《檔案管理》調查報告統計分析

摘 要：《檔案管理》是目前檔案學檔案事業類13種核心期刊中唯一開辟有“調查報告”欄目的一家。本文通過對2002至2006年《檔案管理》調查報告欄目載文量、作者、研究主題、抽樣方法、資料收集方法、被引證情況的統計分析，得出《檔案管理》發表調查報告的一些規律和特點。

關鍵詞：檔案管理 調查研究 調查報告統計分析

《檔案管理》雜志的老總曾在2001年感慨地說。雜志社雖專門約請寫作專家介紹調查報告的寫法，然而至今沒有見到一篇真正高水平的調查報告。雜志社希望為職稱所困的基層檔案工作者下下工夫練練手，解剖它十幾只“小麻雀”。并熱情邀請身懷絕技的專家學者也不妨忙里偷閑下來走走，呼吸一下新鮮空氣，順便捉它幾只“麻雀”帶回去解剖………五六年過去了，現在的狀況如何呢?筆者試對《檔案管理》2002-2006年5年間發表的調查報告進行了統計分析，

1 調查報告欄目載文統計分析

據了解，在目前檔案學檔案事業類13種核心期刊中，《檔案管理》是唯一開辟有“調查報告”欄目的一家。自2002年第1期開辟“調查報告”欄目，截止2006年第6期，該專欄共發表各類調查報告95篇(各年發表情況見表1)，平均每期發表3，2篇，平均每期發表調查報告近5個版，平均每篇調查報告1，4頁。

如果以2005年雜志改版為界線來劃分，可以看出改版前后雜志每期拿出的版面基本未變，但是每期發表調查報告的篇數在減少(少了1篇)，相應的調查報告的篇幅在增長(差不多長了半個版)。如果考慮到雜志改版后內文由48頁增加到96頁的現實，可以看出，雖然調查報告的質量有所提高(相對的篇幅長點更能說明問題)，但雜志社對調查研究的整體狀況是不滿意的。這從《檔案管理》專業版三個主要欄目。即理論探討、業務研究和調查報告2002至2006年載文情況的粗略對比統計中可以很清楚地看出來(見表2)，改版后理論探討欄目每期拿出的總頁數較改版前增加了9．36個版，期均載文量增加了2篇，平均每篇文章的長度增加了0，67個版，結論是雜志社對理論探討欄目更加重視，理論探討文章的質量進一步提高。業務研究欄目每期拿出的總頁數較改版前增加了4．44個版，期均載文量減少了2，7篇，平均每篇文章的長度增加了0，79個版，結論是雜志社對業務研究欄目比較重視，業務研究文章的質量有明顯提高。

如果細化到各期雜志，最多的一期發表調查報告10篇共10個版面，平均1篇1頁。最少的兩期，連1篇也沒有發(見圖1)。總的看來，雜志社對調查報告的態度是有好稿就發，沒好稿拉倒，照顧關系稿、人情稿的情況在逐年減少。

2 調查報告作者統計分析

2．1 《檔案管理》2002-2006年調查報告欄目所發的95篇調查報告，分別由82名作者(指第一作者，本文如無特別說明，合著者均統計第一作者)完成。其中發表調查報告2篇及以上的僅有5人(見表3)。這5位作者發表的18篇調查報告按發表年份統計，2002年1篇，2003年6篇，2004年6篇，2005年5篇，但2006年這5位作者均未在調查報告欄目內發過稿。這說明《檔案管理》調查報告欄目對優秀作者的吸引力還不夠強，優秀調查報告作者也未將精力始終放在調查報告的寫作上。

2．2 《檔案管理》95篇調查報告第一作者，按系統(作者單位性質)進行統計。從表4大體看出，調查報告主要還是各級檔案行政管理部門和綜合檔案館的人在撰寫：在高等院校從事檔案專業教學科研的作者雖然少，但調查報告的質量最高：大中專院校檔案館、室工作人員逐漸成為調查報告重要作者群：其他1篇作者為鄭州市城建檔案館工作人員。在高校檔案教學科研的7名作者中，有5名來自外省，我省高校作者僅有鄭州大學1人、洛陽大學1人；在綜合檔案館、檔案局作者完成的48篇調查報告中，有18篇為縣級檔案局館工作人員完成，有25篇為市地級檔案局館工作人員完成，有5篇為省級檔案局館工作人員完成(其中1篇為外省作者)。

