研究事業單位檔案管理的創新思路

葛莉

（河北省隆化縣社會保險事業管理所 068150）

摘 要：事業單位發展的過程中，檔案管理工作一直發揮著十分重要的作用，其不僅可使事業單位的登記管理等服務得到強化，也使事業單位的工作效率得到提高，有利于單位思想與認知的統一。所以，事業單位需要重視檔案管理工作，引進先進的檔案管理理念，結合信息化時代發展的背景與檔案管理的現狀，促進事業單位檔案管理的有效創新。本文就事業單位檔案管理的創新思路進行研究，在指出事業單位檔案管理存在問題的基礎上，提出檔案管理工作創新的思路，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

近些年來，社會經濟與科學技術得到較大的發展，與此同時，事業單位也面臨著改革，并且成為十分緊迫且重要的任務。因此，事業單位檔案管理在做好文件及資料收集的同時，也應為事業單位的發展與規劃提供有效的指導。事業單位需要從管理者自身素質、管理設備、管理方法等多方面著手，促進事業單位檔案管理工作的創新，迎合時代發展的需要，促進事業單位的又好、又快發展。

一、事業單位檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏對檔案管理的重視，管理理念不夠先進

存在較多事業單位領導對檔案管理工作的理解比較片面，認為檔案管理就是簡單的資料收集和整理，認為檔案管理不重要，因此也就不重視檔案管理工作的實施。而實際上，缺乏較強的檔案管理意識，不僅對員工的工作效率產生不利，使其在實際工作中比較吃力，使員工工作積極性受到不良影響，也導致檔案管理工作的實施缺乏資金、人力、物力等方面的保障，導致檔案管理工作秩序混亂。并且，管理者缺乏先進的管理理念，在檔案管理工作中僅僅進行檔案的機械化整理，導致檔案的利用率低下，由此可見，檔案管理工作有待規范，對員工工作的要求也不夠嚴格，需要對管理理念進行更新。

（二）檔案管理手段落后，業務基礎較差

現階段，事業單位檔案管理缺乏先進的設施，缺乏完善的硬件，使新時期檔案管理的要求無法得到滿足，并且受限于資金的供給，檔案室也比較簡陋和雜亂。再者，檔案管理手段滯后，現代化水平較低。鑒于當前信息技術發展迅猛的現狀，仍然存在不少事業單位檔案管理者仍采用落后的資料整理方式，其思維上的欠缺影響了檔案管理的發展。最后，檔案管理業務基礎較差，檔案鑒定工作未得到重視，使員工主觀決定檔案的管理，從而使檔案安全風險增加。

（三）缺乏完善的檔案管理制度，信息利用率較低

事業單位未結合單位實際進行檔案管理制度的制定，并且檔案管理制度缺乏有效的執行。其次，制度上未具體將責任落實到個人，缺乏有效的激勵以及嚴厲的懲處，容易使得員工工作不積極，導致信息利用率低下。最后，檔案管理制度的制定未緊跟時代發展的潮流，比較死板，特別是隨著信息及其管理工作量的增加，必須更新改進原有制度，不然將耽誤信息規整的進程，并且容易導致信息出現錯誤。

（四）檔案管理人員素質水平有待提升

由于事業單位在人才應聘及選拔方面缺乏嚴格、有效的機制，從而引入一些檔案管理人員實際上并不能滿足檔案管理工作的需求，其檔案管理責任意識差、管理能力不強。而且事業單位在人才挽留方面有待改進，不僅使薪資待遇有待提升，而且提供的專業培訓以及外出學習機會甚少，使員工學習技能提升自我的需求無法得到滿足。由此可見，事業單位在人才選拔和培養方面做的不夠。

二、事業單位檔案管理的創新思路分析

（一）引進先進管理理念，重視檔案管理工作的開展

事業單位應引進先進的管理理念，加強檔案管理工作的宣傳，提高自身及員工對檔案管理的重視，參考員工給出的相關建議，促進員工在檔案管理創新中的參與，提高其檔案管理工作的熱情。其次，管理者充分重視檔案管理，認可各員工扮演的重要角色，給予員工適當的激勵，營造和諧、積極的工作氛圍，提高員工的存在感與自豪感，從而更好地為檔案管理工作作出貢獻，促進事業單位的發展。最后，參考國外成功案例，并且聯系自身實際，改進檔案管理模式，可進行電子檔案的建立，使檔案得到更好的保護。

（二）提供充足資金，引進現代化管理手段

加強資金投入，為檔案管理引進現代化管理技術設備的同時，為檔案管理人員提供大量的實踐、學習機會，促進檔案管理工作的全面實施。在管理工具方面，需加強計算機技術設備的利用，提高檔案管理的自動化與電子化水平。其次加強各種管理手段的結合，根據文檔的復雜程度，合理進行建檔。可由指定的員工進行重要檔案的備份，從而為檔案的鑒定提供便利。最后，在做好檔案保密的同時，也要加強檔案信息資源的開發與利用，也就是對計算機網絡技術進行利用，始終圍繞檔案管理的重點，持續汲取經驗，提高檔案信息的可靠性。

（三）健全創新檔案管理機制，促進信息的高效利用

結合事業單位實際情況及需求制定檔案管理制度，首先確保制度建立的合法性，遵守平等的原則，約束單位領導及員工，使管理機制得到有效執行。其次，制度的建立應考慮多數員工的實際利益，提倡員工共同探討得出，制度也應具備較強的靈活性和可行性，從而能夠更好地進行完善。再次，檔案管理機制的健全和創新需具體入微，需要包括多方面的內容，例如工作規范、管理標準以及應急預案等，提高檔案人員的責任意識，切實做好檔案管理工作，使檔案管理的風險得到控制。最后，需要加強檔案信息安全管理制度的建立，憑借其有效保護檔案及信息的安全。

（四）強化檔案人員的職業培訓，提升其綜合素質

事業單位需確保引進人才的質量，確保人才的素質水平符合工作需要。其次，健全內部競爭機制，憑借該機制的建立，提高員工的競爭意識，即采用定期考核的形式，對表現差的員工給予懲處，對表現好的員工給予激勵甚至職位提升。最后，加強檔案管理人員的職業培訓，使其充分了解工作規范、注意事項等，并且提升其管理責任意識以及專業技能。培訓的內容可以根據實際需求進行調整，其目的就是提升檔案人員的綜合素質，促進檔案管理工作的發展。

結語：

總之，檔案管理是事業單位發展中的重要工作，對事業單位的發展影響重大，對社會發展的影響同樣不可忽略。事業單位必須重視檔案管理工作的開展，并且需要在工作實踐中尋求創新，提高檔案管理工作的現代化水平，使其在現代社會的發展競爭中更加適應。并且，加強事業單位領導及員工的積極貢獻，將檔案管理工作做好，促進我國社會經濟的繁榮與發展。

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