高校電子校務(wù)環(huán)境下的檔案管理

劉家真

一?電子校務(wù)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

1?信息交換標(biāo)準(zhǔn)為集中統(tǒng)一管理高校檔案信息提供了條件?這主要體現(xiàn)在:(1)信息交換標(biāo)準(zhǔn)明確了共享信息的主要提供者以及協(xié)助完成整合某類(lèi)信息的協(xié)助完成部門(mén),可以有效降低數(shù)據(jù)采集的重復(fù)和冗余,也最大程度地保證了被整合信息的完整?(2)信息交換標(biāo)準(zhǔn)便于對(duì)文件實(shí)行集中統(tǒng)一的分類(lèi)管理,提高了文件信息管理的工作效率;同時(shí)便于在全國(guó)高校實(shí)現(xiàn)資源的整合,消除信息孤島?(3)提高文件查詢?利用效率?文件分類(lèi)之后,系統(tǒng)可以根據(jù)查詢主題詞映射到相應(yīng)分類(lèi)號(hào),或者可以通過(guò)輸入分類(lèi)號(hào)直接進(jìn)行查詢,這不僅提高了文件查詢?利用的效率,也提高了檢全率和檢準(zhǔn)率?

可以這樣說(shuō),以上這些都是高校檔案工作多年來(lái)苦苦追求的目標(biāo),但僅僅依靠檔案部門(mén),這些都是難以實(shí)現(xiàn)的?多年來(lái),為了保證檔案信息資源的齊全完整,高校檔案工作者曾經(jīng)使過(guò)全身解數(shù),如保證金制度?獎(jiǎng)勵(lì)制度,甚至上門(mén)服務(wù)幫助整理檔案等等,這還不包括為收集應(yīng)歸檔的文件所動(dòng)用許多人際關(guān)系與手段,但都沒(méi)有徹底地解決好這個(gè)問(wèn)題?今天,電子校務(wù)工程的實(shí)施使多年歸檔難的問(wèn)題,一下子落地了?

2?管理軟件設(shè)計(jì)規(guī)范為校務(wù)信息資源的共建共享掃除了技術(shù)障礙?長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理軟件具有許多缺憾,例如:(1)軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)很多,應(yīng)用水平參差不齊?目前教育管理部門(mén)和學(xué)校檔案館使用的管理軟件很多,來(lái)源也很復(fù)雜,同一類(lèi)軟件也有多個(gè)版本,且互不兼容,低水平重復(fù)開(kāi)發(fā)現(xiàn)象嚴(yán)重?熏造成無(wú)數(shù)個(gè)信息孤島,阻礙了信息資源共享?(2)校務(wù)辦公軟件與檔案管理軟件設(shè)計(jì)各自為政,靈活性不夠,擴(kuò)充性和開(kāi)放性較差?造成電子文件數(shù)據(jù)的采集難以齊全,電子文件的真實(shí)?完整難以維護(hù),電子文件的數(shù)據(jù)也難以長(zhǎng)期跨越技術(shù)平臺(tái)的變遷而有效讀出?

管理軟件設(shè)計(jì)規(guī)范的出臺(tái),不僅有利于文檔一體化管理,也為教職工便利地獲取校務(wù)信息提供了便利?

二?新環(huán)境下的新任務(wù)

1?加大館藏檔案數(shù)字化力度,實(shí)現(xiàn)檔案信息的可利用性和共享性

從檔案業(yè)務(wù)管理角度,采用檔案實(shí)體與信息分離的管理理念,可以進(jìn)一步豐富和完備檔案信息,提升檔案信息化的深度和廣度?長(zhǎng)期以來(lái),檔案館建立了完備的檔案實(shí)體收集制度,但實(shí)體與信息的分離,也就是館藏檔案的數(shù)字化工作還是跟不上需求的?因此,檔案數(shù)字化工作需要加強(qiáng),以支持電子校務(wù)工作,特別是校務(wù)公開(kāi)工作?

因此,應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù),將各個(gè)時(shí)期?各種門(mén)類(lèi)的檔案信息數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)多媒體化歸檔模式?建成的各類(lèi)信息資源庫(kù),不僅應(yīng)具有多種形式,如文件?資料?語(yǔ)音?視頻?圖形圖像等,還應(yīng)當(dāng)可提供基于網(wǎng)絡(luò)的檢索,為教職工與其他需要這類(lèi)信息的公民提供易用的?方便的獲取信息的手段,以實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享?

2?建立檔案信息化的長(zhǎng)效機(jī)制

數(shù)字化檔案信息資源是校務(wù)公開(kāi)的基礎(chǔ),我們加強(qiáng)館藏檔案的數(shù)字化就是為了以更多的檔案信息資源支持電子校務(wù)工程?數(shù)字化是需要資金的,長(zhǎng)期以來(lái)由于人力?物力與財(cái)力的缺乏,加上檔案信息服務(wù)機(jī)制不夠科學(xué),只能依靠學(xué)校有限的撥款來(lái)支撐檔案的數(shù)字化工作?在新的形式下,這顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的?我們必須建立一個(gè)有利于檔案數(shù)字化的長(zhǎng)效機(jī)制,使檔案信息開(kāi)發(fā)能夠持續(xù)下去?

