基層電子文件的歸檔管理

李玉鳳

電子文件的歸檔，是近年來隨著信息技術的飛速發展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為保障電子文件的及時歸檔和有效利用，筆者認為，各級檔案管理部門在推動電子文件歸檔工作中，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，明確任務、職責。

一、選擇好電子文件歸檔方式和途徑

歸檔移交可采用兩種途徑：１、利用計算機信息管理網絡，開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，并認可幾種通用性較強的文本、圖像、視頻電子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由計算機與信息管理部門負責歸檔。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責規劃、統籌本單位信息管理工作，開發集中統一的信息管理系統，使之成為電子文件信息的匯集點，再由他們負責，將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件統一歸檔，效果會更好。

需要指出的是，無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件應一律存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、強化技能培訓，實現相關部門職能的集中統一

由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像檔案工作人員經過多年實踐，掌握了相關的立卷歸檔業務知識，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，應建立一支以檔案工作人員和各單位計算機與信息管理人員為一體的電子文件歸檔隊伍。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的檔案工作人員不能完全適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結合的方法。電子文件形成部門熟悉業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定歸檔文件價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，可完全保證電子文件歸檔質量。

三、正確認識“雙套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、存儲價值高的檔案，采取以、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館（室）藏結構，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎驗證，在萬無一失的情況下實行。以確保電子檔案的完好保存。

作者單位：北京市懷柔區廣播電視中心