全通用會(huì)計(jì)信息化軟件特點(diǎn)及功能分析

[摘 要] 基于“全通用”思想的會(huì)計(jì)信息化軟件擁有十大專(zhuān)門(mén)方法、十二大主控模塊、五大會(huì)計(jì)核算模式、核心的中央數(shù)據(jù)、雙軌核算制和三庫(kù)理論，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加工能力。全通用會(huì)計(jì)信息化軟件主要功能將通過(guò)全通用主控模塊得以體現(xiàn)，它是以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理總體流程“憑證→賬簿→報(bào)表”劃分為主，以按功能劃分為輔，揚(yáng)長(zhǎng)避短而形成的，相應(yīng)的就是記賬憑證、零級(jí)核算、總賬核算、序時(shí)核算、明細(xì)核算、分組核算、實(shí)時(shí)核算、會(huì)計(jì)報(bào)表、輔助核算、初始維護(hù)、賬表打印、信息查詢等十二大功能。

[關(guān)鍵詞] 全通用；會(huì)計(jì)信息化；會(huì)計(jì)核算模式；標(biāo)準(zhǔn)化模塊

[中圖分類(lèi)號(hào)] F232;TP311[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2006)08-0022-04

所謂“全通用”，是指適用于任何一個(gè)會(huì)計(jì)主體的會(huì)計(jì)信息化理論、方法與軟件。會(huì)計(jì)，尤其是會(huì)計(jì)核算，具有共同的理論基礎(chǔ)、規(guī)范的核算方法、整齊的數(shù)據(jù)流程(憑證數(shù)據(jù)→賬簿數(shù)據(jù)→報(bào)表數(shù)據(jù))和通用的會(huì)計(jì)制度(《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》)，這是全通用會(huì)計(jì)信息化軟件的堅(jiān)實(shí)理論基礎(chǔ)。而日益先進(jìn)的系統(tǒng)軟件和強(qiáng)大的系統(tǒng)硬件，則為全通用會(huì)計(jì)信息化“保駕護(hù)航”，提供理想的技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段和堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保證。以此開(kāi)發(fā)的適用于任何會(huì)計(jì)主體的軟件即為全通用的會(huì)計(jì)信息化軟件。

一、全通用會(huì)計(jì)信息化軟件的主要特點(diǎn)

全通用會(huì)計(jì)信息化軟件相對(duì)其他會(huì)計(jì)信息化軟件，因其所處環(huán)境的巨大差異而形成鮮明的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在十大專(zhuān)門(mén)方法、十二大主控模塊、五大會(huì)計(jì)核算模式、核心的中央數(shù)據(jù)、雙軌核算制和三庫(kù)理論等方面，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加工能力。

1. 十大專(zhuān)門(mén)方法

全通用會(huì)計(jì)信息化軟件運(yùn)用十大專(zhuān)門(mén)方法，它們是：科目編碼，數(shù)據(jù)表庫(kù)，模塊劃分，初始化，系統(tǒng)維護(hù)，數(shù)據(jù)輸入，數(shù)據(jù)編輯，數(shù)據(jù)加工，數(shù)據(jù)核對(duì)和數(shù)據(jù)輸出。形成較完整的會(huì)計(jì)信息化的方法體系。

2. 十二大標(biāo)準(zhǔn)化主控模塊

全通用會(huì)計(jì)信息化軟件具有十二大主控模塊，它們是：記賬憑證，零級(jí)核算，總賬核算，序時(shí)核算，明細(xì)核算，分組核算，實(shí)時(shí)核算，會(huì)計(jì)報(bào)表，初始維護(hù)，輔助核算，賬表打印和數(shù)據(jù)查詢。構(gòu)成全通用的標(biāo)準(zhǔn)化模塊結(jié)構(gòu)體系，適用于任何一個(gè)會(huì)計(jì)主體的會(huì)計(jì)核算，其主控模塊結(jié)構(gòu)如表1所示。

3.五大會(huì)計(jì)核算模式

“模式”一般是指某種事物或過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)形式。會(huì)計(jì)核算模式是指對(duì)現(xiàn)有科目編碼進(jìn)行重新分類(lèi)、分組或延伸所組織的會(huì)計(jì)核算，是對(duì)各種會(huì)計(jì)核算的總體特征所作的抽象化、典型化的綜合描述。一般認(rèn)為，核算模式與科目編碼有十分密切的聯(lián)系，并在很大程度上取決于一級(jí)編碼的分類(lèi)、各級(jí)明細(xì)編碼的組合或延伸方式，進(jìn)而提供不同詳細(xì)程度的核算指標(biāo)。

