ＥＲＰ系統及其對存貨管理的影響

　　【摘要】本文說明了什么是ERP及ERP對企業存貨管理的影響，指出利用ERP系統實現企業資源計劃將對企業產生巨大的經濟價值。
　　存貨是指企業在生產經營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產。存貨包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產品、產成品和庫存商品等。如果企業能在生產投料時隨時購入所需的原材料，且隨時調整生產計劃，及時生產、提供銷售所需產品，就不需要存貨。但實際上，企業總有儲備存貨的需要——這種存貨的需要主要是基于保證生產或銷售的經營需要，增加生產經營彈性以及出于優惠價格的考慮；并因此而占用或多或少的資金，因此如何進行存貨管理就顯得更為重要。
　　在傳統方法中，存貨管理的數據來源主要是企業的各類手工賬簿及報表。由于手工條件下，原始單據、憑證、明細賬、日記賬、總賬分別由不同人員開立、記錄，工作重復而繁瑣，且需要不斷核對，造成工作周期長，速度慢，效率低，往往很難及時進行存貨的分析和管理，而只能是事后的分析。
　　市場競爭日趨激烈，需要不斷提高反應速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用信息技術實現企業資源計劃成為企業存貨管理的一個共同的需要。因此，越來越多的企業開始使用ERP系統。作者所在公司，近幾年也實施了ERP系統，本文就ERP系統在企業存貨管理中的實際運用談一些體會。
　　
　　一、什么是ERP
　　
　　ERP是enterprise resource planning的英文縮寫，中文意思是企業資源計劃，是目前企業管理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念。以往的企業資源計劃多使用手工或傳統處理流程進行，隨著企業規模的不斷擴大，企業資源及信息已難以通過手工操作實現快速集中和優化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術實現企業資源計劃成為企業管理的一個共同需要。這里提出的企業ERP系統是指利用先進的計算機及網絡工具，配合實用的管理軟件，利用信息技術手段優化企業資源計劃，達到高效、及時、高度綜合的效果，為公司管理提供更有指導意義的資源信息。
　　正是由于ERP系統具有高效、及時等特點，使得企業存貨管理可以從中獲取更為積極有效的信息，用于隨時調整存貨量及處置呆滯品，ERP系統正成為企業存貨管理的重要手段。
　　
　　二、ERP系統對企業存貨管理的影響
　　
　　（一）整合企業價值鏈
　　企業存貨主要可分為為生產產品而儲備的材料、正在生產過程中的在產品及為銷售而儲備的產成品和商品。顯然，產成品和商品的儲存種類、數量主要是為了滿足客戶臨時的需求；而材料的儲存種類、數量則主要是因為擔心供應商不能保證及時供貨而發生的。隨著企業規模的增長，客戶、供應商數量的增加，產品、材料種類的增加，相應的存貨儲備量也急劇上升。而實際上，一般來說，企業的產、銷能力是平衡的，大部分情況下，其產能還略大于銷量，如果企業能及時獲取客戶需求信息，及時調整生產計劃，其產成品和商品的庫存就可以大大減少。因此，現代化的企業不但需要對自身資源信息的掌握，同時需要將供應商和客戶信息進行整合，形成相對完整的供銷體系信息，以力爭實現各個環節上存貨的減少，達到共贏的目的。
　　然而，由于原來產業鏈上各企業的信息無法及時、準確地共享，企業不了解客戶需求變化的情況，為了應對客戶突然提出的需求，企業只能儲備大量的產成品或商品存貨；同時，由于企業不了解供應商的排產計劃和準確的供貨時間，為了保證自身的生產不受材料缺貨的影響，也會在內部儲備大量的材料。
　　而ERP系統則使得企業有了實現整合價值鏈信息的技術平臺，解決了手段的問題。企業通過ERP系統信息平臺的共享，可以登陸客戶的ERP平臺，獲得其近期的生產計劃和產品需求，據此排定自己的生產計劃；同樣，企業的供應商也可以登陸企業的ERP平臺獲取相應信息；企業還可以登陸供應商的ERP平臺獲取供應商實時的生產信息和完工信息。因此，如果客戶端需求或生產計劃有所改變，可以第一時間被企業及其供應商獲取，企業及其供應商就可以相應調整生產計劃以避免庫存的增加。這樣在供應商、企業、客戶端各個環節的庫存都可以大幅度降低，真正實現共贏。
　　
　?。ǘ崟r的跟蹤
　　傳統存貨管理，雖然也有事前預計、事中控制、事后分析等幾個環節，但是由于其基本數據依賴于手工單據、憑證和賬簿，這些數據的匯總分析周期較長，全部存貨數據的整理、匯總、分析往往只是每月進行一次，且需要較長的時間，因此，其事中控制的環節實際上很難做到。由于事中控制的缺失，事前預計實際上也僅為增加采購、增加庫存的預計，很難根據實際產、銷的變化來減少、控制庫存，所以在事后分析時，往往發現期末庫存比原來預期的要多很多。
