鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求

一、竣工文件的

編制原則

1、鐵路建設(shè)項(xiàng)目接管單位的檔案部門在工程開始組織施工即應(yīng)介入竣工文件的編制工作。在工程施工過程中應(yīng)組織人員深入施工現(xiàn)場，對本管段內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的形成、積累工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、幫助、指導(dǎo)，在工程竣工前重點(diǎn)督促、幫助施工單位編好竣工文件。

2、監(jiān)理單位應(yīng)依據(jù)監(jiān)理委托合同在施工過程中負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督施工單位及時(shí)收集和整理竣工文件及竣工驗(yàn)收資料，并按規(guī)定檢查竣工文件的質(zhì)量和完整性。

3、施工單位的工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總工程師是該項(xiàng)目竣工文件編制工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)者，主持竣工文件的編制工作。應(yīng)做好統(tǒng)籌安排、督促和檢查編制工作情況，要確保參加編制工作人員的相對穩(wěn)定。主管施工的技術(shù)人員必須參加竣工文件的編制工作，必須堅(jiān)持誰施工誰負(fù)責(zé)編制的原則，竣工文件未交驗(yàn)合格該項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人不得離開該工程項(xiàng)目。

4、工程項(xiàng)目總工程師或工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)直接領(lǐng)導(dǎo)和組織有關(guān)人員參加編制工作，并成立竣工文件編制的工作班子，進(jìn)行具體分工，落實(shí)到人，各司其職。

二、竣工文件存在的問題

1、重視程度不夠。各施工單位對編制竣工文件的重要性認(rèn)識不足、重視不夠、措施不力；未堅(jiān)持“誰負(fù)責(zé)施工，誰主管竣工”的原則；不采取邊施工、邊收集和整理原始資料的方法，造成資料不真實(shí)、不齊全、東拼西湊、寫回憶錄，工程竣工后項(xiàng)目總工程師、技術(shù)主管工程師已調(diào)走，造成竣工文件不能按時(shí)提交接管單位審核時(shí)，就臨時(shí)組織突擊，這樣編制出來的竣工文件肯定是不符合規(guī)定和要求的。

2、不完善、不齊全。表現(xiàn)在簽字不完善，有些工程檢查證在工程竣工后，還有施工負(fù)責(zé)人、主管工程師、檢查工程師、監(jiān)理工程師簽字不完善的現(xiàn)象。試驗(yàn)資料有的只簽姓不簽名，在試驗(yàn)報(bào)告中隨意不填寫的現(xiàn)象較多，如不填寫理論配合比選定的編號，河砂、卵石、碎石產(chǎn)地、鑒定編號等；各種重要的表格、施工記錄、施工質(zhì)量記錄、材料出廠合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等無責(zé)任人簽字，竣工圖上沒有蓋施工單位的竣工圖章，等等。

3、不準(zhǔn)確、不真實(shí)。比如，有的竣工圖與實(shí)物不符，變更設(shè)計(jì)沒有如實(shí)在竣工圖上反應(yīng)出來，竣工數(shù)量匯總表的數(shù)量與實(shí)際不符，施工小結(jié)和工程總結(jié)內(nèi)容混亂，突擊補(bǔ)寫或“寫回憶錄”的現(xiàn)象普遍存在。更為嚴(yán)重的是分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定不是完成一項(xiàng)評定一項(xiàng)，而是完工以后由內(nèi)業(yè)人員補(bǔ)填，根本不能反映現(xiàn)場實(shí)物質(zhì)量，這是各施工單位的通病。

4、不規(guī)范?？⒐D上文字說明和描圖線條不規(guī)范，所畫線條分不清粗、細(xì)實(shí)線、漏畫線條，無比例尺，尺寸線標(biāo)注不清，標(biāo)注尺寸錯(cuò)誤，鋼筋編號錯(cuò)誤等。

5、文件理質(zhì)整量不高。在施工過程中收集的資料存在問題較多，如有用鉛筆、圓珠筆填寫，用雙面復(fù)寫紙復(fù)寫，有的復(fù)印件和曬的竣工圖模糊不清，卷內(nèi)文件排列順序有誤等等，沒有嚴(yán)格按照鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制原則編制。

