建立電子文件（檔案）指導、監(jiān)督機構的必要性分析

“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設是一項長期、艱巨的戰(zhàn)略任務，需要分階段有重點地抓好落實。特別是在現代信息技術環(huán)境下，這項任務的完成還需要有專門的機構來組織實施。

1 檔案管理信息系統(tǒng)的建立雖然是一種領導行為，需要領導高度重視。在決策、協(xié)調軟硬件建設方面予以保障。但領導公務繁多。不可能只為檔案信息化建設一件事操心。這就需要有向領導負責，專門負責這項工作的機構或人員。

2 因事設職(機構)符合現代行政管理學的基本原則。現代行政管理學的行政組織原則中的職能目標原則和適應性原則是最重要的兩項原則。在計算機與網絡日益普及、各級政府及企業(yè)辦公自動化程度不斷提高、電子文件管理工作已經擺在我們面前的今天，無論從職能目標原則來說，還是從適應性原則來說，在現有檔案行政管理部門中設立專門機構，負責對電子文件的歸檔和電子檔案的管理進行指導與監(jiān)督都是必要的。

3 組織落實是實現任務目標的基本保證。眾所周知，在實際工作中，無論做什么事，不但要明確做什么，怎么做，還必須明確誰來做，否則即使目標再好，計劃再完善，如果沒有具體的部門(或人)去實施，目標照樣不能實現。

目前，在大多數省、市(地)、縣(市)檔案行政管理部門中，沒有設立專門負責信息化及電子文件與電子檔案管理的工作部門，甚至在全部所屬部門的職責范圍內，也找不到這一項工作。“這就形成從上到下，各級領導都知道這項工作該抓，該早抓，該好好抓。但一落實到實際工作，卻沒人去抓、去作、去落實。”

“一方面，按以往的做法，要開展一項新工作，都要先發(fā)文件，說明要求，重要的工作還要培訓學習，然后再開展工作。但是，對指導開展電子文件歸檔管理這樣技術含量高、復雜難度大的新工作，一沒有發(fā)文件要求做和如何做，二沒有培訓，三沒有印發(fā)有關的業(yè)務標準。對于下級檔案行政管理部門，特別是基層檔案行政管理部門來說，沒有上級檔案行政管理部門的業(yè)務指導，開展對電子文件／檔案管理的業(yè)務指導工作的。”

另一方面，即使是在目前局館合一的體制下，多數省、市檔案館內設的計算機處(室)也只是負責本館館藏檔案的計算機及檔案信息系統(tǒng)的管理，沒有指導所在行政轄區(qū)內檔案信息化管理及電子文件管理的職能與權限。這就形成了下述現象：有資格管的沒能力管，有能力管的沒資格管。

所以，在現有檔案行政管理機構中，設立專門的指導與管理部門或賦予各檔案館內設的計算機處(室)相應的管理與指導職權，以便從組織上保證這一任務落實，這也是現實工作的需要。

4 實施專門管理亦是檔案信息化的客觀要求。對計算機技術與電子文件管理是檔案管理現代化的重要內容之一。計算機技術作為人類有史以來發(fā)展速度最快的技術，其知識與技術的更新速度令人瞠目，常常使專門從事這項工作的人都感到應接不暇，不敢懈怠。

電子文件作為一種信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性很強的檔案信息載體，對它的管理亦是一項技術性強的專業(yè)工作。

因此，對計算機及電子文件的管理，是一項需要以檔案管理專業(yè)知識和計算機技術專業(yè)知識為基礎的工作，需要專門管理。從信息技術發(fā)展的趨勢看，設立專門機構或(人員)對計算機和電子文件實施管理勢在必行。

(作者單位：開封大學)