文書檔案連鎖法與文件生命周期理論之比較

摘 要：本文就適用范圍、理論完整性、管理程序和處理環(huán)節(jié)、文件與檔案關(guān)系等方面對文書檔案連鎖法與文件生命周期理論進(jìn)行了比較，并將兩者在實(shí)踐環(huán)節(jié)方面進(jìn)行聯(lián)系和融合，借以深化理論學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案連鎖法 文件生命周期理論文檔一體化名檔案學(xué)大家吳寶康教授曾說：“應(yīng)該說在80年代‘文件生命周期理論’傳人中國之前，早在50年代就已有研究，甚至可以追溯到更早些時候。”“可以追溯到30年代的行政效率運(yùn)動中的文書檔案連鎖法。”那么，究竟文書檔案連鎖法與文件生命周期理論之間有著怎樣的聯(lián)系，筆者對此作了初步的分析。

1 “文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的區(qū)別

1．1 適用范圍的比較。文書檔案連鎖法是20世紀(jì)30年代我國文書檔案工作發(fā)展的結(jié)果，是針對政府機(jī)關(guān)文書檔案工作的種種弊端提出來的。它的推行就是要在一個機(jī)關(guān)范圍內(nèi)統(tǒng)一文書檔案工作的程序，簡化手續(xù)，使原本相互脫節(jié)、各自為政的兩項(xiàng)工作融合在一起，以改變當(dāng)時國民政府機(jī)關(guān)存在的收發(fā)文無總號數(shù)。行政(管理)不集中，遺失文書不易查考和新舊檔案不能劃一等弊端，以此提高機(jī)關(guān)的辦事效率。它注重的是機(jī)關(guān)內(nèi)文書、檔案工作程序上、方法上的改革，所構(gòu)筑的是機(jī)關(guān)內(nèi)文書檔案合一的工作系統(tǒng)，而沒有考慮到該系統(tǒng)與其他機(jī)關(guān)和社會的廣泛聯(lián)系。

那什么是文件生命周期理論呢?著名檔案學(xué)者何嘉蓀先生指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經(jīng)歷了一個完整的運(yùn)動過程。研究文件運(yùn)動的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。”換言之，研究文件運(yùn)動全過程的演變規(guī)律、階段劃分、各階段特點(diǎn)與聯(lián)系、以及相應(yīng)管理行為的理論，就叫做文件生命周期理論。何嘉蓀先生曾如此評價：“文件生命周期理論是檔案學(xué)的基本理論”。該理論“是全世界檔案工作者的共同財富”，“是放之四海而皆準(zhǔn)的”。我們不難判斷，文件生命周期理論是一個開放的系統(tǒng)。

1．2 理論完整性的比較。文書檔案連鎖法，概括地說，就是由總收發(fā)室按既定的分類方案，將本機(jī)關(guān)全部收發(fā)文進(jìn)行分類編號，采用三聯(lián)單進(jìn)行一次登記，然后把文件送至主辦單位，經(jīng)辦完畢的公文隨即由機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行立卷。根據(jù)連鎖法，似乎文件運(yùn)轉(zhuǎn)到檔案室就是整個文書檔案工作的終結(jié)。而事實(shí)上，文件向檔案室歸檔只是檔案工作的開始。連鎖法根本沒涉及文件的檔案管理階段。因此，連鎖法不可能揭示文件運(yùn)動全過程中不同階段的價值形態(tài)、服務(wù)對象、管理方式的不同特點(diǎn)。

文件生命周期理論的內(nèi)涵之一就是：依據(jù)文件的不同價值及文件運(yùn)動過程可將其劃分為不同的階段。文件在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、保存場所之間存在一種內(nèi)在的關(guān)。系，包括檔案室前的保管階段、檔案室階段、檔案館階段。文件生命周期作為文件——檔案運(yùn)動的一種客觀存在，它既是對文件——檔案運(yùn)動一個周期內(nèi)變化特征的形象描述，也是對整個文件——檔案運(yùn)動周而復(fù)始、連續(xù)不斷發(fā)展歷程的生動概括。因此，文件生命周期理論也就合理地解釋了一個運(yùn)動周期內(nèi)文件——檔案的內(nèi)在邏輯性，科學(xué)地揭示了整個文件——檔案運(yùn)動呈周期性無窮變化的必然規(guī)律性，是一個完整的理論體系。