三、提高認(rèn)識，明確責(zé)任

1、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)?？⒐の募幹频暮脡?，是展現(xiàn)企業(yè)形象、企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，也是提高企業(yè)信譽(yù)的一個(gè)窗口，竣工文件不能按時(shí)移交，將會造成極大的損失。一是建設(shè)項(xiàng)目不能按時(shí)初驗(yàn)；二是工程末次驗(yàn)工計(jì)價(jià)無法進(jìn)行，尾工款不能及時(shí)回收；三是項(xiàng)目部不能按時(shí)撤除，增加了項(xiàng)目部管理費(fèi)用；四是施工單位的社會信譽(yù)受到損害。因此，必須引起企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，分工負(fù)責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，督促檢查，狠抓落實(shí)。

2、把現(xiàn)場技術(shù)資料的管理納入計(jì)劃管理

把現(xiàn)場技術(shù)資料的管理和積累工作納入施工生產(chǎn)計(jì)劃，做到生產(chǎn)計(jì)劃與積累資料的計(jì)劃同時(shí)執(zhí)行。項(xiàng)目經(jīng)理部在編制生產(chǎn)計(jì)劃的同時(shí)，編制技術(shù)資料的形成收集計(jì)劃，在檢查生產(chǎn)任務(wù)完成時(shí)相應(yīng)檢查技術(shù)資料的積累、整理情況，建立技術(shù)資料管理臺賬，并將每月形成的技術(shù)資料登記造冊，及時(shí)地與完成的工程項(xiàng)目核對，這樣就避免了技術(shù)資料的遺漏和重復(fù)的現(xiàn)象。

3、確保資料的真實(shí)性，加強(qiáng)原始資料的積累

提高項(xiàng)目部對技術(shù)資料的積累是確保竣工文件編制完整的基礎(chǔ)。項(xiàng)目部是施工單位的基層管理單位，它在施工生產(chǎn)過程中收集和積累的技術(shù)資料，是竣工文件資料的主要來源，項(xiàng)目部對技術(shù)資料提供的好壞直接影響竣工文件編制質(zhì)量。施工單位和下屬項(xiàng)目部應(yīng)把技術(shù)資料的積累和竣工文件編制工作看作是為用戶服務(wù)的一個(gè)重要內(nèi)容，項(xiàng)目施工過程中只完成工程實(shí)體是不夠的，還要有優(yōu)質(zhì)的竣工文件為用戶的使用、管理、維修和改擴(kuò)建提供可靠的依據(jù)。只有把“為用戶服務(wù)”的思想提高到對工程負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)、對國家負(fù)責(zé)的高度上，才能把資料積累、編制竣工文件變?yōu)樽杂X的行動。

4、明確分工，把積累技術(shù)資料的責(zé)任落實(shí)到人

對項(xiàng)目部經(jīng)理、技術(shù)主管、內(nèi)業(yè)資料技術(shù)人員應(yīng)明確職責(zé)，并由公司施工技術(shù)部定期對項(xiàng)目部進(jìn)行考核。

項(xiàng)目部經(jīng)理職責(zé)：對本項(xiàng)目在施工中所產(chǎn)生的技術(shù)文件資料的完整、準(zhǔn)確負(fù)全面的責(zé)任；督促檢查技術(shù)、物資人員及時(shí)做好技術(shù)資料的收集和整理；在工程竣工時(shí)組織有關(guān)人員及時(shí)繪制竣工草圖和竣工資料的整理工作。

項(xiàng)目部技術(shù)主管職責(zé)：在安排布置施工和技術(shù)工作同時(shí)布置技術(shù)資料的積累工作，并分工落實(shí)到人；在分項(xiàng)、分部工程進(jìn)行到一定階段時(shí)，及時(shí)檢查技術(shù)資料的收集形成情況；督促檢查負(fù)責(zé)歸口竣工資料人員的工作；檢查督促工地試驗(yàn)室及其他人員提供資科的情況；檢查內(nèi)業(yè)資料技術(shù)人員繪制竣工草圖是否與現(xiàn)場相符，同時(shí)檢查整體的技術(shù)資料是否正確；建設(shè)項(xiàng)目工程竣工后及時(shí)編寫技術(shù)總結(jié)。