要建立有利于檔案數(shù)字化的長(zhǎng)效機(jī)制,首先要突破免費(fèi)服務(wù)的觀念,明確“共享”并不是等于“無(wú)償”或免費(fèi)使用?僅僅通過(guò)免費(fèi)提供數(shù)字化信息的服務(wù)是難以支撐校務(wù)信息的服務(wù)工作的,是難以為繼的?

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,要建立校務(wù)信息資源共享機(jī)制,首先必須認(rèn)識(shí)到不同性質(zhì)的校務(wù)信息資源,其共享的機(jī)制應(yīng)當(dāng)不同?我們應(yīng)對(duì)校務(wù)信息資源進(jìn)行分類(lèi),界定各類(lèi)校務(wù)信息資源的性質(zhì),區(qū)分公共信息資源?公益信息資源?增值信息資源?商業(yè)信息資源等,對(duì)不同類(lèi)型的校務(wù)信息資源,采取不同的信息共享機(jī)制,以維護(hù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的可持續(xù)展開(kāi)?在建立可持續(xù)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)機(jī)制時(shí),應(yīng)注意以下問(wèn)題:

(1)檔案數(shù)字化必須具有效益?在檔案數(shù)字化工作中必須考慮成本問(wèn)題,若數(shù)字化所付出的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于數(shù)字化對(duì)象可能發(fā)揮的效益,這時(shí)就得好好思考該數(shù)字化策略的科學(xué)性?熏若入不敷出就需要調(diào)整數(shù)字化策略?為此,我們應(yīng)當(dāng)分析用戶與市場(chǎng)要求,將具有市場(chǎng)價(jià)值,也就是點(diǎn)擊率可能最高的實(shí)體檔案優(yōu)先數(shù)字化,并在可開(kāi)放利用的范圍內(nèi)供用戶獲取;對(duì)點(diǎn)擊率較低的檔案,應(yīng)將其目錄或摘要數(shù)字化,并在允許的范圍內(nèi)公開(kāi),以吸引用戶查詢?只有尊重市場(chǎng)規(guī)律,以一定的成本投入,將投入后的收入再用于檔案的信息開(kāi)發(fā),形成一種良性的循環(huán)機(jī)制,才能將檔案數(shù)字化工程持續(xù)進(jìn)行下去,為電子校務(wù)提供充足的信息資源?這就涉及到哪些信息的公開(kāi)可以免費(fèi),哪類(lèi)信息的獲取需要收費(fèi)的問(wèn)題?

(2)免費(fèi)與付費(fèi)共享的機(jī)制?學(xué)校主動(dòng)公開(kāi)的校務(wù)信息是不得收費(fèi)的?對(duì)需要教職工及時(shí)了解和遵守的國(guó)家政策?法律法規(guī)等公共信息,不僅不能收費(fèi)服務(wù),學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)還有義務(wù)和責(zé)任采取各種手段和方式,及時(shí)?準(zhǔn)確?方便地傳達(dá)給公眾?例如,學(xué)校的重大決策?涉及校務(wù)管理?教職工切身利益以及領(lǐng)導(dǎo)干部廉政情況等最基本的信息,是不得收費(fèi)的?一來(lái)這類(lèi)信息屬于主動(dòng)公開(kāi)的信息資源,二來(lái)這類(lèi)信息也大多不需要再加工?一旦決定公開(kāi),就應(yīng)當(dāng)貼在校務(wù)網(wǎng)上,供教職工瀏覽?

對(duì)公益性信息資源,其信息內(nèi)容是免費(fèi)的,但若經(jīng)過(guò)加工制作,如從紙介質(zhì)或膠片到數(shù)字化信息,就得考慮收費(fèi)問(wèn)題?學(xué)校應(yīng)考慮制定相關(guān)政策和價(jià)格管理體系,允許適當(dāng)收取加工費(fèi)和信息傳遞服務(wù)費(fèi),以保障檔案信息服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展?

對(duì)增值性信息資源和商業(yè)信息資源,應(yīng)該建立信息市場(chǎng),通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制來(lái)調(diào)節(jié)服務(wù),以保證檔案信息服務(wù)的良性發(fā)展?例如,檔案信息產(chǎn)品?檔案信息出版物以及個(gè)性化的信息咨詢等,還是應(yīng)制定相關(guān)價(jià)格管理體系進(jìn)行規(guī)范化管理?

