實物檔案的規范化管理

濮仁沛

實物檔案的種類很多,不同性質的單位形成的實物檔案種類不盡相同,但它們有一個共同的特點——載體形態各異?正是由于這一特點,造成實物檔案管理的混亂?據筆者所知,目前還沒有一個統一規范的實物檔案整理標準?長此以往,不僅對實物檔案的保護不利,而且嚴重影響提供利用?為珍藏歷史,留住記憶,筆者在工作實踐中對實物檔案規范化管理做了一些嘗試,在此做一交流?

一?實物檔案規范化管理的原則

筆者認為,實物檔案規范化管理應遵循三個原則:一是外觀整齊一致;二是檔號編制應便于整理?保管和利用;三是大型實物檔案一定要有照片,照片編號要與實物編號相一致?

二?實物檔案規范化管理的方法

本文就各單位最普遍存在的證書類檔案?單位證件檔案和作廢印章檔案的規范化管理做一簡要介紹?

(一)證書類檔案管理方法

1?證書類檔案管理中存在的問題

證書類檔案是實物檔案家族中的一員,它包括證書?獎狀?獎杯?獎牌?獎章?錦旗等(筆者權且稱之為“證書類檔案”,以下同)?由于載體形態各異?大小不一,以及頒發年度與表彰年度的不一致,給整理?保管和利用帶來了極大不便?突出表現在兩點:

(1)載體形態各異,難以排列?小到獎章,大到錦旗?獎杯,不同規格?不同形狀?不同質地的獎品,“無矩”使得它們“無規”?由于沒有統一的裝具,長期以來一直處于“混亂”保管狀態?有的單位將其碼放在檔案柜里,有的任意擺放在桌子上,不僅排列不整齊,而且年代久了即使編了檔號也極易混亂,很難做到快速?準確地提供利用?

(2)內外時間不同,難分歸屬?證書類檔案的“內在時間”即表彰內容所針對的時間,與“外在時間”即頒發證書的時間往往不一致,一般都跨年度,給檔案歸屬帶來了麻煩?比如,“××單位被評為某局2004年度計劃生育先進單位”,從內容所針對的時間上看屬2004年,但頒發日期卻是2005年?這就引發了一個問題:按常規,各單位的總結表彰都是年底或年初(春節前)進行,一方面把一年來所獲得的榮譽進行統計寫進全年總結之中,另一方面對獲獎人員進行物質獎勵?然而,頒發日期與表彰內容在時間上的分離性和滯后性,使得這些榮譽有些“失效”,不能搭上當年這班車?如果來年再將這部分榮譽淡忘,那可真是“來也空空,去也空空”了?

2?解決上述問題的方法

為規范證書類檔案的整理,筆者在工作實踐中總結摸索出了“統一著裝?拍照存檔?按年編號?公私共藏”的解決辦法?

(1)統一著裝

所謂“統一著裝”就是凡能入袋的都入袋,裝具用A4大小的檔案袋,一件一袋,使其外觀標準一致?然后打印封面粘貼在檔案袋上,封面內容包括:檔號?獲獎題名?獲獎級別?頒獎單位?頒獎時間?歸檔部門?載體,以及檔案實體存放位置等?為什么證書類檔案選擇檔案袋做裝具,而不是檔案盒呢?主要是為了方便利用?因為,每一件證書的內容都不一樣,從檔案袋的封面上可一目了然地了解該證書的全部信息,極大地方便了利用?另外,有些證書封面易粘連,一件一袋可避免損壞原件?“統一著裝”有兩種方式:一是將實物直接裝入檔案袋;二是將實物的照片或復印件裝入檔案袋?

能夠將實物裝入檔案袋的有:證書?錦旗(折疊好)?獎章和小于A4幅面的獎牌?

不能將實物裝入檔案袋的有:各種形狀的獎杯?大于A4幅面的獎牌,以及個人榮譽證書(因為個人證書歸私人所有)?對這類實物檔案的處理方法是,將實物的照片或復印件放入檔案袋中,并且照片的檔號要與所拍攝的實物檔號相一致?

