淺析ＥＲＰ在企業財務管理中的應用

摘要：ERP理論形成與實踐應用是隨著計算機和網絡技術的迅速發展，以及企業管理復雜性的增加、市場競爭的加劇及信息的全球化而產生和發展的。ERP實現了財務管理和生產管理、采購管理、銷售管理、庫存管理等功能的集成，將數據的采集延伸到生產、采購、銷售和庫存等環節，使企業管理的方式產生了重大的質的飛躍。

關鍵詞：ERP；財務管理；應用；流程

ERP（Enterprise Resource Planning）既企業資源計劃系統，是指建立在信息技術基礎之上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

一、 ERP在財務管理中的應用

對于ERP在企業財務管理中的應用，我們應當從兩個大的方面去分析理解：第一是從宏觀層面來說，隨著企業管理需求向深度延伸以及計算機和網絡技術的迅速發展，ERP的內容架構也在不斷的擴張；第二是從微觀層面來說，隨著企業實踐應用的深入，ERP物理模塊和功能也在不斷細化。這兩者是相輔相成的，在不斷的互動中，推進了企業財務管理模式不斷變化與發展。下面筆者將著重從微觀層面上分析ERP在財務管理中的應用。

首先，簡要地從宏觀層面上談一談。企業的財務管理方式長期以來主要體現在事后收集和反映會計數據上，在支持管理控制和決策方面的功能相對較弱，不論是時效性上，還是針對性上，都難以展現它的作用。當企業發生危機時，它又總是首先反映在財務危機上，不是缺少現金流，就是缺乏持續經營所需的資本。在引入ERP以前，隨著電腦的普及，會計系統的信息處理一般都是應用電腦作業，或是引入其它硬件來提高其自動化水平，這對滿足會計核算的一般要求來說已是一大進步。但在業務流程的相互聯系上以及與其它系統的集成上，則受到技術與功能不足的限制。然而隨著ERP在企業財務管理中的應用，不僅相當程度上解決了上述問題的缺陷，而且，依托這樣的平臺，還可以進行更為廣泛的，包括客戶、供應商、分銷商和代理網絡、各地制造工廠等的各種經營資源、信息資源的集成，從而為企業科學決策提供更好更深入的服務。

其次，從微觀層面上講，ERP物理模塊和功能越來越細化。具體涉及到ERP在企業的會計核算、預算管理、成本管理、績效考核等其他方面的應用。

1． ERP在會計核算中的應用。會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、貨幣資金、固定資產、存貨等部分構成。因此，從物理層面看，ERP的會計核算模塊，涉及總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、現金管理模塊、固定資產核算模塊和工資核算模塊等。

以總賬模塊和現金管理模塊為例：總賬模塊的功能是處理記賬憑證錄入，并輸出日記賬、明細賬以及總分類賬，編制主要會計報表。總賬模塊是財務管理的核心，其他的模塊都是以總賬模塊為核心來傳遞信息的；現金管理模塊的主要功能是對現金流的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP中，一般都具有票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現金有關的功能。此外，它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成，自動產生憑證，導入總賬。

2． ERP在企業預算管理中的應用。ERP在企業預算管理中的應用為企業預算的編制、控制和分析提供了一個更為有效的平臺。它側重于財務計劃、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事后反饋，并支持企業從銷售計劃→生產計劃→采購計劃→費用計劃→投資計劃→資金計劃→損益計劃→資產負債計劃的全面預算編制過程。此外，還提供在執行數據的分析和預測的基礎上的預算的滾動編制，支持預算的多版本方案。比如 ERP 系統提供的全面預算是全面模擬業務過程的綜合體系，它從銷售計劃開始，建立一整套預算的 ERP 體系，可以提供仿真的運行環境。

3． ERP在成本管理中的應用。具體來說，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個主要方面：成本中心會計管理、訂單及項目會計、獲利能力分析。

首先，以定單和項目會計為例，它是一個全面網絡化的管理會計系統，帶有定單成本結算的詳細操作規程。該系統收集成本，并用計劃與實際結果之間的對比來協助對定單與項目的監控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優化一個企業對其業務活動的計劃與執行。

再者，以獲利能力分析為例，哪一類產品以及在怎樣的市場上能產生最好的效益？一個特定的定單利潤是怎樣構成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。該模塊使用銷售成本會計技術來提供有關效益的最新信息。它利用銷售與利潤計劃程序來增進決策過程的有效性，同時以成本估算來衡量所有業務活動的效能。成本與收入都完全集成到整個控制系統中，其分攤可以不僅是各個產品，還可以是各個責任領域。同時，銷售、市場、產品管理、戰略經營計劃等模塊也將根據從獲利能力分析所提供的來自市場的第一手信息，進行深入分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場中的位置，并對新市場的潛力進行評估。

最后，以產品成本會計核算為例，用于對成本結構、成本要素及運營過程進行監控，并生成對單個對象或對整個一段時期的預測。它還能進行基于價值或數量的成本模擬估算。成本模擬得出的信息可用于對企業運營過程進行優化。