　　而ERP系統的思想則是實時跟蹤，管理者可以跟蹤到業務的每一步操作，隨時發現存在的問題，甚至通過專門的軟件設計，讓系統自動通報問題，公司的管理成了一個動態的系統，一個環環相扣的過程。部分原有的業務流程要重新調整以減少隨意性，加強規范性。在傳統信息流體系下，要想得到實時的庫存信息幾乎是不可能的，只有規定一個固定的時段由倉庫統計人員將一定時間的庫存信息進行匯總后才能提供完整的庫存信息。而在企業ERP系統下，物流和信息流是同時進行的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的庫存信息，且管理信息越來越精細和集成。這樣，當產業鏈上的產、銷信息有變化時，存貨管理者可以及時查詢當前的庫存信息，并據以進行企業的生產和采購業務調整，及時、準確的將調整信息傳遞下去，以最大限度地利用庫存，減少庫存。
　　
　　（三）信息流的變化
　　在原有的存貨管理系統中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領料、銷售。在日常的運轉中信息流是與其他流相分離的，他們之間的關系只有月度結算后才明朗。而ERP系統則把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業務部門出物流信息，財務部門出資金流和信息流，而是三流同時、即時流動。信息的來源向業務的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業務處理的同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統。信息不必在規定的時間集中處理，財務人員匯總各種信息載體的功能將向業務部門轉變，財務更多的是監督信息的形成、分析信息、提出建議。業務與財務已經真正連為一體，信息共享。
　　傳統的企業財務信息處理系統其最終的財務信息、會計憑證、會計分錄都是由財務部門制作，但在ERP處理背景下，企業財務信息的來源發生了一些變化。由于各業務模塊分散在各業務環節中，比如采購模塊由采購部門使用、庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，總賬、往來賬模塊由財務部門使用，各模塊使用者通過一種環環相扣的方式形成最終的集成信息，而某些財務信息是在業務操作時就已形成。由于信息流的變化，財務人員直接處理業務，匯總信息的工作量可以大大減少；同時又可以更及時、準確地獲取庫存信息，從而能利用更多的時間進行信息分析。在采用經濟批量模型、陸續到貨模型、商業折扣模型、存貨ABC控制法、分級歸口控制及適時性管理等方式時，也可以利用ERP系統制定特定的報表和模型，這樣財務人員可以及時將數據進行加工、分析，形成對管理更有價值的信息。
　　
　?。ㄋ模┴攧展ぷ鞯淖兓?br/>　　ERP系統的實施對于長期使用手工操作進行財務會計處理或是使用電子計算機模擬手工操作的財務軟件進行會計處理的財務會計人員提出了新的要求。
　　１.計算機操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠電腦進行，操作人員必須具備一定的電腦操作能力。
　　２.財務會計人員崗位的變化，受財務信息來源的影響，很多原來由財務會計人員處理的信息向下延伸，會計工作量會減少，而且操作有嚴格的規范，不懂財務會計的人員甚至也能按規范操作完成工作，會計人員面臨崗位減少的挑戰。
　?。?財務會計人員角色的變化。會計人員的職責將從簡單的核算轉化為更復雜的管理和分析職能。會計人員直接處理的業務減少了，但是維護系統正常運行，保證各環節按照操作規程操作，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務會計人員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務會計人員應盡快實現角色的轉變，學會利用系統提供的信息進行加工分析，形成更有價值的信息。
　　４.財務會計人員工作方式的變化。受國家財務處理業務周期性影響，原來的財務會計工作業務量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經常需要加班。而月中則比較平淡，財務會計人員常常無所事事，財務人員想將業務日?；?，但沒有集中的信息則難以實現。實施ERP后，大量的業務如收料、發料、費用分配、發貨等在實際業務發生時即可形成會計信息，業務量向日常轉移，月末僅對涉及總賬的業務進行過賬處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現業務處理的均衡化。
　　總之，ERP系統是有效、先進的管理工具和思想，通過它可以整合企業價值鏈，實現產業鏈上、下游的信息共享，各個環節庫存減少，達到共贏的目的；通過它可以實現存貨管理的實時跟蹤，從而及時準確的調整生產、采購計劃，避免庫存的增加；通過它可以實現信息流的整合，將物流信息和財務信息流統一，從而減少財務人員匯總信息的工作量，同時又提高數據的及時性和準確性；財務人員可以將更多精力投入到庫存信息的分析處理上，從而為管理者提供更多更有價值的信息。同時，ERP系統也對各級管理人員，特別是財務人員提出了新的工作要求，因此，我們必須了解它可能帶來的變化，包括業務流程和管理、操作思路的變化，并要求管理者具有接受新事物、調整管理方式的心理準備。而一旦有效運轉ERP系統，企業將獲得無法估量的效益。
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