項(xiàng)目部物資主管職責(zé)：提供外來材料、設(shè)備質(zhì)量證明書、產(chǎn)品出廠合格證、圖紙和技術(shù)資料、使用說明書等，這些是竣工文件編制必備資料。

內(nèi)業(yè)資料技術(shù)人員的職責(zé)：對分管的工程項(xiàng)目必須確保在施工中形成資料的完整、準(zhǔn)確；歸口收集的各種資料，按項(xiàng)目工程進(jìn)展的階段，將工程施工中形成的資料隨時(shí)整理好、并繪制竣工草圖，及時(shí)提交技術(shù)總工程師審定、歸類立卷成冊。要求各級職能部門和有關(guān)人員實(shí)行崗位責(zé)任制，分工明確，促使他們在平時(shí)就能夠自覺地收集和整理資料，使技術(shù)人員養(yǎng)成竣工文件資料的形成和編制應(yīng)緊跟工程進(jìn)度的習(xí)慣。

5、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高編制人員的素質(zhì)

鐵路基本建設(shè)工程竣工文件涉及的專業(yè)多，每個(gè)專業(yè)都是一門科學(xué)，技術(shù)人員在提高專業(yè)工作技能的同時(shí)也要學(xué)習(xí)一些檔案專業(yè)知識，了解檔案基礎(chǔ)資料形成中的一些基本要求，可以采取崗位練兵和在職培訓(xùn)的方式。要經(jīng)常組織施工技術(shù)人員學(xué)習(xí)新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)和鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。老同志要搞好“傳、幫、帶”，特別是對剛從學(xué)校招聘來的大、中專畢業(yè)生，要對他們進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，講解從資料收集到完成竣工文件編制全過程的內(nèi)容和做法。

6、竣工文件編制的分工與協(xié)作

堅(jiān)持誰施工的工程，由誰負(fù)責(zé)編制竣工文件的原則，各施工合同段的施工單位，按照《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》及《中國鐵道建筑總公司檔案管理辦法》的規(guī)定，負(fù)責(zé)組織竣工文件的編纂工作，按單位工程裝訂成冊。分包工程應(yīng)按施工合同的規(guī)定，由總承包商負(fù)責(zé)組織本合同段竣工文件的歸口、審定、匯總工作，按單位工程裝訂成冊。建設(shè)項(xiàng)目(區(qū)段站、長隧道等)由建設(shè)單位向幾個(gè)施工單位發(fā)包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集和整理所承包工程的竣工文件，交建設(shè)單位匯總、整理，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總、整理。

7、建立健全編審、評比、獎(jiǎng)勵(lì)制度

竣工文件的審核是避免錯(cuò)漏的重要環(huán)節(jié)，基層單位(項(xiàng)目經(jīng)理部、工程隊(duì))的技術(shù)主管，要認(rèn)真審核所提供的竣工資料，嚴(yán)格把好這道關(guān)。在施工過程中要經(jīng)常檢查收集的資料是否齊全和符合要求，工程完工后，要檢查編制的進(jìn)度和文件的質(zhì)量。公司必須指定專門從事竣工文件編制工作的人員到現(xiàn)場進(jìn)行審核工作，確?？⒐の募木幹瀑|(zhì)量?？⒐の募烤幹仆瓿珊?，施工單位要組織有關(guān)人員，對編制的竣工文件進(jìn)行總結(jié)評比，對編制及時(shí)、質(zhì)量高、成績突出的單位和個(gè)人，要給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對編制工作較差的單位和個(gè)人應(yīng)進(jìn)行批評和處罰。獎(jiǎng)懲制度的執(zhí)行會極大增強(qiáng)技術(shù)人員的事業(yè)心和責(zé)任感，能有效地促進(jìn)技術(shù)資料的收集和整理按計(jì)劃完成，可加快竣工文件的編制進(jìn)度，為按期、準(zhǔn)確、完整移交竣工文件奠定良好的基礎(chǔ)。

作者單位：中鐵十六局集團(tuán)四公司