4． ERP在企業績效考核中的應用。在ERP中績效考核通常是與責任中心會計相聯系的，它通過將企業的總體目標按各責任中心的可控范圍進行分解，制定各責任中心的責任預算，及時、準確地核算各責任中心責任預算的執行情況，以便發現其脫離責任預算的差異；對各責任中心脫離責任預算和企業目標的不利活動進行矯正，充分發揮其控制職能；責任會計對責任會計中心的工作業績進行分析評價，以便為績效考核提供依據。

5． ERP在其他方面的應用。ERP吸收并內嵌了先進企業的財務管理實踐，改善了企業會計核算和財務管理的業務流程，同時在支持企業的全球化經營上，為分布在世界各地的分支機構提供了一個統一的會計核算和財務管理平臺，同時也能支持各國當地的財務法規和報表要求。如：提供多幣種會計處理能力，支持各幣種間的轉換；支持多國會計實體的財務報表合并等；支持基于Web的財務信息處理。為支持企業發展電子商務和基于Internet的應用系統（如銷售訂單處理等），部分財務信息還可以通過Web方式收集和發布。總之，這一切，倘若在非ERP的環境下，即使靠再多的人來做此項工作，其效果也是很有限的。

二、 ERP中財務管理的業務流程

企業對資金流的控制對于企業的各項決策都是至關重要的，一旦企業資金流出現斷層甚至枯竭，整個企業的生命力都有可能會受到巨大沖擊和傷害。在競爭日益全球化的今天，企業所面對的各種管理信息十分龐雜，要想為企業的決策管理做出及時準確的數據分析，如果仍依靠傳統方式對資金流進行控制和分析，其效果是可想而知的。ERP是一個以計劃為主導的信息系統，它的計劃和控制功能是伴隨著企業的生產經營活動而展開的一個循環往復的過程，通過對信息流的控制，實現對物流和資金流的控制，具體業務流程要點如下：

1． 采購付款循環中的物流和資金流的統一。ERP的執行過程是從采購活動開始的。采購部根據物資需求計劃采購，采購回來以后，經質檢部門驗收入庫，錄入庫存系統。此時，庫存增加，同時應付賬款也增加（或現金減少）。通過ERP的會計界面，生成會計憑證，過賬后在總賬系統中同時更新應付賬款和存貨賬戶。從而在采購付款循環中實現了物流和資金流的統一。

2． 生產循環中的物流和資金流的統一。生產車間根據生產訂單從倉庫中領取原材料，此時，存貨減少，而生產成本增加。通過ERP的會計界面生成會計憑證，過入總賬，更新相應的會計科目數據。加工完成，生產出可以向客戶銷售的產品并入庫，通過ERP的會計界面，生成會計憑證，過入總賬，減少總賬模塊中生產成本賬戶的金額，增加存貨賬戶的金額，實現了生產循環中物流和資金流的統一。

3． 銷售和收款循環中的物流和資金流的統一。銷售部門接到客戶的定單，通知倉庫按照訂單向客戶發貨，庫存減少的同時，應收賬款增加。通過ERP的會計界面，生成會計憑證，過賬后即可更新應收賬款和存貨有關的金額。以后收到客戶付來的貨款，通過ERP的會計界面，生成收款憑證并過賬，總賬系統中的現金和應收賬款兩個科目的數據同時得到更新。從而在銷售和付款循環中實現了物流和資金流的統一。

另外利用ERP的財務管理功能進行對賬和結賬，以及編制財務報告，比起傳統的手工操作來，大大提高了效率，可以更準確、及時地完成一些重要的財務活動。

三、 ERP在財務管理應用中所體現出的主要特點

1． 即時性。在ERP的狀態下，各種資料是聯動的而且可以隨時更新，每個有關人員都可以隨時掌握即時的資訊，這在過去只能依賴大量的人力與時間才能完成。一般來說，影響企業競爭力的因素有許多，但一個很重要的因素，在于它對企業內部各種信息的及時把握，以及對外部市場資訊、現狀變化的及時了解。

2． 集成性。在ERP狀態下，各種信息的集成將為決策科學化提供必要條件。在ERP尚未導入之前，知識庫的信息資訊是屬于過時的，更多的是局部、片面的信息，乃至失真的信息。導致這種現象的原因，除了其它因素外，信息的集成機制不完善，無疑是一個重要因素。另一方面，以往的會計信息系統在面臨組織增減變化時，需要花比較多的時間去修改與串聯。在導入ERP之后，面對這樣的變化，便可以很輕松地進行銜接，預算規劃更為精確，控制更加到位，使得實際數字與預算之間的差異分析更加容易和快速。

3． 前瞻性。ERP中會計子系統與ERP的其他子系統相互融合，會計子系統又集財務會計、管理會計、成本會計于一體。這種系統的相互整合，有利于企業在財務管理方面做一些前瞻性的分析與預測。

參考文獻：

1．周玉清，劉伯瑩，周強著．ERP與企業管理——理論、方法、系統．北京：清華大學出版社，2005．

2．崔曉陽著．ERP123——企業應用ERP成功之路．北京：清華大學出版社，2005．

3．中國注冊會計師考試輔導教材．財務成本管理．北京：經濟科學出版社，2006．

作者簡介：湯從虎，江蘇興光會計師事務所高級項目經理、中國注冊會計師。

收稿日期：2007-04-16。