論高校灰色文獻的深度開發和利用

1. 高校灰色文獻資源的內容和管理現狀分析

文獻是“記錄有信息和知識的一切有形載體”。具體地講，是將知識、信息用文字、符號、圖像、音頻等記錄在一定的物質載體的結合體[1]。目前，學術界把文獻大致分為三類：將公開發行的文獻確定為白色文獻，將不公開發行的保密文獻確定為黑色文獻，將介于白黑之間的既不公開發行也不是秘密文獻的稱為灰色文獻（Grey literature）[2]。

高等院校內部擁有大量的灰色文獻。但是長期以來，灰色文獻資源所擁有的情報價值和對教學、科研的促進作用常被忽視，致使灰色文獻資源大量流失。根據《科學引文索引SCI》的論述顯示，灰色文獻的數量已占社會文獻總量的20%，在高校已經成為繼期刊、圖書之后的第三種重要文獻情報資源，某些專業對它的需求程度甚至超過了前兩者，在教學、科研中正在發揮著越來越重要的作用。作為高校文獻信息中心的圖書館，理應也有能力對高校灰色文獻進行深度開發和利用。針對高校的特點應著重加強以下幾方面灰色文獻資源的建設：

① 內部刊物高校出版的內部雜志。其價值是讀者可以從中了解教學動態、研究方向、研究成果、課題進展等。

② 會議資料主要指各種研討會、報告會、學術講座等會前、會中、會后產生的一系列論文、報告、記錄等資料。會議文獻一般是作者根據自己教學科研成果的原創，能頗具時效性的反映學科專業的動態進展和發展態勢，是教學科研人員需要的重要參考資料。

③ 教學、科研資料教學資料包括教學資料和成果。如自編教材、講義、學科專業建設資料、精品課程資料、優秀教案課件、教學教案、演講稿、教學大綱、教學日歷、教學方法研究、教學評估、考試試題及答案等；科研資料包括課題立項報告、結題報告、科研成果匯編、成果鑒定以及專利申請文件等。這些文獻雖然僅限于內部流通，卻能最好地反映一個學校的歷史沿革的教學信息資源。科技報告是研究課題進展情況的實際記錄與研究成果的系統總結。科技報告多屬尖端學科的重大課題，內容專深具體，資料準確可靠，情報價值極高；有些科技報告還附有大量的數據、圖表和原始記錄等資料，是非常重要的情報資源。

④ 學位論文學位論文大部分都沒有公開發表，是高校最主要的灰色文獻之一。學位論文是學位申請者在導師指導下所作的科研總結，選題多為本學科本專業所需要解決的理論前沿問題和應用方面的課題，有著選題廣泛，內容豐富，觀點獨特，思想新穎，見解獨到的特點，加之有著大量的圖表數據，而且經專家評審后通過，因而頗具學術價值。

⑤ 學生參加的各種競賽方案、社會實踐活動及其相關資料等。

以上五種類型的文獻構成了高校灰色文獻的主體，對其進行建設有利于加強學術信息交流，形成高校各自情報文獻特色。

但是，由于灰色文獻都由非正式出版單位印制，大都沒有統一固定的格式，不少文獻出版標識不全，無法反映文獻的整體特征，不便于書目控制，所以一般沒有編制目錄，不作書目報道。用戶很難對它進行檢索查閱，而且絕大多數灰色文獻采用印刷型文獻作為載體保存在各教學單位，基本采用人工管理和手工檢索的方式，利用十分困難。

2. 高校灰色文獻數字化建設的步驟、方法和策略

根據高校灰色文獻的內容、類型、特點和管理現狀，要實現灰色文獻的有效開發利用，首先必須全面實現灰色文獻的信息化。而實現信息化的關鍵是對灰色文獻進行數字化建設，采取“統一檢索平臺，分級管理文獻”的模式。圖書館與院系資料室攜手共建灰色文獻信息數據庫，搭建統一檢索平臺；圖書館和院系資料室分別管理收藏不同類型的灰色文獻，建立多元檢索途徑，方便用戶通過多種檢索渠道獲得有關情報信息。

2.1 界定收藏入庫的標準灰色文獻的數字化建設必須講求效益，講究收藏價值和科技含量。一般來說，經學校教務處、科研處立項或評定的灰色文獻都應當納入數字化建設的范圍。

整個基本流程如下：

2.2 制定灰色文獻資源建設規劃主要包括制定采集制度（如呈繳本制度，文摘報道制度等），規定整理加工報道的方法。規定灰色文獻的采集范圍、采集方式、保管方法及保管年限等；通過協調、征集、復制、登記等手段，把分散的灰色文獻集中起來進行科學管理，化無序為有序，提供給用戶利用。在管理過程中，首先要對灰色文獻進行篩選，把思想性好、科學價值大、實用性高的文獻保留下來，以提高灰色文獻的利用價值。

