。主管人員要建立與居家辦公下屬進(jìn)行溝通的系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)使雙方都感到順暢。要經(jīng)常安排反饋討論會(huì)，會(huì)議方式可以是與會(huì)人員親臨會(huì)場(chǎng)，也可以是遠(yuǎn)程會(huì)議。Autodesk公司要求居家辦公者簽署一份“登記報(bào)到”的協(xié)議，頂頭上司、電信系統(tǒng)以及同事都要遵循協(xié)議規(guī)定的事項(xiàng)。簡(jiǎn)言之，即使員工在家辦公，仍要對(duì)辦公室所發(fā)生的事情負(fù)責(zé)。思科公司的要求更嚴(yán)格，它鼓勵(lì)員工定期到團(tuán)隊(duì)成員家工作，以保持直接聯(lián)系。
　　信息時(shí)代的SOHO正在改變企業(yè)的運(yùn)作方式。在那些與技術(shù)有關(guān)的行業(yè)，如果組織在將來(lái)不能提供居家辦公方式的話，那么在留住和吸引員工時(shí)，組織就不具備優(yōu)勢(shì)了。因此，從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度來(lái)看，SOHO將被更多的企業(yè)所采用。這樣，企業(yè)的工作方式更加靈活，員工的工作情緒更加輕松，企業(yè)的發(fā)展也更加順利。
　　（作者系廣東商學(xué)院管理學(xué)院講師）