聲像檔案管理中存在問題及對策

聲像檔案是指單位和個人在行使職責和從事本單位工作活動中形成的，具有保存利用價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、專題片等聲像材料。

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案，很好地服務了單位事業的發展。但是聲像檔案普遍存在著歸檔不完整，保管條件差，管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理中存在的問題

1、管理制度不健全，沒有集中統一管理。缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需附以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員也難以追憶齊全和準確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外，有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。3、保管條件差。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，單位的檔案部門要配備聲像檔案室或聲像檔案專柜，具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，但大多數單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。4、收集渠道不暢，聲像檔案室藏匱乏。檔案室是本單位保存檔案并提供利用的基地。但是室藏聲像檔案極為匱乏，很多照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理，致使聲像檔案不齊全，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成現在的狀況。5、單位重大活動聲像檔案流失嚴重。每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或在網上發表，但在檔案室卻找不到這些原始檔案。原因是：檔案管理不集中統一，各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要做好聲像檔案的宣傳工作，引起單位領導及職工的廣泛關注，從而提高各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二是抓好機遇，服務中心工作。檔案主管部門要善于抓住機遇，結合本單位中心工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定相應的管理辦法，并狠抓落實。要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交，在此基礎上狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督、注重業務培訓。針對聲像檔案管理現狀，檔案部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管。從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊、疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通渠道，運用多種形式收集也很重要。主要有：（1）通過正常移交接收。先移交檔案室，檔案室移交區檔案館。（2）對重點科室重點收集。對產生聲像檔案比較集中的重點科室，檔案人員要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。（3）直接征集。檔案人員攝錄人員保存在手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方征集。（4）廣泛地社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

（作者單位：開平區檔案局）