2．3 《檔案管理》95篇調查報告第一作者，按地區進行統計(表5)。省內作者分布在全省15個省轄市，三門峽、商丘、信陽三市沒有調查報告發表。筆者觀察發表調查報告比較多的市雖與有高產作者有關，但更主要的原因是這些地區學術氣氛濃，在整個檔案專業論文發表方面這幾個市都是領先的。值得關注的是，省外作者的稿件雖然較少，但稿件質量較高，平均每篇達到2．7頁，遠遠超過了平均數。

3調查報告研究主題統計分析

筆者將《檔案管理》95篇調查報告按9個主題分類，即檔案利用、新領域檔案工作、單位檔案管理個案分析、檔案信息化建設、檔案人員素質、農業農村檔案工作、檔案論文文獻分析、工程檔案管理和其他(具體見表6)。經過分析，有以下幾點認識：

3．1 館室藏檔案資料利用統計分析在所有調查報告中占比例最重，為26篇，占調查報告總數的27．4％。可以看到，不僅有館室藏檔案利用的調查，還有館藏資料、檔案編研成果、館藏二級單位檔案利用情況的調查，還有作者對館藏未利用檔案進行的統計分析。開封、新鄉、南陽館藏檔案利用的統計數據達到了10年以上，南陽唐河縣檔案局郭煒的調查更是長達20年(1985—2004)，有力地增強了調查分析的可信性。

3．2 有關新領域檔案工作的調查研究也是比較多的，有15篇，占到15．8％。這說明調查報告作者對檔案工作領域的新生事物比較關注。對尚未引起檔案行政管理部門重視并加以指導的社會中介組織(會計師事務所、律師事務所等)檔案管理狀況的調查很有必要。但是，這些研究大多還是初步的，與檔案利用的深度調查研究相比，有關新領域檔案工作的調查研究主要還停留在對現狀的簡單描述上。

3．3 有關作者本人所在單位檔案管理工作現狀的個案調查，雖然數量不少，但總體質量不高。平均每篇僅有1，03頁(版)，基本說明不了什么問題。

3．4 在調查報告數量不多的幾類中，有關文獻統計分析的5篇文章質量最高，平均每篇達到2，66頁(版)，5位作者有4位是來自高等院校檔案專業的教學科研人員，有3位來自省外高校。另外，關于檔案用戶調查的3篇調查報告，以及《深圳市工程檔案管理失控狀況分析與對策》(2005年第3期)、《濮陽市檔案局(館)10年(1988-1997)形成的文件和檔案綜合統計分析》(2002年第4期)都是既有數據又有分析的質量較高的調查報告。

4 調查抽樣方法統計分析

抽樣是從總體中按一定方式選擇或抽取樣本的過程。從大的方面看，各種抽樣都可以歸為概率抽樣與非概率抽樣兩大類，這是兩種有著本質區別的抽樣類型。概率抽樣與非概率抽樣又可細分為不同的形式(見圖2)，但從《檔案管理》22篇抽樣調查報告來看，檔案界同行對抽樣方法掌握得并不好。

根據《檔案管理》調查報告的實際狀況，筆者將其簡單劃分為抽樣調查、個案調查、全面調查三種類型。所謂抽樣調查，是指在調查總體中按照一定的方法選取一定的樣本，通過對樣本調查所獲得的數據進行統計分析，然后來推論欲調查對象的整體狀況：個案調查是通過對有代表性的一個單位的調查，來推論和揭示整個地區或行業檔案管理的現狀；所謂的全面調查，也是相對意義上的，只是對想要調查的某一領域的全部對象進行調查，并不是普查。從表7可以看出，個案調查占了所有調查報告的一半還要多，這些調查基本上都是對作者所在單位檔案或者某一方面檔案工作的調查，很難說其調查具有代表性和典型性。

在本文寫作過程中，筆者還發現《檔案管理》的調查報告大都缺少對調查樣本抽取方法的描述，但如果少了這些必要的描述，開門見山就是“通過調查，筆者……”所得結論是難以讓人信服的，當然也有做得好的，像《社會保障檔案管理現狀的調查報告》 (2004年第3期)就專門有一段描述“調查樣本的抽取方法：在全市2689個參保單位中，市區按參保單位(1357個)名錄每隔10個單位抽取1個單位，隨機抽取10％，計135個單位：各縣按參保單位(1332個)名錄每隔20個單位抽取1個單位，隨機抽取5％，計65個單位：共計200個單位作為問卷調查對象。在此基礎上再在200個問卷調查對象中隨機抽取10％，計20個單位作為重點調查對象，調查共發出調查問卷200份，收回有效問卷144份，有效回收率為72％。”有了這一段作鋪墊。讀者的第一印象就是該文的調查結論是可信的，起碼它反映了開封市社會保障檔案管理的實際狀況。