1．3管理程序和處理環(huán)節(jié)的比較。仔細(xì)研究文書檔案連鎖法，不難發(fā)現(xiàn)，連鎖法指導(dǎo)下的文件運(yùn)動依次呈現(xiàn)為文件的形成、文件的分類編號、文件的現(xiàn)行使用、文件的歸檔和檔案室管理四個階段。而文件生命周期理論與其則有明顯的區(qū)別。美國著名檔案學(xué)者詹姆斯，B，羅茲提出的文件運(yùn)動過程的劃分模式比較具有代表性，即文件的形成階段、文件的使用與維護(hù)階段、文件的鑒定和選擇階段、文件的檔案管理階段。

連鎖法先對文件進(jìn)行分類、編號、登記，再交由機(jī)關(guān)部門使用。它的理論基礎(chǔ)是：文件的分類立卷總是以文件的作者、通訊者、時間、地區(qū)、問題、名稱等不同特征為基本依據(jù)，這些特征在文件形成之時就已經(jīng)具備了。所以，于文件收發(fā)之際就進(jìn)行分類工作是完全行得通的。另外，編號和登記在文書工作和檔案工作相互脫節(jié)的情況下，是要重復(fù)進(jìn)行的，每份文件經(jīng)收發(fā)室、承辦單位、檔案室都要進(jìn)行一次編號、登記。結(jié)果是同一份文件有多種編號，越編越亂。文書處理與檔案管理中的編號、登記都是針對同一份文件，它們的內(nèi)容和功用又都大致相同，因此，層層編號登記也就失去了意義，由收發(fā)室采用三聯(lián)單的形式，統(tǒng)一編號登記就能滿足需要，可免除許多重復(fù)勞動，又避免了工作中的錯亂。文書檔案連鎖法以預(yù)計(jì)產(chǎn)生的文件為基礎(chǔ)。其中總收發(fā)室擬制的分類方案，與檔案室分類立卷原則(即以一組密切相關(guān)的全部歸檔文件為對象)相比較，實(shí)際上只起對單個文件的分類作用，而沒有考慮一組文件之間密不可分的立卷問題。這樣，檔案的保管單位成了“單份文件”，人為地割裂了文件問的聯(lián)系，從而容易給文件轉(zhuǎn)化為檔案之后的系統(tǒng)管理和提供利用帶來困難。

與之相對，文件生命周期理論以已經(jīng)產(chǎn)生的文件為基礎(chǔ)，對發(fā)揮完現(xiàn)行效用的文件進(jìn)行鑒定、選擇、著錄和標(biāo)引，以至歸檔保管。這是由單份文件組成的一個具有相對系統(tǒng)性的有機(jī)體系。其中對文件的分類就是在這一組密不可分的文件整體所形成的案卷基礎(chǔ)上進(jìn)行的，保證了館(室)藏檔案系統(tǒng)而完整，且便于檢索和利用。因此，我們說，文件生命周期理論是對文件線形運(yùn)動過程的科學(xué)概括。

2 “文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的聯(lián)系

首先，兩者在文件與檔案關(guān)系的問題上相互印證、同出一宗。文書檔案連鎖法的思想理論依據(jù)是：文書和檔案本來就屬于同一個事物，是同一個事物的不同過程。文書檔案連鎖法的積極倡導(dǎo)者和組織者——內(nèi)政部次長甘乃光等人就曾提出“文書收發(fā)與檔案管理之連鎖，概以文書和檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案，二而實(shí)一者也。何魯成在《檔案管理與整理》中也持同樣的觀點(diǎn)：“實(shí)則文書與檔案原為一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示一物之不同過程。收發(fā)與管卷，亦不過為同一物之不同處理，收發(fā)在傳遞文書，管卷在管理文書，責(zé)任不同，目的不同，而處理物之對象則皆為文書也”。“文書與梢案本是同根所生”成了文書檔案連鎖法的根本所在。

