中小企業對參與聯合國采購需注意的問題

隨著我國成為世界先進制造業的中心以及經濟大國地位的確立，聯合國系統的采購也越來越多地面對中國出口企業，這就為我國出口企業提供了難得的商機。聯合國采購系統包括總部的采購司和分布在世界各地聯合國的附屬機構， 每年采購的貨物和服務有數十億美元， 其采購量和金額呈直線上升， 到2005年貨物和服務總額達到83.37億美元，貨物貿易占3/5，服務貿易占2/5。中國企業目前直接供應給聯合國的貨物所占的比例只占1%左右， 這些都是擁有聯合國采購系統供應商資格的企業供應的， 而且這些企業的規模是相對較大。但是規模相對較小的的中小企業沒有供應商資格，只能間接通過歐、美、中東等資格供應商向聯合國機構供應自己的貨物和服務。

對中小企業來說，向聯合國機構的資格供應商（QUALIFIED SUPPLIER）供貨也是良好的業務渠道。一旦企業有歐、美、中東的資格供應商向自己發來詢盤要求采購供應聯合國的貨物，應注意哪些方面呢？ 筆者作為外銷業務人員從2001年至今， 一直通過歐美商人向聯合國有關機構出口貨物，本文從聯合國機構采購貨物的招標、中標后定單執行以及售后的服務等三個階段， 淺談自己的一些體會和需要注意的問題。

一、 招標階段應注意的問題

聯合國機構一旦立項采購后， 一般視金額的大小采取不同的采購方法。3萬美元以下直接向企業采購，即向以前供應該類貨物最多的企業采購；3——10萬美元向2——3個經常供應商（REGULAR SUPPLIER）進行有限的招標；10萬美元以上向所有擁有資格的供應商公開招標。目前大部分貨物的采購都是通過公開招標的方式進行。因此，聯合國采購系統向所有具有資格的供應商都會發出招標邀請（TENDER INVITATION），一旦擁有資格的歐美供應商接到標書后， 先會進行詳細的分類，然后向眾多的中國企業發出詢盤REQUEST FOR QUOTATION（RFQ）， 需要制造商的各種資料和產品的資料， 上述資料要求清楚、完整，當我國出口企業接到詢盤后，我們要注意以下幾點：

1.報價速度力求快捷

一般情況下，標書都有最后期限（CLOSING DATE），同時歐美客商也會留出自己的最后期限，歐美客商的最后期限一般會比聯合國的標書上的最后期限 提前一個星期左右，以便他們留有時間制作標書，國內出口企業必須要考慮歐美客商的大概最后期限。一般來說，歐美商人一般會采用最先收到的幾個報價和提供的資料來制作標書。就同一標書來說，報價速度快一些，中標機會就多一些。

2.報價資料力求完整

一般的標書少則幾項， 多則幾十項。 因此，所報價格應盡量覆蓋標書全部所列的項目清單。 聯合國采購機構為節約時間、提高辦事效率和節省經費，一般盡可能將繁雜多項的采購商品分割成一個或幾個定單來采購。所以，報價資料完整將有利于提高中標率。由此而來， 歐美中間商也是希望中國出口企業的報價資料盡量完整一些，以便他們省精力和費用，提高辦事效率。產品的資料說明應盡量詳細和符合標書所列的規格，如果本企業所供應的產品不符合標書的價格，可以報相似的或接近規格產品的價格。另外，提供給中間商產品的包裝尺寸，毛、凈重應盡量提供詳細，與實際相吻合。聯合國采購的許多貨物往往必須裝船預檢，即委托國際知名的機構如瑞士通標標準技術服務有限公司（簡稱SGS）或其他機構在制造商生產地或裝運港檢驗，我國出口企業所報的產品說明書和包裝資料成為裝船預檢的原始資料，相關證書也是預檢的內容之一。比如，有的標書要求出口企業或生產商提供歐美機構出具的EN/ISO/CE/FDA證書，在無法提供上述證書的情況下，如果出口企業或生產商只有國內機構出具ISO證書，也不要放棄報價的機會，應提供ISO證書試試，有時聯合國采購機構在考慮產品質量相差不大，而其他競爭者也同樣無法提供歐美機構論證的證書的情況下，會酌情采購。

