電算化會計與手工會計之對比分析與轉化研究

　　【摘要】本文首先指出了手工會計向電算化會計轉化的必然性，深入分析了二者的異同點，并在此基礎上提出了如何有效促進此轉化的建議。
　　
　　一、手工會計向電算化會計轉化的必然性
　　
　　開展會計電算化，是促進會計基礎工作規范化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。會計電算化與手工操作相比有許多的優越性。
　　（一）減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率
　　隨著信息技術的飛速發展，計算機正越來越多地被應用于會計工作中，使會計能更準確、更及時地收集處理和提供更多的會計信息，有助于企業加強管理，提高競爭能力。同時也有效地減輕了會計工作人員的負擔，使他們從簡單、重復而又枯燥無味的記賬、算賬中解放出來，以更多的精力做更重要的管理和決策工作。由此也對傳統的會計工作產生影響，使其進入一個全新的信息時代。會計電算化已成為會計工作適應時代節奏的一種手段。
　　（二）使會計工作更加規范，提高了會計工作的質量
　　以往手工操作很容易出現錯誤、疏漏的問題，而會計電算化在對數據的來源，核算方法及數據保存等方面都提出了一系列的規范化要求，并且能夠對存在的問題采取相應的措施進行控制，保證了數據的質量，提高了經營者決策的正確性。
　　（三）提高了會計人員的綜合素質，進而使企業的經濟效益得到提高，并為整個管理工作實行現代化奠定基礎。
　　
　　二、手工會計與電算化會計的區別
　　
　　（一）系統初始化設置工作的差異
　　手工系統的初始化工作包括建立會計科目，開設總賬，登錄余額等。電算化系統的初始化設置工作則較為復雜，且帶有一定的難度。其內容主要有會計系統的安裝，賬套的設置，網絡用戶的權限設置，操作員及權限的設置，軟件運行環境的設置，科目級別與位長的設置，會計科目及其代碼的建立，最明細科目初始余額的輸入，憑證類型設置，自動轉賬分錄定義，會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。
　　（二）運算、書寫工具的差異
　　手工系統以算盤或電子計算器為運算工具，以筆墨為書寫工具，從編制原始憑證、記賬憑證到登賬、結賬、編制會計報表，要經過很多人的手工才能完成，增加了數據處理差錯的可能性，工作量大，運算和記錄速度都很慢。電算化系統使用電子計算機進行運算，數據一旦進入系統，記賬、對賬、匯總編制會計報表等，都處在一個一體化處理過程中，并以打印機書寫，計算的精度高、速度快。
　　（三）會計數據存儲介質的差異
　　手工會計以紙介質為會計數據的存儲介質，這種介質的特點是具有可見性，比較難以全真復制，是審計線索記錄的比較理想的介質。但是這種介質的融合性差，不易長久保存，共享性差是其與現代信息技術格格不入之處。電算化會計以電磁介質存儲數據文件為主，以計算機輸出的紙質證、賬、表為輔。電磁介質的優點是占用空間小、融合性較強，可以長期保存，能保留更豐富、更完整的會計信息。但電磁介質存儲的數據文件具有無形性，容易復制、篡改與刪除且不留痕跡的特點。
　　（四）賬務處理程序差異
　　在手工條件下，各單位根據本單位的規模、數量、業務特點、管理要求及核算的繁簡程度等因素，可以選擇一種較好的實用的記賬方式。但無論采取何種方式都避免不了重復轉抄，隨之而來的是財會人員和處理環節的增多，若不加強內部牽制和核對，難免發生差錯和舞弊。電算化可以采用科學的賬務處理程序和核算方法，整個處理過程分為輸入、處理、輸出3個環節。從輸入記賬憑證到輸出會計賬表一氣呵成，全部處理過程都在計算機內迅速完成，需要的處理結果或任何中間資料，都可以通過打印或查詢獲得。這樣就避免了重復處理，實現了數據處理的一體化，有利于會計工作的標準化，給上級部門進一步處理創造了條件。
　　（五）賬簿形式和更正錯誤方法上的差異
　　手工會計中規定總賬、日記賬要用訂本式賬簿，明細賬可以用訂本式或活頁式。記錄發生錯誤時，要用劃線更正法或紅字沖銷法更正。電算化后的賬頁平時是活頁保存，年末裝訂成訂本式賬冊保存。對輸入的數據，由于會計軟件的特殊性，就能完全杜絕非法數據（如非法科目、借貸不平的分錄等）進入系統。
　　
　　三、手工會計與電算化會計的相同點
　　
　　（一）基本目標一致
　　手工和電算化操作都是為了加強管理，提高企事業單位的經濟效益，為有關部門提供符合質量和要求的會計信息。
