數字檔案館的概念研究

摘 要:本文對數字檔案館、電子檔案館等概念進行了對比分析，對數字檔案館的基本內涵、特征進行了充分的闡述。

關鍵詞:數字檔案館 館藏 信息空間

進入數字時代以來，整個世界在激烈的競爭中不斷前進，信息化的程度包括信息技術水平的提高、信息產業的發展、對信息資源的占有和利用，已經被當作衡量一個國家綜合國力的一個重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網的快速發展和計算機功能的增強，變革信息存取方式的時機已經來到，用數字處理方法能簡便地實現用模擬技術很難實現的功能，這使得“數字化”概念更易于為人們所接受。“數字網絡”、“數字音頻”等與數字有關的名詞逐漸成為人們現代生活中的常用名詞，“數字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢，檔案館的形式也因此發生了重大變化。適應這種變化的需求，“數字檔案館（Digital Archives）”的概念應運而生。隨著技術的日臻成熟，數字化辦公的日益普及，數字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會實踐，我國部分中心城市已經創建了數字檔案館。鑒于此，筆者認為有必要對“數字檔案館”進行概念性的分析。

一、概念的對比

近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關術語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。

但人們在使用這幾個術語時常常混淆不清，以下就是幾種表述：

“電子檔案館”亦可稱為“數字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個實體機構、一個存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個有序的信息空間”、“一個信息系統”。①

數字檔案館（Digital Archives）實際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術發展而產生的一種新型檔案館。②

虛擬檔案館（Virtual Archives），又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環境。③

從這些定義中不難看出，我國檔案界對數字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個名詞混同使用，因此，本文先對這幾個概念進行辨析：

1. 無墻檔案館

無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學中對“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網絡化的特征，網絡的信息傳遞方式突破了時間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個沒有圍墻，沒有借閱的時間限制的圖書館一樣。在這個方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個概念主要強調了在檔案信息利用上時空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。

2. 虛擬檔案館

在很多場合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實在”或者“虛擬技術”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對虛擬檔案館的定義都以虛擬實在技術作為主要用詞。實際上，虛擬檔案館應該是與實體的傳統檔案館相區別而提出來的，“虛擬檔案館實際上是‘利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對分布于各地、各種檔案信息進行動態搜尋相聯結的存在。虛擬檔案館與實態檔案館是兩個相對的概念，虛擬檔案館是一個動態的，開放的網絡信息環境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強調的側重點稍有不同。

3. 電子檔案館

電子檔案館是個使用頻率相當高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響。“電子檔案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術性質，電子檔案館指針對有永久保存價值的電子檔案進行保管、控制和利用的一種專門機構，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態：電子檔案館是存儲以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統，其物理意義上的實體是計算機硬件設備，特別是存儲設備，包括可與計算機暫時脫離的磁盤、光盤等存儲設備以及與計算機相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。

4. 數字檔案館

人們總是把電子化和數字化當成同一概念來使用，并不對它們進行仔細的區分，然而，從嚴格意義上，電子化和數字化兩個概念是有區別的。在計算機科學中，電子信息包括了模擬信號和數字信號，所以，數字信號是被包含在電子信號這個概念里的，電子化的內涵大于數字化。由于數字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數時候，電子檔案館和數字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術的發展，數字信號完全有可能不再依賴電子技術，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數字檔案館”這個概念中的“數字”強調的是電子媒介上信息存在形式。數字檔案館是指依附于數字化技術，把文字、聲音和圖象轉化為數字形式，采用數字方式進行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統。正因為這樣，數字檔案館是目前應用最為廣泛的一個詞。

二、數字檔案館含義的界定

數字檔案館是一個正在不斷發展的新概念，我們可以先對數字檔案館進行預測性的討論，勾畫出它的主要特征，應避免下定義過早導致概念的固化。

所謂數字檔案館，是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術等現代信息技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統。它是一個有序的信息空間，一個開放的信息環境。從廣義上講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎之上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。