全通用會(huì)計(jì)信息化軟件具有五大會(huì)計(jì)核算模式，它們是：傳統(tǒng)的原理核算模式，綜合的零級(jí)核算模式，核心的實(shí)時(shí)核算模式，明細(xì)的分組核算模式和延伸的輔助核算模式。各種核算模式的核算內(nèi)容、與科目編碼的關(guān)系及其核算分類(lèi)如表2所示。

4.核心的中央數(shù)據(jù)

中央數(shù)據(jù)是指根據(jù)輸入機(jī)內(nèi)的憑證數(shù)據(jù)，采用實(shí)時(shí)核算方法，按各級(jí)科目編碼匯總加工生成的一種再生數(shù)據(jù)，它是會(huì)計(jì)信息化的電子分類(lèi)賬，含總分類(lèi)賬和明細(xì)分類(lèi)賬，有時(shí)也稱為中央分類(lèi)賬，或余額表、余額月表。中央數(shù)據(jù)是連接憑證數(shù)據(jù)與報(bào)表數(shù)據(jù)的中介；是核對(duì)其他眾多再生數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)準(zhǔn)；是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要數(shù)據(jù)源；是實(shí)現(xiàn)各級(jí)賬戶余額分期結(jié)轉(zhuǎn)和發(fā)生額逐期匯總，從而準(zhǔn)確進(jìn)行會(huì)計(jì)分期的重要基礎(chǔ)；是實(shí)現(xiàn)雙軌核算制的基本前提；還是全通用會(huì)計(jì)信息化軟件賴以正常運(yùn)行的支柱性數(shù)據(jù)之一。

加工中央數(shù)據(jù)，具有十分重要的意義。一方面，可以實(shí)現(xiàn)隨心所欲的數(shù)據(jù)加工，最大限度地滿足經(jīng)濟(jì)管理的需要；另一方面，并行的隨機(jī)與實(shí)時(shí)核算，使數(shù)據(jù)加工的原則性和靈活性、數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性與開(kāi)放性和諧共存，還為正確實(shí)現(xiàn)“反記賬”和有限度地“反結(jié)賬”奠定了重要基礎(chǔ)。

中央數(shù)據(jù)表與其他數(shù)據(jù)和雙軌核算制的關(guān)系如圖1所示。

圖1雙軌核算制下中央數(shù)據(jù)表關(guān)系示意

5.雙軌核算制

雙軌核算制是指同時(shí)采用隨機(jī)核算和實(shí)時(shí)核算，用實(shí)時(shí)核算控制隨機(jī)核算，用隨機(jī)核算擴(kuò)充實(shí)時(shí)核算。隨機(jī)核算是指在會(huì)計(jì)分期的前提下，按操作者主觀隨意性進(jìn)行的會(huì)計(jì)核算，主要目的是盡量滿足隨機(jī)性管理的現(xiàn)場(chǎng)需求，實(shí)質(zhì)是隨機(jī)過(guò)程在會(huì)計(jì)信息化中的具體運(yùn)用。實(shí)時(shí)核算是指在會(huì)計(jì)核算期內(nèi)，由軟件控制，及時(shí)響應(yīng)或必須進(jìn)行的會(huì)計(jì)核算，以即時(shí)提供最新會(huì)計(jì)信息，反映和監(jiān)督企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，實(shí)質(zhì)是生產(chǎn)自動(dòng)控制、導(dǎo)彈制導(dǎo)等物理過(guò)程的實(shí)時(shí)操作在會(huì)計(jì)信息化中的具體運(yùn)用。從憑證數(shù)據(jù)到零級(jí)核算、總賬核算、序時(shí)核算、明細(xì)核算、分組核算和輔助核算，屬于隨機(jī)核算的數(shù)據(jù)加工流程。從憑證數(shù)據(jù)到中央數(shù)據(jù)，再?gòu)闹醒霐?shù)據(jù)到會(huì)計(jì)報(bào)表，屬于實(shí)時(shí)核算的數(shù)據(jù)加工流程。會(huì)計(jì)信息化實(shí)行雙軌核算制，同時(shí)采用兩種不同的并行數(shù)據(jù)加工流程，使數(shù)據(jù)加工的原則性和靈活性、數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性與隨機(jī)性和諧共存，隨心所欲的數(shù)據(jù)加工不再是夢(mèng)想。