　　（二）都要遵紀守法
　　各項會計法規和財經制度是會計工作規范化的根本保證，無論手工還是電算化操作都要遵照執行。另外，電算化核算還要遵守有關會計電算化的專門法規。
　　（三）基本的會計核算方法一致
　　雖然兩種系統的具體處理技術不同，但都必須運用相同的基本核算方法。如：會計科目設置、復式記賬、賬簿設置等。
　　（四）都要保存會計檔案
　　兩系統都必須按照規定妥善保管會計核算資料，便于查詢和利用。
　　（五）系統基本功能相同
　　手工和電算化為了達到基本目標都必須具備系統的功能，即：信息的采集與記錄；信息的存儲；信息的加工處理；信息的傳送；信息的輸出等。
　　（六）編制會計報表的要求相同
　　兩系統都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制對外報表和相關的報表資料。
　　
　　四、手工會計如何向電算化有效轉化
　　
　　電算化會計信息系統正式使用之前，必須要與傳統的手工操作并行運行一段時間，以檢驗其是否達到本單位會計核算的目標與要求。核算軟件是否存在設計上的缺陷或錯誤，以及系統是否具備可操作性、合法性、安全性、可靠性等，即稱之為“雙軌運行”階段，也就是通常所說的試運行階段。
　　為順利完成“雙軌運行”，企業應充分利用電算化帶來的機遇，強化內部管理，提高會計信息質量，實現管理職能的轉變。
　　（一）制定適應會計電算化要求的崗位責任制
　　會計電算化后，會計崗位應做相應的調整，根據財政部財會[1996]17號文件可分為會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；而電算化會計崗位設定應包括電算化主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審核等。應結合本單位所使用的會計軟件系統內業務流程和模塊的功能，進行相應的崗位設置。崗位確定后要明確各崗位的職責范圍，建立電算化會計崗位責任制，切實做到事事有人管、人人有專責、辦事有要求、工作有檢查。設置崗位時應根據職責分離的原則分配崗位，如憑證輸入與復核不能由同一個人執行，出納人員不允許進行系統的操作等等。
　　（二）領導重視，精心組織
　　在“雙軌運行”階段，由于手工和計算機兩套系統同時操作，勢必增加財會人員的工作量及接受新知識、新技能的壓力。因此，１.各級領導一定要重視，組織協調好各方面的關系，贏得有關人員特別是財會人員的理解和支持；２.要精心組織實施，按照會計核算軟件有關要求，有計劃、有步驟地組織開展工作。
　　（三）仔細、認真地對待數據錄入工作
　　電算化核算結果正確與否，在很大程度上取決于輸入的數據尤其是憑證數據準確與否，這是保證手工與計算機輸出結果是否一致的關鍵。記賬憑證編制必須嚴格按照系統的有關規定，不得省略任何有關的項目、內容，會計科目必須從最低明細級數錄入。同時，為保證憑證錄入的質量，所有記賬憑證在記賬前必須由審核人員審核合格后方可記賬。
　　（四）嚴謹的差異比較、分析
　　一般情況下，手工與計算機核算的結果應該一致，但由于計算機精確度高，其計算出來的一些數據，與手工會有一定誤差。如管理費及待攤費用分攤，可能會出現小數點尾數上的誤差，導致手工與計算機核算結果不一致，最終使相關總賬、明細賬與財務報表不一致。此時，應仔細分析差異的原因，然后組織改正。
　　（五）采取必要的防護措施，抵制病毒侵襲
　　１.要堅持使用正版軟件，禁止使用盜版或未經檢測和消毒的軟盤，外來軟盤一律先在另外的機器上檢查和清除病毒后才能使用。２.在計算機中裝入防病毒軟件，及時發現并殺死病毒，設置系統防火墻，阻擋非法網絡用戶介入系統。３.堅持定期備份數據和文件。４.少打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。此外，為防范計算機病毒傳播，要盡力專機專用，不在會計電算化計算機上進行與系統無關的其他操作。
　　（六）實現會計管理職能的轉變
　　企業應充分利用會計電算化來實現會計管理職能的轉變。由于會計作用的增強和對會計要求的提高，使會計的具體任務和工作重點發生了明顯地轉變。即由原來主要是對外編送報表，報告財務狀況，轉向對內加強管理；由原來主要是事后核算，轉向事前預測、事中控制和事后核算并重；由原來主要是反映情況，提供信息，轉向結合提供信息，運用信息來干預生產、推動經營和參與決策。