3.報價產品的規格和作價方式應靈活

一般來說，聯合國的標書所規定的規格和標準主要參照早期從歐美采購的產品規格的描述和標準。近幾年來，隨著聯合國采購量的大幅度增加，而與之相對應的采購經費卻增幅較小，這就使得采購經費捉襟見肘。為節約經費，有時候對于要求不是非常嚴格或標準不需要很高的產品，他們在發標時，可能列明的規格和要求很高，但在實際采購過程中，會采購比較便宜而又實用的產品。還有一種情況是，對于聯合國機構捐贈的物資， 發標時，對產品的規格和要求，他們會標明較高的歐美標準，而在采購時，他們會根據被捐贈地的不同情況，采購同當地規格和標準相適用的產品。 因此，我出口企業遇到這些情況時，可以先參照該國標準的價格來確定自己的標準和價格。對于標書列明數量大或價值高的產品，產品應盡量報非常有競爭力的價格；而對于數量小和價值較低的產品，作價放靈活些，可適度調高，以實現較好的效益。因為聯合國采購機構也好，歐美客商也好，他們往往注重一個全部定單（FULL ORDER）的總價格，誰最具有競爭力，誰的希望就大。

另外，聯合國機構采購標書一般需要供應商報離岸價（FOB）和運費，要求保費分開來報，同時歐美客商也是采取這種辦法。因此，報運價時應特別注意由于石油價格等因素的變化而影響運價的高低，報價時應報彈性的運價，即報參考運價（REFERENCE OCEAN FREIGHT）以免日后產生爭議。

4.報價要嚴格按標書的要求方式做成

描述清楚RFQ的編號和產品編號、代碼、產品圖片、說明，產品所擁有的證書及其號碼寫上，以及每種產品的單價及總價、包裝尺寸、毛凈重及總的體積。最后加上起始港口、參考運價、報價有效期等，整套資料必須清晰。

一般情況下， 聯合國機構采購標書所采購的貨物有一個大概的交貨時間（APPROXIMATE DELIVERY TIME），我出口企業可以按照當前匯率并參照市場各種因素的變化情況，報一個預定交貨時期的價格，但有些情況下，聯合國采購機構由于經費或其他原因會推遲采購時間，因此，報價時就必須規定一個有效期，以免采購推遲后，買方仍要求我出口企業按照投標的價格執行所帶來不必要的損失和爭議，同時也要向歐美客商書面說清楚這個有效期確切的時間。

二、 中標后定單執行階段應注意的問題

一旦聯合國機構評標結束后，將確認中標的供應商， 至于什么時候執行定單， 要看具體的實際情況， 有時立即訂貨， 有時會由于某種原因延遲訂貨， 甚至取消訂貨。 同時國內企業必須同客戶保持溝通以便了解最新情況。當我出口企業接到中標的訂單后， 應注意以下幾點：

1.應審核所訂貨物的數量有無變化

一般情況下聯合國采購機構會嚴格按照既有的數量定貨。但有時候所訂貨物的數量也會有增減的情況發生。數量增減直接影響成本的高低，進而影響價格的高低，從而影響到企業的效益。 一般遇到這種情況，我出口企業應盡量履行定單。實在由于成本高而無法履行定單的，可以書面向客戶提出異議，并可將新的報價視為另一個詢盤。但這一切都要建立在相互理解和配合的基礎上，才能保持長久的合作和互利共贏。

2.應審核訂單交貨的時間有無變化

當初投標時所定大概交貨期APPROXIMATE DELIVERY TIME應有一個約定期限。交貨期的變化，意味著影響產品成本的市場各種因素有變化。也是造成企業能否執行定單的關鍵因素之一。如由于時間的變化造成企業無法執行定單的，也應當按照以上第一種方法與客戶妥善處理好合作關系。