“統一著裝”整理后,大部分檔案都能各入其袋,不能入袋的實物檔案也由照片做“替身”裝入袋中,外觀排列整齊一致?對那些耀眼奪目的獎杯和獎牌,可放在顯眼的展示柜或會議室中,更能發揮它們的宣傳作用?

(2)拍照存檔

對那些不能裝入檔案袋的實物,必須要拍照存檔,將照片放入檔案袋,照片與實物編號相一致?有條件的單位,最好隨時用數碼相機對所有證書類檔案進行拍照存檔,形成一套完整的電子照片檔案?一方面,可以提供快捷的利用方式,如直接復制到Powerpoint演講稿中,圖形并貌增加感染力,或者利用照片舉辦展覽擴大宣傳?另一方面,利用照片也保護了檔案原件?

(3)按年編號

證書類檔案規范化整理后,必須要用“檔號”固定整理的次序,否則將前功盡棄?檔號形式及檔號位置要便于檔案的整理?保管和利用?

關于檔號形式?筆者認為,證書類檔案的檔號形式按“頒發年度——年內順序號”進行編制,更便于檔案的整理?保管和利用?原因有三:一,將“頒發年度”作為劃分檔案歸屬年度的惟一標準,可避免整理的混亂?如果把“內容針對年”作為劃分歸屬標準,很難將那些滯后頒發的證書列入當年的總結和獎勵之中,統計不準確?二,按“年內順序號”排列,便于檔案的隨時插入?比如2005年才將2000年的滯后檔案歸檔,整理時就可延續2000年的檔號順序將其排在末尾,不會打亂其他年度檔案排序?三是,一年一個流水號,便于年度統計?

關于檔號的位置?實踐證明,證書類檔案的檔號應標注的位置有兩處:一,檔案袋封面的左上角;二,實物的背面(不要寫在正面,盡量保護原件)?只有這樣才能既在排列中顯露出檔案袋上的檔號,又能在借閱后按實物背面的檔號放回原處?

此外,對于不能放入檔案袋的實物,一是在實物底部或背面貼檔號標簽,二是在獎杯上掛標牌,三是有包裝盒的還需在盒外貼標簽,以方便查找?

(4)公私共藏

這里所稱的“公”,是指集體榮譽;“私”是指個人榮譽?只有將集體與個人的檔案共同收藏,才能真實地反映出歷史的全貌?眾所周知,個人證書應歸私人保存,那么檔案室對于“個人”證書類檔案如何收藏管理呢?筆者認為,可實行“統一拍照,分別保管”的方法?

統一拍照:無論集體還是個人證書,事先都要用數碼相機將原件進行拍照存檔,以便今后利用?

分別保管:就是保存集體證書的原件和個人證書的照片及復印件?將個人證書原件在拍照?復印后退還證書持有者?

(二)單位證件檔案管理方法

單位證件一般包括:法人證書?組織機構編碼?營業執照?國有土地使用證?房屋所有權證等,這類檔案的特點是載體各異?利用頻繁?定期更換?對這些重要的單位證件,既不能按常規立卷歸檔,又不能無序亂放?解決方法是“一件一袋”(一件,包括正?副本和申辦資料),在檔案袋上編號,注名“證件名稱”?同時,借鑒圖書管理方法,在檔案袋上粘貼書袋,在“書袋卡”上隨時記錄借閱情況,及時跟蹤追回?

(三)印章類檔案管理方法

對于過期?報廢的印章,可用5.5厘米厚的塑料檔案盒作裝具,盒內用紙板隔成“井”字格,將印章編號后橫躺放在內,周圍用紙團塞緊固定位置,在盒蓋內側貼一張印章擺放示意圖注明印章名稱?編號,根據編號所對應位置,可直接提取印章?

作者單位:北京市種子管理站