淺談辦公自動化

[摘要] 互聯網在全球普及之后，對企業信息化產生了極大的推動作用，企業之間或商業實體之間開始借助于網絡技術開展辦公活動，本文主要分析了辦公自動化的功能、構成要素及實現的技術，展示了辦公自動化的重要性。

[關鍵詞] 互聯網辦公自動化C/S

一、辦公自動化的產生

辦公自動化是從20世紀50年代開始，美國的部分企業開始用機器來處理辦公業務，當時美國人就把這種手段叫做辦公自動化（Office Automation，OA），辦公自動化是當前國際上飛速發展的學科，它是一門綜合了電子，通信，文秘，行政等多種技術的新型學科，涉及到文秘，行政管理，電子機械，物理等十多個學科。

辦公自動化是信息化時代的產物，是在計算機和通信設備普遍應用，信息業務空前繁忙的情況下產生和發展的。一個比較完善的辦公自動化系統應包括信息采集，加工，傳遞，保存4個基本環節，核心任務是向各類辦公人員提供所需的信息，能把基于不同技術的辦公設備（如計算機，打印機）用連網的方式聯成一體，將語音，圖像，文字處理等功能組合在一個系統中，使辦公室具有綜合處理這些信息的功能?？梢?，辦公與管理的自動化是對傳統的管理方式的挑戰，是科技向管理部門的滲透，是辦公方式的一次革命。

二、辦公自動化的構成要素

1.辦公人員。辦公人員是辦公自動化系統的第一要素，由決策人員，中層及第一線的管理人員，專業技術人員，秘書和辦事員等一般輔助人員組成。他們各司其職，又互相聯系。決策人員是一個機構的最高層領導人員，即關鍵的決策者。他們的時間大多用語參與會議，收集信息，解決問題和做出決策。他們需要掌握準確的信息和情報，綜合分析機構內外的各種動態，指定長期發展的判斷和決策。他們直接使用的辦公自動化設備起輔助決策的作用；中層及第一線管理人員是機構中某一部門的負責人。他們要協調個專業人員的工作，綜合有關信息，并對本部門的情況和問題做出決策和判斷。他們要管理本部門及下屬單位的業務工作并向高層領導提供決策信息和決策方案，甚至參與決策意見，起到承上啟下的管理控制樞紐作用；專業技術人員是機構內負責社會經濟，政治法律等業務的工作人員，他們主要為上述幾類人員服務。

2.辦公工具和設備。辦公工具是紙，筆等，辦公設備支持辦公自動化的機電設備，包括計算機設備，通信設備和辦公設備三大類，通信網絡的主要任務，全面擔負通信系統的傳輸，控制，交換，處理，監控，監測等多項重要工作。主要有通信控制設備，通信傳輸設備，文件復印設備及介質，網絡通信設備；辦公設備是人們在進行辦公事務處理中所需要的設備和裝置，包括郵件處理設備，信息生成設備，文件復印設備，信息存儲設備，電子會議支持設備和其他辦公機械支持設備等。

3.辦公信息。信息是指對各類信息、情報、數據、指令和知識進行加工處理的結果，與人、才、物并列為企業的四大資源。人類辦公活動及各種數據進行采集、加工、傳輸、辦公自動化信息處理并提供大量信息的人機系統。

4.辦公環境。辦公環境包括具體和抽象的環境，具體辦公環境是指辦公室的建筑情況地理位置及分布；抽象辦公環境是指本辦公系統各實體之間及與其他辦公系統之間的互相約束控制，領導與被領導的關系，機構的劃分與組成以及各種規章制度等。

三、辦公自動化的功能

辦公自動化的功能是指辦公自動化系統可能具備的功能，不同的系統具備不同的功能，它具有事務處理，信息管理和輔助決策三種功能，每個模塊的功能如下：

1.事務處理型辦公系統。各個辦公部門都有大量的事務工作，這些工作往往量大，重復，業務繁忙，例如數據匯總，報表合成，草擬文件，發凡通知，打印文本等。為了提高工作效率，減輕工作負擔，可以把這些煩瑣的事務交給辦公自動化系統來處理。這種完成事務處理功能的辦公自動化被稱為事務處理系統。

2．信息型辦公系統。辦公部門最本質的工作是西歐年息進行控制和管理。要作好對信息的收集，加工，傳遞，交流，存取，分析，判斷和反饋， 從而是信息資源轉化為推動社會進步，獲得良好的經濟效率的物質財富。

3.輔助決策型辦公系統。決策是根據預定目標做出的行動決定，是辦公活動的重要內容之一。是較高層次的管理工作。決策的正確與否往往對一個企業產生最大影響。比較理想的辦公自動化系統能自動地分析，采集信息，提出各種可供領導參考的優選方案，是輔助決策的有力手段。

四、辦公自動化系統的開發技術

根據現在的計算機技術和網站及網頁制作的相關技術與辦公自動化的需求相結合，主要集中分為三大類：基于C/S結構的應用程序開發，結合C/S結構和Web技術的復合應用程序，基于B/S結構的動態網頁技術。以下將分析這三類技術的各自優缺點：

1.C/S結構系統:是傳統開發模式，一般以數據庫和客戶端的兩層結構實現，也有加入中間件的三層或多層結構，在OA早期是標準的系統模式，但隨著計算機技術的發展和網絡的發展，它已經無法滿足現在的遠程網絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代。

2.C/S+Web技術:是為了補充C/S結構的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現對遠程數據的獲取，但擁有一定局限性，如數據及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決。

3.B/S結構系統:是援用動態網頁技術，加入OA的開發理念，完全適應網絡辦公和移動辦公需求，也是現代辦公自動化系統的首選技術。就B/S結構的開發，具體技術又有多種選擇：ASP+IIS，ASP.net+Microsoft .NET Framework。

五、結束語

通過這篇文章我們可以看到現實生活中辦公活動自動化的重要作用，尤其是在科技高速發展的今天，網絡辦公是不可缺少的，它對傳統的辦公產生了強大的沖擊，是辦公方式的一次革命。

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