有償整理檔案對歸檔率的影響

時下，隨著檔案服務領域的拓展、服務方式的創新，有償整理檔案的服務在縣區廣泛開展。立檔單位把每年應該歸檔的文件(以文書檔案為例)全部送到檔案整理服務部門統一整理，包括裝訂、分類、鑒定、排序、編號、編目、裝盒等。

這一服務措施有效地扼制了基層單位歸檔文件多年不整理的現象，解決了基層檔案人員兼職過多無暇顧及歸檔文件整理和業務不熟的問題，避免了每個單位都購買裝訂機的不必要投入，使歸檔文件整理工作的標準化、規范化程度明顯提高。但有償整理也是一把雙刃劍，在提高歸檔文件整理水平的同時，也使文件的歸檔率逐年下滑。

筆者通過多方了解，獲悉某縣供銷部門從1996年至2005年未歸檔的暫存文件保存完好，而且是在2001年歸檔文件改革后，委托檔案整理服務部門整理的。筆者在該縣檔案局同志的協助下，對這個單位未歸檔的暫存文件和已歸檔的文件分別進行了復查登記和逐年登記，將數據匯總后形成如下三表，

1 文件歸檔率下降情況

從表一可以看出，該單位1996-2000年的歸檔率基本平穩，變化不大。在2001年實行有償整理后，其文件歸檔率則由2000年的95．3％下降到94．1％：到2005年則下降到92．5％，與2000年相比下降了2．8％。

從表二可以看出，不相隸屬的同級機關的文件歸檔率下降最為明顯，2000年的歸檔率為95．9％，到2005年下降到了85％，下降了10．9％。

從表三可以看出，在不同保管期限中，定期檔案(歸檔文件整理規則實行后，南陽改為兩個保管期限，分別為永久和定期)的歸檔率下降也很明顯，2000年的歸檔率為95．9％，到2005年下降到了89．8％，下降了6．1％。

2 文件歸檔率下降的原因

通過復查，我們發現該單位暫存有許多應歸檔而未歸檔的文件。這些文件主要是各部門需要貫徹執行的、同級或不相隸屬機關的普發文件，其次是本身產生的不太重要但需要歸檔的文件，突出表現在非紅頭文件、會議記錄等非正式文件上。這類文件歸檔后一般都劃為定期保存，所以歸檔率下降主要表現在定期檔案的歸檔率下降。其主要原因是：

2．1 縣直單位的經費普遍比較緊張，因為是有償整理，歸檔文件越多花費就越大，相反歸檔文件少就可以節約開支。因此，部門負責人和檔案管理人員就有意識或無意識地在收集來的文件中優中選優，把自己認為重要的挑選出來送去整理，而把同級或不相隸屬機關發來的雖非針對立檔單位但需立檔單位貫徹執行的法規、規章排除在歸檔范圍外。

2．2 實行有償整理后，有償整理服務部門為了提高工作效率，多數定人員、定任務，而任務完成的多少往往是看其完成了多少個單位的檔案整理任務。所以負責整理的人員為了趕任務，盡量壓縮歸檔文件的份數。

(作者單位：南陽市檔案局 組稿人：張懷珍)