文件生命周期理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動是一種呈線形的群體運(yùn)動。文件從其產(chǎn)生經(jīng)過現(xiàn)行執(zhí)行效用的實(shí)現(xiàn)而被暫時保存起來，直到全部使用目的達(dá)到再無價值而被銷毀，或者因?yàn)檫€具有永久保存價值而轉(zhuǎn)化成檔案的全過程，就是文件的生命周期理論。因此，文件生命周期理論從文件運(yùn)動的整體性出發(fā)，以“大文件”概念作為理論的出發(fā)點(diǎn)。所謂的“大文件”就是指文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程，文件生命周期理論就是以此為基礎(chǔ)，對文件、檔案進(jìn)行科學(xué)處理與有效控制。由此可見，文件轉(zhuǎn)化為檔案不是文件本身發(fā)生了質(zhì)的變化，文件與檔案在其物質(zhì)形態(tài)、信息內(nèi)容、本質(zhì)屬性等方面是完全同一的。在這個問題上，文書檔案連鎖法和文件生命周期理論如出一轍。兩者都把文件到檔案的轉(zhuǎn)化視為一個緊密有序的銜接過程，文件和檔案只是同一樣?xùn)|西在前后不同階段的不同表現(xiàn)形式。同時也表明了文書工作和檔案工作之間存在著的時間上的相繼關(guān)系。對文件、檔案運(yùn)動規(guī)律的研究是文書檔案連鎖法和文件生命周期理論的共同點(diǎn)，也是我們研究的基礎(chǔ)。

其次，兩者在實(shí)踐的操作過程中都體現(xiàn)了“文檔一體化”的改革思路，即從文件處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)律出發(fā)，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)組成一個綜合的管理大系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對文件和檔案管理的整體優(yōu)化，達(dá)到提高行政效率和工作質(zhì)量，提高文件、檔案查全率和查準(zhǔn)率等目的。

連鎖法和文件生命周期理論在文件與檔案管理統(tǒng)一性的認(rèn)識基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”的管理，文件成為檔案的屬概念，檔案成為文件的一個子類、文檔一體化實(shí)際上就成了文件的全程管理。

3 由此引發(fā)的思考和構(gòu)想

通過對文書檔案連鎖法和文件生命周期理論的比較，我們發(fā)現(xiàn)兩者之間既存在共性，又有差異。筆者的論述尚且淺薄，只希望能給我們帶來點(diǎn)啟示。

3．1 文書檔案連鎖法作為20世紀(jì)30年代國民政府文書檔案改革運(yùn)動的主要內(nèi)容，在特定的時代背景和條件下發(fā)揮了重要的作用。今天我們在研究文檔改革的過程中一而再、再而三地提及文書檔案連鎖法，并不厭其煩地將其與文件生命周期理論相比較，是因?yàn)檫B鎖法作為集中統(tǒng)一管理文書檔案工作流程的具體做法，其影響是深遠(yuǎn)的，有很多地方值得我們借鑒。我們在深化學(xué)習(xí)和研究的過程中要去其糟粕，取其精華(——三個“統(tǒng)一”)，為機(jī)關(guān)檔案室所用。三個“統(tǒng)一”。是文書檔案連鎖法的具體實(shí)施思路。因此，我們要將三個“統(tǒng)一”的思想貫穿于機(jī)關(guān)檔案室工作，主要表現(xiàn)為：“統(tǒng)一分類”，即指由收發(fā)室根據(jù)既定的分類方案進(jìn)行統(tǒng)一分類，機(jī)關(guān)檔案室則不再另行分類，且需根據(jù)其類別進(jìn)行文件材料的歸檔：“統(tǒng)一編號”，即指由收發(fā)室統(tǒng)一編定全機(jī)關(guān)總收發(fā)號，取消機(jī)關(guān)內(nèi)各承辦單位或部門的各自編號，檔案室亦需根據(jù)此統(tǒng)一的編號保管有關(guān)檔案：“統(tǒng)一登記”。即指由收發(fā)室采用三聯(lián)單對所有收發(fā)文進(jìn)行一次性登記，其中一份存收發(fā)室，一份隨文傳閱后歸文書部門，一份歸檔案室。正如殷鐘麒在《中國檔案管理新論》中指出，實(shí)行三個“統(tǒng)一”具有以下二三個優(yōu)點(diǎn)：“(一)收文號統(tǒng)一，檢查方便；(二)登記統(tǒng)一，減少重復(fù)錄由繁重手續(xù)；(三)分類統(tǒng)一，公開檔案，調(diào)閱敏捷。”