2.3 對灰色文獻資源進行數字化建設

2.3.1 紙質灰色文獻利用圖書集成管理系統納入專設的書目數據庫對于紙質形式灰色文獻，如論著、教材、論文匯編、會議資料匯編等，按照普通圖書處理。以匯文系統為例，完成采集后，在采訪驗收模塊中“贈送與交換庫”驗收，根據學科按照《中圖法》進行分類，標引主題詞，按《中國文獻編目規則》進行著錄和標引。以灰色文獻篇名、責任者、收藏單位或收藏個人為基礎著錄。同時，定期進行專題書目通報，吸引更多的讀者來利用灰色文獻；其次，深入加工、積極編制二、三次文獻。例如對灰色文獻的重點篇章進行索引、文摘、簡訊等加工，也可以加工成內容提要、綜述等，讓灰色文獻中的新觀點、新方法、新技術和新經驗能夠得到及時通報，以提高利用率。對各種內部刊物也可以采取比照期刊的方法進行著錄；最后，進行典藏并儲存于圖書館或院系資料室流通利用。

2.3.2 利用“數字化學位論文集成管理系統”管理學位論文“數字化學位論文集成管理系統”內置強大的中文搜索引擎，可高效的進行論文信息檢索（文獻內、外部特征檢索或院系、指導教師方式檢索）和方便的論文全文瀏覽。支持DublinCore 字段檢索功能和跨庫檢索，可以十分方便的對學位論文全文數據庫和其它數據庫進行聯檢。從而實現本科生大規模網上提交論文、院系安排專人審閱和驗收、教務處建檔入庫備份并按密級發布、圖書館根據論文發布范圍開展網上檢索與利用、文獻傳遞等多方位交流與服務，形成了院系、教務處、圖書館三個層面管理和利用的科學運行模式，可實現對學位論文這種最豐富、可持續性強灰色文獻資源的便捷、高效管理和利用的目的[3]。

2.3.3 教學資源的數字化建設對于精品教案、精品課件、光盤或其他流媒體文件等教學資源的數字化建設，主要以院系網站發布為主。圖書館協助院系將這些教學資源按照國家圖書館或CALIS 的電子資源的著錄方法編目，或在進行紙質灰色文獻編目同時標引856 字段，建立多種檢索方式，拓寬檢索范圍，以方便讀者通過多種檢索渠道獲得有相關價值的情報信息。

2.3.4 及時納新剔舊，增強灰色文獻資源時效性最后，因為灰色文獻有其時效強，更新快的特殊性，要求圖書館工作者除了做好日常的分類、排架、目錄組織、數據庫維護等工作外，要注意及時納新剔舊，使館藏灰色文獻具有較高的質量，更好地滿足讀者的要求。

3. 灰色文獻資源對教學管理和科研的評價與反饋功能

勿庸置疑，對高校灰色文獻資源進行數字化建設方便了讀者檢索利用，發揮了其科技情報價值。同時它也是一種教學與科研成果的展示，在教學、科研方面具有重要的評價與反饋功能。

3.1 評價作用因為高校灰色文獻具有時效性、獨有性的情報價值，學校管理層有關教學建設的決策，可在分析利用灰色文獻的基礎上做出客觀的評價。例如：科技報告，研究報告，會議材料，專題調查報告及本、碩學位論文等，都含有一定數量的評價性信息。通過這些評價性信息，決策者可開闊視野，了解事物的客觀真實情況，對制定決策和預測結果具有借鑒作用。

另外，對校園灰色資源進行數字化建設，可以有效地對教學工作進行評價。如利用“學士學位數字化論文數據庫”，可以很方便的分析研究歷年各院系學生提交的學位論文，利用分類號、關鍵詞進行歸納分析，可以看出各院系近年來教學內容演進，學科發展變化；從對論文的選題偏好比率分析各院系的師資構成，師資的學科均衡狀況。例如對某系學位論文動態分析，發現信息技術類論文選題呈逐年急劇下降趨勢，即可提出要加大計算機信息技術專業教師的引進力度的建議；在分析外語系的學位論文中，發現中圖分類法I106.4 和H315.9所占的比例過大，建議注意專業教學多樣性、加強雙語教學、面向就業市場有針對性開展研究等等。

此外，學校管理層也可以通過查閱灰色文獻數據庫的相關文獻，從而了解各院系教學情況、科研的活躍度、師資結構、培養學生水平等。

3.2 反饋作用灰色文獻報道迅速，出版周期短，發行渠道簡單，它提供的信息常常走在其他形式文獻的前面，能及時反映當前最敏感領域里的最新動態。各種學術研究和預測資料，含有大量的有價值的情報，是學校搜集相關學科信息的主要來源之一。院系可以通過灰色文獻資源信息反饋，了解本院系的教學情況，往屆生在用人單位的反映，與行業、地區和兄弟院校各項工作進行縱向、橫向比較，及時調整以便工作中處于主動地位。

4. 結 語

對高校灰色文獻進行信息數字化建設，是提高灰色文獻利用率的最有效手段，有利于情報信息服務促進高校教學與科研的發展。

（作者單位：成都信息工程學院圖書館）

參考文獻：

[1]朱建亮.文獻信息學引論[M].書目文獻出版社.1992 年。

[2]花田岳美．日本ゆずけゐ《灰色文獻》の現況[J]．情報の科學と技術，1991，(2)。

[3]黃 波等.學士學位論文數字化集成管理研究與實踐[J].商場現代化，2005(21): 109-110。