5 調查資料收集方法統計分析

筆者將調查報告資料收集方法分為問卷法、結構訪談、實地凋查、網絡查詢四種。問卷法，是采用一種預先設計好的結構化、標準化的問卷作為資料收集工具的一種調查方式。結構訪談類似于問卷調查，只不過它是調查者拿著事先擬定好的調查提綱(問卷)向被調查者提問，然后記錄整理。實地調查，主要是指調查報告作者根據自己平時的工作體會和記錄，結合單位的一些統計報表來進行統計分析。網絡查詢是通過互聯網，特別是一些專門的網站，如中國學術期刊網等進行檢索查詢所需的調查資料。

從表8可以看出采用實地調查收集資料的最多，占到了57．9％：采用問卷法和結構訪談來收集資料的占了21．1％，這與調查抽樣方法的統計是基本相符的，凡采用個案調查的大多采用實地調查的方法，采用抽樣方法的大多采用問卷法來收集資料。未說明資料收集方法的有12．6％，這也與“《檔案管理》調查報告大都缺少對調查樣本抽取方法的描述”是一致的。值得關注的是，采用網絡查詢撰寫的調查報告有8篇，其中2003年1篇，2004年1篇，2005年2篇，2006年4篇，呈逐年遞增趨勢；這8篇調查報告，有7篇為高校檔案專業教師、研究生、高校檔案館工作人員所寫。有4篇為省外作者所寫。

6 調查報告被引證情況統計分析

撰寫調查報告的目的是為了被采用。被采用有兩方面的含意，一是被有關主管部門采納，作為決策參考從而影響實踐，這不太好統計；二是其觀點或數據被其他學者采用，作為引文在其專業論文中出現，這也是評價期刊論文質量和影響程度的一個重要指標。2006年12月2日，筆者通過中國知網(http：／／www．cnki．net／index，htm)的中國引文數據庫(http：／／ckrdl77．cnki．net／grid20／Navigator．aspx?id＝6)，檢索到“被引文獻來源”《檔案管理》2002至2006年共有133篇論文被引證，其中專業論文124篇，按欄目進行統計如表9。

表9 《檔案管》2002－2006年專業論文被引證情況統計表

從表9可以看出，調查報告的被引證量和比例都是比較低的。結合表2統計的2002至2006年《檔案管理》專業版3個主要欄目，即理論探討、業務研究和調查報告的發文量進行對比(見表10)，調查報告的被引證比例也是最低的。調查報告的質量有待提高。

7 小結

7．1 《檔案管理》自2002年開辟“調查報告”專欄以來，發表了省內外82名作者的95篇調查報告，受到了國內檔案界的關注。作為檔案學檔案事業類核心期刊中唯一設置調查報告專欄的雜志，《檔案管理》應把這一特色欄目堅持辦下去。

7．2 選擇了一個調查問題后，抽樣收集資料和對資料進行分析是完成調查研究的三個關鍵環節。前文中筆者對抽樣和資料收集方面存在的問題作了一些簡單分析，但對資料分析未作討論，主要是筆者對此也是一知半解，不敢妄加評論。總體看來，我們調查研究的水平、調查報告的質量還不太高，希望專家學者對此作進一步研究，促進作者調查研究水平的不斷提高，把“調查報告”這個欄目辦得更好。

7．3 欄目名稱宜固定為“調查研究”。據筆者統計，2002至2006年，《檔案管理》共30期雜志有28期設有該專欄，可以說它是一個固定欄目。28期中，《檔案管理》調查報告欄目先后出現了3個名稱：調查報告、調查研究和調研報告。“調查報告”的名稱從2002年第1期沿用到2004年第3期，2005年第6期和2006年第1期又使用了這個名字，共16期發了53篇：“調查研究”僅在2005年第2期出現，發了1篇：“調研報告”的名稱在2004年第6期、2005年第1期、第3、4、5期、2006年第2至第6期出現，共9期發了29篇。另外，2004年第4期、第5期雜志目錄印的是“調研報告”，但內文仍是“調查報告”，2期共發了12篇。縱觀2005年雜志改版后專業版的欄目名稱，理論探討、業務研究、工作園地大體是按論文研究的深入程度來劃分，正如雜志社老總常說：空對空是理論探討，空對地、地對空是業務研究，地對地是工作園地：調查報告和爭鳴、博士論壇、專題沙龍、業務答疑、文摘、書評等，主要是按文體的形式來劃分的。如果是這樣的話，欄目名稱就應定為“調查報告”。因為調查報告是一種常用文體，而調研報告只是為了防止出現“調查就是數字羅列”現象，而對“研”額外加以強調而已。