6. 三庫(kù)理論

在會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，三庫(kù)理論主要應(yīng)用在報(bào)表編制環(huán)節(jié)（“三庫(kù)理論”原本是指國(guó)外會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)向會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)發(fā)展時(shí)提出來(lái)的一種系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路。“三庫(kù)理論”所指的“三庫(kù)”是指數(shù)據(jù)庫(kù)、方法庫(kù)和目的庫(kù)。“三庫(kù)理論”認(rèn)為，數(shù)據(jù)是參數(shù)，隨會(huì)計(jì)期而變化，方法是手段，相對(duì)穩(wěn)定，參數(shù)與手段均獨(dú)立于程序，運(yùn)行程序使它們相結(jié)合，就可加工產(chǎn)生新的目的數(shù)據(jù)，從而大大提高系統(tǒng)的耦合度，增強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的通用性）。對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表而言，隨機(jī)與實(shí)時(shí)核算已經(jīng)產(chǎn)生了編制會(huì)計(jì)報(bào)表所需要的各種數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)在有關(guān)數(shù)據(jù)表中，主要存儲(chǔ)在中央數(shù)據(jù)表內(nèi)，無(wú)須另外加工。至于編表方法，即編表指令，應(yīng)單獨(dú)設(shè)計(jì)指令表存放。將不同會(huì)計(jì)期的數(shù)據(jù)表作為參數(shù)與指令表相結(jié)合，就可加工產(chǎn)生不同會(huì)計(jì)期的目的數(shù)據(jù)，即指標(biāo)表的數(shù)據(jù)。所以，報(bào)表模塊的“三表”就是數(shù)據(jù)表、指令表和指標(biāo)表，其中，指令表的設(shè)計(jì)是關(guān)鍵。據(jù)此，會(huì)計(jì)信息化下的報(bào)表編制，一般要使用3個(gè)工作區(qū)，一號(hào)工作區(qū)打開(kāi)指令表，執(zhí)行有關(guān)指令后在二號(hào)工作區(qū)打開(kāi)數(shù)據(jù)源表，三號(hào)工作區(qū)打開(kāi)指標(biāo)表。任何報(bào)表編制，總是首先在一號(hào)工作區(qū)指令表中順次讀取指令；然后執(zhí)行該指令，在二號(hào)工作區(qū)數(shù)據(jù)源表中采集數(shù)據(jù)；最后將采集到的數(shù)據(jù)填在三號(hào)工作區(qū)指標(biāo)表的相應(yīng)位置。至于指標(biāo)表中那些以表填表的項(xiàng)目，則執(zhí)行指令直接在三號(hào)工作區(qū)指標(biāo)表中采集數(shù)據(jù)，并直接填在指標(biāo)表的相應(yīng)位置。這種電子化的填表過(guò)程，是會(huì)計(jì)報(bào)表編制的高度共性，是報(bào)表編制全通用的重要基礎(chǔ)。至于報(bào)表結(jié)構(gòu)和編制方法的差異，則是報(bào)表的個(gè)性，這些個(gè)性充分體現(xiàn)在他們的編表指令上，決不會(huì)改變高度同一的電子化填表過(guò)程。

二、全通用會(huì)計(jì)信息化軟件的主要功能

全通用會(huì)計(jì)信息化軟件的主要功能將通過(guò)全通用主控模塊得以體現(xiàn)，它是以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理總體流程“憑證→賬簿→報(bào)表”劃分為主，以按功能劃分為輔，揚(yáng)長(zhǎng)避短而形成的。具有以下主要功能。

1. 記賬憑證

記賬憑證主控模塊負(fù)責(zé)處理記賬憑證數(shù)據(jù)，涉及記賬憑證數(shù)據(jù)的輸入、查詢、編輯、匯總、檢錯(cuò)和分解等。其中，“匯總”是指向中央數(shù)據(jù)表的匯總，屬于實(shí)時(shí)核算；“檢錯(cuò)”是指對(duì)輸入的憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯性檢錯(cuò)；“分解”是指將復(fù)合法憑證數(shù)據(jù)分解為簡(jiǎn)單法憑證數(shù)據(jù)，并進(jìn)行憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。由于憑證數(shù)據(jù)量大，查詢和編輯比較繁瑣，所以本模塊同時(shí)提供專(zhuān)門(mén)對(duì)憑證數(shù)據(jù)的查詢和對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)期數(shù)據(jù)的編輯功能。

2. 零級(jí)核算

零級(jí)核算是指比總分類(lèi)核算更高級(jí)別的核算，即對(duì)現(xiàn)有一級(jí)科目進(jìn)行的分類(lèi)核算，屬隨機(jī)核算，其級(jí)別高于一級(jí)，故稱之為“零級(jí)”，它提供比總分類(lèi)核算更綜合、更概括的核算指標(biāo)。可運(yùn)用全部分類(lèi)和部分分類(lèi)兩種基本的分類(lèi)方法。全部分類(lèi)是指全部一級(jí)科目參加分類(lèi)，可獲得全新的、各種不同口徑的分類(lèi)核算指標(biāo)，這些指標(biāo)的綜合性和概括性是傳統(tǒng)的總分類(lèi)核算所無(wú)法比擬的。部分分類(lèi)是指部分一級(jí)科目參加分類(lèi)，未參加分類(lèi)的一級(jí)科目仍然實(shí)行總分類(lèi)核算，這樣可將零級(jí)核算與總分類(lèi)核算相結(jié)合，同時(shí)提供部分分類(lèi)和部分總分類(lèi)的核算指標(biāo)。并實(shí)行常規(guī)分類(lèi)和現(xiàn)場(chǎng)分類(lèi)相結(jié)合，同時(shí)結(jié)合采用多種會(huì)計(jì)核算形式，可滿足經(jīng)營(yíng)者、所有者和債權(quán)人對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息的宏觀整體把握。