3?做好校務(wù)信息公開(kāi)的服務(wù)工作

校務(wù)信息的公開(kāi)也是為了保障教職工了解校情?知曉校務(wù)?參與管理的權(quán)利,發(fā)揮他們?cè)趯W(xué)校決策?管理?監(jiān)督中的作用,它對(duì)于對(duì)加強(qiáng)學(xué)校民主政治建設(shè),推動(dòng)學(xué)校的改革和發(fā)展具有十分重要的意義?

在校務(wù)信息公開(kāi)的內(nèi)容或范圍上,教育部?中華全國(guó)總工會(huì)關(guān)于全面推進(jìn)校務(wù)公開(kāi)工作的意見(jiàn)里面已經(jīng)進(jìn)行了原則性的說(shuō)明?各級(jí)各類(lèi)學(xué)校除法律法規(guī)和黨紀(jì)規(guī)定的保密事項(xiàng)不得公開(kāi)外,凡社會(huì)和群眾普遍關(guān)心?與師生員工切身利益密切相關(guān)的重要事項(xiàng)都要向社會(huì)公開(kāi)或在校內(nèi)公開(kāi)?校務(wù)公開(kāi)的要害是公開(kāi),關(guān)鍵是真實(shí),實(shí)質(zhì)是監(jiān)督,根本目的是調(diào)動(dòng)教職工的積極性,促進(jìn)學(xué)校的改革?發(fā)展和穩(wěn)定?

為了保證教職工對(duì)校務(wù)信息公開(kāi)的監(jiān)督,學(xué)校檔案館應(yīng)做好信息公開(kāi)的臺(tái)賬,對(duì)于主動(dòng)公開(kāi)的信息?教職工申請(qǐng)查閱的信息以及由于各種原因沒(méi)有達(dá)到教職工請(qǐng)求公開(kāi)的信息,都應(yīng)當(dāng)建立臺(tái)賬,當(dāng)需要的時(shí)候,就可以提供給教職工代表大會(huì)審查,以加強(qiáng)教職工對(duì)學(xué)校校教務(wù)公開(kāi)的監(jiān)督權(quán)?

要充分發(fā)揮教職工代表大會(huì)的作用,學(xué)校檔案館應(yīng)當(dāng)建立信息公開(kāi)年度報(bào)告制度,以便在教職工代表大會(huì)上發(fā)布校務(wù)信息公開(kāi)年度報(bào)告?報(bào)告包括下列內(nèi)容:主動(dòng)公開(kāi)校務(wù)信息的情況,依申請(qǐng)公開(kāi)和拒絕公開(kāi)校務(wù)信息的情況,收費(fèi)和減免費(fèi)用的情況,問(wèn)題與改進(jìn)措施?

4?加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄體系建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是校務(wù)信息資源開(kāi)發(fā)利用的重點(diǎn)?在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中,為了達(dá)到整合校務(wù)信息資源的目的,在建庫(kù)之初就必須堅(jiān)持“業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)”原則,與學(xué)校部門(mén)業(yè)務(wù)緊密結(jié)合,避免脫離實(shí)際業(yè)務(wù)需求的傾向?《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的第一部分(學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)),將高等學(xué)校管理信息分成12個(gè)類(lèi)別,這12個(gè)類(lèi)別基本覆蓋學(xué)校管理的方方面面,較好地考慮了學(xué)校業(yè)務(wù)要求,也應(yīng)當(dāng)是我們建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)所應(yīng)當(dāng)考慮的方向?熏可以考慮建設(shè)“學(xué)校基本情況信息數(shù)據(jù)庫(kù)”?“學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)”與“教職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)”?“教學(xué)管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)”?“科研信息數(shù)據(jù)庫(kù)”等?

目錄具有各種作用,既是整合信息資源的平臺(tái),又是資源發(fā)現(xiàn)與檢索的利器?目錄建設(shè)是我們長(zhǎng)期以來(lái)開(kāi)展的工作,但在電子校務(wù)的環(huán)境中,目錄體系應(yīng)當(dāng)有新的思考與定位?

各個(gè)學(xué)校分散在各個(gè)部門(mén)的信息資源,過(guò)去是各自為政的獨(dú)占,對(duì)于一些利用率高,有較大經(jīng)濟(jì)價(jià)值的文件,長(zhǎng)期以來(lái)成為各個(gè)部門(mén)為了小部門(mén)利益而被禁錮?現(xiàn)在,在電子校務(wù)工程中,這類(lèi)信息都屬于被集中管理與整合的對(duì)象?這些資源的特點(diǎn)是信息量大?存放分散?表現(xiàn)形式各異,這都會(huì)為校務(wù)信息資源的整合?定位與查詢帶來(lái)困難?怎樣通過(guò)目錄體系地建立,解決這類(lèi)非檔案校務(wù)信息資源的定位與查詢,應(yīng)當(dāng)是擺在我們檔案工作者面前的新問(wèn)題,也是拓展我們業(yè)務(wù)范圍的最好機(jī)會(huì)?

作者單位:武漢大學(xué)信息管理學(xué)院