3.應審核定單對產品的描述是否同當初投標時所報的描述有無變化

要對產品規格和標準的描述內容進行審核，是否與當初投標時的描述有出入。如果標書上對產品的描述和當初實際投標時的對產品的描述不一樣的情況下中標，應按照當初實際投標時對產品的規格和標準的描述來簽定合同，以免產生日后爭議。

4.應審核所供的貨物是否需要裝船預檢

出口貨物如需預驗，必須先向歐美客商通知大概檢驗的時間和地點。對于檢驗時間，一般選在裝船前1個星期左右最為適宜，因為檢驗機構從檢驗到出示報告需要1個星期左右。對于檢驗地點， 最好選在廠家檢驗。對于貨物是組裝的， 強烈建議到生產廠家檢驗，因為有技術人員安排調試檢驗省去許多不必要的麻煩。對于貨物項目較多，可以集中到一個生產廠家進行檢驗，也可以安排到倉庫檢驗， 但是必須提前準備人員和必要的工具，以便檢驗順利進行。

5.應配備完整的附件和損耗件

對于設備類的產品，在成本許可的情況下， 盡量在供貨物時附上一套或多套易損耗件，這樣能降低售后服務成本。

三、 售后服務階段應該注意的問題

貨物出運后，為了提供使客戶盡量滿意的服務，我出口企業必須注意以下問題：

第一， 出口企業應跟蹤貨物是否及時和安全到達收貨人手中。如系出口企業訂船的，必須及時向買方通報貨物最新情況和所在位置以便客戶及時、安全的收到貨物。如系買方訂船的，也要向買方了解是否安全收到貨物。當收貨人收到貨物后，出口企業應向買方詳細了解貨物的狀況，貨物各項情況是否與合同相符，貨物和包裝有沒有破損等。如發生貨物及其包裝破損或滅失，就應當協助買方查清楚原因和責任，如系保險范圍的責任，協助其向保險公司進行索賠的工作。如系出口企業不慎發錯貨物，必須立即的、無條件的更換。

第二，對于一次性用品，在質量保證期內，根據不同的貨物，一般要在包裝上標明，從1年到5年不等，在質保期內，除非用戶人為不當因素外（如包裝人為破壞），我出口企業必須保證貨物無任何的質量暇疵 ，一旦發生質量問題，必須立即的、無條件的作出更換。

第三，對于中小型的工具、器具、設備等。出口企業首先保證用戶能正確的安裝和使用其產品。如用戶由于安裝說明書圖紙不明確而造成用戶無法正確安裝運行，出口企業必須提供更為詳細的安裝圖紙和說明或光盤使客戶完成正確的安裝和使用，如缺乏安裝工具和修理工具的，出口企業也要相應提供。產品安裝好能順利使用后，出口企業應根據合同規定在質量保證期（一般是從買方收到貨物1-2年，長的3年），提供相關的零件和易損件的更換以及和保養服務。同時在質保期外，也要做好這些服務，使得客戶對出口企業的產品買得放心，以贏得今后更多的訂單。

第四，對于較大型和大型的設備等貨物，出口企業除了做到以上第2點外，根據合同規定還必須在售后用戶所在地派優秀的技術人員安裝和調試機器，培訓嫻熟的操作人員和維修人員， 也可以邀請用戶所在地的技術人員到生產企業集中培訓。出口企業可以視成本而定哪一種方式。售后服務是非常重要也是非常關鍵的，出口企業應秉承用戶滿意，高效和實用，出口企業節省成本的原則進行，這樣才能使雙方滿意。

總的來說，企業從參與投標報價、中標后的定單執行、以及售后服務的三個階段，在任何一個環節都必須認真負責、細心檢查、善始善終。企業的行為就是對自己信譽的考驗。遇到實際問題和困難，需要與客戶誠心溝通、消除誤解、靈活處理，為將來的中標打下堅實的基礎。持續不斷的中標和供貨，將會使企業在聯合國采購系統中保持良好的記錄，促進企業實現長足發展，促進企業實現基業長青。