也許有些人會有此疑惑：各檔案室實(shí)施連鎖法的分類標(biāo)準(zhǔn)比較自由，沒有統(tǒng)一的要求，且各成體系。檔案館在將檔案接收進(jìn)館的過程中往往要進(jìn)行重新整理，要花費(fèi)更多的精力，豈不更勞民傷財?這種擔(dān)心不無道理。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，檔案室雖然與檔案局(館)之間存在業(yè)務(wù)指導(dǎo)火系，但由于行政隸屬關(guān)系的局限，檔案室的業(yè)務(wù)程序是缺乏與檔案館有效銜接的。就算檔案室不實(shí)施連鎖法，檔案室的許多工作成果也不能直接為檔案館所利用。檔案館不得不重新進(jìn)行諸如檔號的編制、案卷的分類排列、檢索工具的編制等大量的低水平重復(fù)勞動，影響了檔案工作整體水平地提高。這是難以避免的。我們說“要在機(jī)關(guān)檔案室工作中借鑒文書檔案連鎖法的核心內(nèi)容”，就是希望將文件、檔案工作相聯(lián)系的內(nèi)容相配合、交融。精簡不必要的環(huán)節(jié)，將原本分做兩個階段進(jìn)行的工作于文件收發(fā)之關(guān)口一次性完成，實(shí)現(xiàn)文件登記與檔案著錄同步同卡，提高機(jī)關(guān)檔案室的工作效率，縮減在整個文書——檔案生命運(yùn)動過程中所消耗的勞動總量和花費(fèi)的時間總額。

3．2 文件生命周期理論具有普遍的適用性，尤其對我們實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位“文檔一體化”的發(fā)展趨勢提出了具體要求：把現(xiàn)行文件的管理和檔案的管理納入到一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi)來進(jìn)行。在該系統(tǒng)內(nèi)，有統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，使現(xiàn)行文件管理和檔案管理之間不再存在明顯的分野，使原本相對獨(dú)立又在不少環(huán)節(jié)上互相雷同的兩種管理體系真正從組織制度上和具體工作程序上交融在一起，從而發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，求得系統(tǒng)的最高效率。當(dāng)今的“一體化”不僅是機(jī)關(guān)內(nèi)文書、檔案工作程序、方法上的融合，而且涉及相關(guān)管理體制上的改革：不僅針對機(jī)關(guān)，而且涉及全國文書、檔案工作系統(tǒng)：不僅著眼于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，而且還要滿足檔案進(jìn)入檔案館后社會利用的需求。因此，今日“一體化”的核心是綜合管理和全程控制，建立起全國規(guī)模的、統(tǒng)一的文書檔案管理體制。建立起文檔工作管理的開放型模式。我們在客觀分析該理論的基礎(chǔ)上要注意促進(jìn)其普及、應(yīng)用和進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)而結(jié)合我國文書檔案工作的實(shí)際，實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化，并推動文檔一體化與其他多種信息資源(圖書、情報等)的一體化進(jìn)程。正如吳寶康教授所言： “我相信文件與檔案管理的一體化，是我們檔案工作中的一項(xiàng)重大的根本的改革措施。它不僅是時代發(fā)展的需要，而且在文件運(yùn)動周期理論或文件生命周期理論的指導(dǎo)下，它是終將會實(shí)現(xiàn)的。”

(作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院)