3. 總賬核算

總賬核算屬隨機(jī)核算，將提供6種會(huì)計(jì)核算形式的總分類(lèi)核算指標(biāo)，尤其是提供反映賬戶匯總對(duì)應(yīng)關(guān)系的總分類(lèi)核算指標(biāo)。其子模塊的主要功能有：記賬憑證核算形式的總賬、科目匯總表核算形式的總賬、匯總記賬憑證核算形式的總賬、多欄式日記賬核算形式的總賬、憑單日記賬核算形式的總賬、棋盤(pán)式對(duì)照表的總賬。

4. 序時(shí)核算

序時(shí)核算屬隨機(jī)核算，是指登記和查詢各種日記賬，其子模塊的主要功能有：三欄式日記賬、匯總式日記賬、憑單式日記賬、多欄式日記賬、日記總賬和銀行對(duì)賬等。

5. 明細(xì)核算

明細(xì)核算屬隨機(jī)核算，將加工產(chǎn)生各種明細(xì)分類(lèi)核算指標(biāo)，其子模塊的主要功能有：三欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額欄式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬的記賬、查詢和核對(duì)。

6. 分組核算

分組核算屬隨機(jī)核算，是指在現(xiàn)有明細(xì)科目的基礎(chǔ)上隨機(jī)進(jìn)行的分組核算。傳統(tǒng)的原理核算模式所依賴的各級(jí)科目編碼，其實(shí)是一種固化的編碼組合，靈活性不足。即不能打亂明細(xì)科目級(jí)別，重新組合進(jìn)行明細(xì)核算。分組核算的重要意義就在于：可打破原有明細(xì)編碼的級(jí)別，進(jìn)行重新組合，從而提供新的明細(xì)分組核算指標(biāo)。

7. 實(shí)時(shí)核算

實(shí)時(shí)核算將加工產(chǎn)生中央數(shù)據(jù)，即中央分類(lèi)賬，其子模塊的主要功能有：刷新中央數(shù)據(jù)、查詢中央數(shù)據(jù)、試算平衡、結(jié)賬和逆結(jié)賬。由于中央數(shù)據(jù)要受會(huì)計(jì)恒等制約，所以試算平衡和結(jié)賬劃歸本模塊。

8. 會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表模塊主要是加工產(chǎn)生報(bào)表指標(biāo)數(shù)據(jù)，其子模塊的主要功能有：指標(biāo)表的定義和編輯、編表指令的定義和編輯、編表指令的檢錯(cuò)、編制會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表文件登錄。利用編碼技術(shù)，并結(jié)合報(bào)表模塊，就可實(shí)現(xiàn)全通用的制造成本核算。

9. 輔助核算

輔助核算屬于隨機(jī)核算，涉及編碼外核算的數(shù)據(jù)處理，其子模塊的主要功能有：定義和編輯輔助數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、輸入編輯查詢輔助數(shù)據(jù)、輔助數(shù)據(jù)的縱橫向運(yùn)算等。通過(guò)表格輸入法，可使記賬憑證和輔助核算模塊相連接，以此貫通編碼內(nèi)、外核算。

10. 初始維護(hù)

初始維護(hù)模塊提供系統(tǒng)初始化和維護(hù)功能，其子模塊的主要功能有：科目編碼初始化、賬戶余額初始化、保密口令維護(hù)、各種磁盤(pán)文件維護(hù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份等。

11. 賬表打印

賬表打印模塊涉及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出，其子模塊主要功能有關(guān)系型賬表打印、結(jié)構(gòu)型賬表打印、記錄標(biāo)簽打印、刪除打印文件和打印文件登錄等。

12. 信息查詢

信息查詢模塊涉及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢，其子模塊的主要功能有：數(shù)據(jù)表查詢(含查詢表結(jié)構(gòu)和記錄)、磁盤(pán)文件查詢、系統(tǒng)狀態(tài)查詢、內(nèi)存變量查詢、命令文件與表單文件的編輯工具等。

從上文的分析可看出，全通用會(huì)計(jì)信息化軟件的主要功能是一個(gè)相互聯(lián)系、前后貫通的有機(jī)整體，它涵蓋了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的主要內(nèi)容；同時(shí)，這也是一個(gè)全通用標(biāo)準(zhǔn)化的主控模塊結(jié)構(gòu)，適合于任何一個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力一覽無(wú)余。

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