在圖1中反映了數字檔案館的概念構成。

圖1

與傳統檔案館相比而言，數字檔案館具有以下主要特征：

1. 數字檔案館的文化性質沒有改變

同樣，數字檔案館的的文化功能依舊保持。數字檔案館的建立使得檔案館實現由完全的實體保管模式向智能管理模式的改變。在數字檔案館的環境下，檔案館將特定區域范圍內的所有檔案歸入其管理范圍，對各種各類的檔案進行監督和控制，不僅包括政府機關行政檔案，也包括企事業單位、私營企業、社團、甚至個人的檔案，使檔案館真正成為集中統一管理具有社會價值的各類檔案的文化事業機構，實現保存社會記憶的功能。因此，數字檔案館的文化性質不可能改變，也不會改變。

2. 館藏內涵發生變化

數字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應該是“實體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內涵要求數字檔案館除了收集數字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實現數字化的轉化和處理，將各種信息以計算機可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計算機存儲設備上。數字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內涵角度來看，館藏一方面包括實際擁有的傳統館藏的數字化形式和各類數字格式的館藏，即“實體館藏”，另一方面還包括連接在數字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對的“虛擬館藏”。數字檔案館勿須存貯龐大的數據庫的備份，館藏不再是實體意義上的集中保管。數字化的館藏可連接成網，用戶通過遠程登錄利用信息，極大地改變了傳統檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復。

館藏內涵的變化，使得傳統檔案館的發展目標也有所不同，原有的旨在構建一個龐大的本地館藏目標需重新考慮；館藏的評價標準也需要重新界定，實體檔案的收集質量不再是決定性因素，大量高質量的數字化檔案將成為評價優劣的重要方面。

3. 服務方式的變化

傳統檔案館的服務方式相對單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學家D·比爾曼在第十三屆國際檔案大會輔導報告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現之時也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時。”⑤借用圖書館學的用語就是，數字檔案館的服務是一種“用戶驅動”的服務模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統的功能也不再局限于紙質文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統不僅具有靈活的數據組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯機信息處理、資源共享、遠程傳真、電子郵件等多種功能。傳統檔案館的檢索功能是靜態的，而數字檔案館的檢索則是動態的，數字檔案館的服務方式必然發生根本性的變革，從單一服務轉變為多元、多層次服務，從而增強與用戶的緊密聯系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務質量。

4. 業務工作內容的變化

盡管數字檔案館與傳統檔案館在許多任務和業務活動上都很相似，但由于其保管對象的變化，數字檔案館的業務工作幾個環節也發生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動化轉變。傳統檔案館中由人工開展的編目、標引、檢索、統計工作，在數字檔案館環境下，可借助計算機應用系統自動進行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館。在館藏建設方面，數字檔案館要求選擇合適的數字化信息形式的同時，還要對原有館藏實現數字化，其工作內容包括了數據庫的建立、控制和網絡系統的維護。傳統檔案館在利用服務業務范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關資料，指導用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數字檔案館除了需要實現電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數字信息。另外，數字檔案館的鑒定工作有所擴充，在內容鑒定基礎上又加入了技術鑒定的工作內容，對電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進行技術上的檢測。

5. 社會角色的變動

檔案館員社會職責的變化同社會的發展息息相關。在人類社會逐漸演變的同時，檔案館的社會角色也有所改變。20世紀下半葉檔案館步入自動化發展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會意識，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉向了信息的提供著。而如今，隨著信息網絡技術的大量應用，檔案館員將再度發生重大變化。接收檔案不再是數字檔案館的唯一功能，它將主要實行對分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關注檔案信息的完整、準確和可靠，履行對信息的監督、傳遞、控制職責的資源開發者。

注釋:

① 馮惠玲.無紙收藏——《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊.1998，（2）.

② 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.

③ 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.

④ 吳品才試論虛擬檔案館與傳統檔案館檔案學通訊1999，（3）.

⑤ D·比爾曼.虛擬檔案.第十三屆國際檔案大會文件報告集.中國檔案出版社.1997：126.