高校檔案工作創新探析

江澤民同志指出：創新是一個民族進步靈魂，是一個個國家興旺發達的不竭動力。高校是知識創新、技術創新和傳播、應用高科技的主要基地，是促進科技成果向現實生產力轉化的重要主力軍。高校的檔案工作是高等教育事業發展中不可分割的一部分，必須與時俱進，為高等教育的改革與發展提供更好的服務與支撐。

在以經濟全球化、社會信息化為標志的知識經濟時代，包括高校檔案在內的信息資源管理已經和正在發生許多新的變化。一是信息資源表現形式豐富多彩。從靜態的文字發展到圖文并茂的動態的各種軟件和音像制品。二是信息資源處理手段先進快捷。通過計算機、校園網、互聯網人們在很短的時間內就可以完成信息資料的采集、交流、運用等處理。三是信息資源內容十分寬厚。其內容涉及全球范圍人類的政治、經濟、文化、教育、科技等各領域并以快速的方式進行廣泛、交叉、重復的傳播。四是信息資源作用日益重要，在信息時代人們對信息資源的依賴程度越來越大。因此，我們必須認清形勢，正確處理目前高校檔案工作中存在的主要問題，學習國內外一些高校先進經驗，努力實現以下創新：

一是觀念創新。只有實現高校檔案工作者思想觀念的創新，才能極大地激活檔案工作的創新。在信息網絡時代，高校檔案1：作者必須加強學習，以黨的十六大精神為指導，堅持解放思想，與時俱進，增強服務意識、發展意識、開放意識和法紀意識。檔案人員不僅要有過硬的政治素質，還要有過硬的業務素質，還要加強對外語、計算機、現代科學技術等相關知識的學習。

二是機制創新。只有實現高校檔案服務機制的創新，才能夠達到檔案工作及時為現代化服務的效果。高校檔案管理要建立科學規范的管理方式方法，實施管理機制、制度上的創新，使檔案事業更加貼近社會，貼近時代發展。檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，具有原始性、真實性和廣泛性的特點。完整、系統、豐富的檔案資源是檔案部門和檔案工作者做好服務工作不可缺少的物質基礎，檔案信息資源的利用是檔案工作中最具有活力的中心環節。檔案機制的創新是檔案事業不斷向前發展的不竭動力。

目前高校基本上采用計算機進行檔案管理，但多數只是用于檔案目錄的登錄、檢索，而對計算機在檔案管理中的開發應用還大有文章可做。如使用條形碼來代替檔號，既安全可靠，方便快捷，又可提高工效。又如利用現代計算機技術提供遠程服務，使服務對象從“內部”走向“社會”，服務內容由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。還可以根據條件和社會需求，利用檔案信息資源編輯一些有益實用的讀物，供人們選擇使用等。再如，在管理形式上把檔案信息資源實行分類分級管理，把價值較小、保管期較短的檔案放到部門或院(系)中進行管理，建立檔案信息資料管理制度，明確職責和要求，確保重要的檔案信息資源的合理保管和充分開發利用。

三是依法治檔。我國先后出臺了《檔案法》、《保密法》、《計算機信息系統安全保護條例》等法規，這些法規的出臺和施行，有效地保障了檔案信息資源的合理開發和利用，促進了檔案事業的發展。但這還不能適應信息化社會發展的要求，還需進一步研究新情況、新問題，加大立法力度，加快有關法律法規的出臺，如制訂《檔案信息安全法》、《檔案信息知識產權法》等，使檔案工作在先進的技術條件下，得到法律保護，維護各方的合法權益，促進人類的進步。總之，互聯網的發展要求不斷完善、加快制定網上知識產權安全保護等方面的國內法和國際法，以制裁網上違法犯罪活動，保護知識產權人和相關單位的合法權益。

四是規范標準，要提高檔案信息資源的共享性、統一性、實效性，就必須建立統一的標準體系，做到統一案卷質量標準，統一檔號編制標準，統一分類方法，統一檢索工具編制要求，統一編研部分資源等。要改變各高校普遍存在的“坐、等、靠”的觀念，積極開發統一適用的高質量的應用軟件和標準化數據庫。

五是突出重點。高校人力資源豐富，信息資源同樣也十分豐富。在檔案信息資源的建設中，應抓住重點，組織人力、財力把重點檔案優先數字化、數據庫化和網絡化。并緊密結合學校的教學、科研、管理等各方面工作，主動上門服務，為學校師生和學校的改革、建設、發展及時提供高質量的檔案信息，促進教育事業的發展。

總之，隨著信息化社會的到來和發展，高校檔案工作者要走出封閉自守的小天地，著力拓展和發掘出更多有價值的檔案信息，為高校和社會提供更多更好更有價值的服務，為經濟和社會發展做出積極貢獻。

(作者單位：河南廣播電視大學)